Например, расходы на поездку для осмотра оборудования, которое фирма намеревается купить, должны увеличить стоимость этого оборудования. Поездка для заключения договора с поставщиком основного сырья, используемого в производстве, будет учтена как общехозяйственные расходы, а сопровождение проданного товара — как коммерческие.
Таким образом, основание в приказе на командировку играет важную роль при оформлении и проведении командировок сотрудников. Оно является юридическим основанием для выезда сотрудника в командировку и содержит информацию о необходимости и целях командировки.
1. Переговоры и заключение сделок
Одной из основных причин отправки сотрудников в командировку является необходимость проведения переговоров с партнерами или клиентами.
Встречи лично позволяют более эффективно обсудить вопросы сотрудничества, выработать общий план действий и заключить выгодные сделки. Присутствие представителей компании на переговорах также способствует укреплению деловых отношений с партнерами и повышает уровень доверия.
2.
Разберём их подробнее.
Приказ о направлении сотрудника в командировку должен включать в себя следующие данные:
Согласно стандартам делопроизводства такой документ подлежит регистрации.
Когда планируется командировка по работе – в документации отображаются задачи, поставленные перед сотрудником, даты её начала и окончания, цель поездки. Конечно, на каждом предприятии свои цели, но образно их можно подразделить на две группы: общие и узкопрофильные. К первым относят покупку материалов, поиск новых контрагентов, принятие участия в конференциях и т.д.
Также они не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Если в электронном билете на самолет или поезд выделен НДС, то налог можно принять к вычету без счета-фактуры (Письмо Минфина от 30.11.2020№ 03-07-11/104225).
Если работник в командировке оплачивал такси, то у него должен быть чек ККТ.
Расходы на гостиницу или аренду квартиры также можно учесть в расходах в полном размере при наличии подтверждающих документов. Облагать эти суммы НДФЛ и страховыми взносами не требуется.
Если в счете гостиницы будет отдельно выделена оплата питания (например, завтрака) и руководитель примет решение возместить ее работнику, то эту сумму учесть в расходах не получится. Кроме того, ее надо обложить НДФЛ и страховыми взносами.
Приказ составляется по распоряжению руководителя сотрудником отдела кадров или главным бухгалтером юридического лица.
Документ вправе подписывать руководитель либо уполномоченный на выполнение таких функций другой сотрудник.
Приказ – это внутренний документ, а потому ставить на нём печать необязательно.
Подобного рода документация регистрируется в журнале, форму которого на своё усмотрение выбирает организация.
Если на предприятии нет структурных подразделений – документ составляется в одном экземпляре.
Храниться приказ должен 5 лет.
Образец приказа на командировку в 2024 году, оформленный на бланке формы Т-9, можно увидеть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:
Скачать образец приказа на командировку
Сведения об издаваемых распоряжениях по направлению в командировку учитывают в специальных журналах. Их наличие позволяет без труда получить необходимую информацию об имевшей когда-либо место командировке. Законодательно форма подобного регистра не установлена.
Он может быть, например, таким:
Скачать образец журнала по регистрации приказов на командировку
На текущий момент времени для направления работника в командировку достаточно оформить распоряжение руководителя.
Однако для удобства при составлении приказа о направлении работника в командировку часто используют:
Первый вариант имеет стандартное заполнение в виде текста. В формате Т-9а документ имеет структуру таблицы. Это удобно, поскольку количество столбцов можно увеличить в соответствии с числом командированных. Таким образом сразу видно, кто, куда и на сколько едет.
Несмотря на отсутствие строгой формы отчетности, оформляется командировка (приказ) с определенными обязательными элементами.
Руководитель организации подписывает приказ, далее знакомим сотрудника с приказом, при этом он ставит свою подпись в знак своего согласия.★ Сборник-справочник всех кадровых документов (бланки и документы в формате word) куплено 1200 книг
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
★ Авторский курс “Автоматизация кадрового учета с помощью 1С Предприятие 8” (более 30 пошаговых видео-уроков для начинающих с инструкциями) куплено 2000 практических курсов
Приказ о командировке необходим только тогда, когда сама по себе деятельность лица не имеет разъездного характера. В нём обязательно указывается цель мероприятия, его срок и планируемое место проведения.
Первое, что нужно указать в приказе на командировку: наименование компании с указанием ее организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО). Затем в приказ вписывается код ОКПО (берется он из правоустанавливающих документов), номер приказа по внутреннему документообороту, а также дата его заполнения.
Вторая часть данного документа включает в себя основные сведения. Здесь необходимо вписать личную информацию о сотруднике: ФИО (полностью), его табельный номер, должность и структурное подразделение (отдел), к которому он относится.
Далее пишется место назначения (страна и город), срок командировки (в календарных днях) с указанием даты ее начала и окончания.
Обращайте внимание на подсчёт дней
При оформлении формы Т-9 важно правильно подсчитать командировочные дни – поездка должна быть рассчитана со дня отъезда на день приезда.
Чтобы оформить приказ о направлении в командировку группы работников, можно воспользоваться утвержденной этим же постановлением Госкомстата формой Т-9а, в которой для каждого из работников есть возможность отдельно указать место, цель, сроки поездки и источник оплаты, а можно разработать собственный бланк с учетом требований ФСБУ 27/2021.
