Не премировать работников

Система премирования работников на предприятии

Система премирования — это не только внутренний нормативный акт организации, но и полезный инструмент менеджмента, при помощи которого работодатель управляет. В зависимости от применяемого вида системы премирования, в ней учитываются многие параметры:

• квалификация и опыт специалистов;
• длительность работы (выслуга лет);
• отсутствие отрицательных отзывов клиентов или брака в производимой продукции;
• отсутствие нарушений, штрафов или иных административных мер наказания от госорганов;
• выполнение или превышение плановых показателей;
• темпы увеличения прибыли и финансовые возможности организации;
• вклад работников в развитие и рост компании и др.

Система премирования — не обязательный акт на предприятии, т.к. по нормам ТК премия – это стимулирующая выплата, которую работодатель вправе (но не обязан) выплачивать своим работникам, с целью поощрения за добросовестный труд, выполнение и перевыполнение установленных норм выработки и прочие показатели.

Как описать условия выплаты премии

Если у организации есть финансовая возможность и принимается решение выплачивать сотрудникам премии, есть 2 способа закрепить условия выплаты премии:

1. Включить их в трудовой договор — наиболее применим, если условия выплаты премии простые (например, устанавливается дополнительный % от оклада работника). Но этот способ не самый правильный и удобный для работодателя, т. к. процесс изменений в систему премирования осложняется из-за необходимости получать согласие работников.

2. Принять отдельный локальный акт. Называться он может по-разному: Положение о премировании, Система премирования или по-другому, как решить работодатель, это никак нормативно не регламентируется.

Отдельный локальный акт рекомендуется разработать, если размер и порядок поощрения сотрудников зависит от нескольких показателей или условий, рассчитывается по специальной формуле, по бальной системе или иным способом.

Такой способ закрепления условий премирования наиболее приемлем и удобен при любой системе премирования, т. к. имеет множество преимуществ как в процессе использования (применения), так и в тех случаях, когда необходимо изменить или пересмотреть эту систему частично или полностью.

Мнение Роструда по вопросу, в каком документе должна содержаться система премирования, читайте в системе КонсультантПлюс. Чтобы открыть материал бесплатно, подключите пробный доступ к системе КонсультантПлюс на 2 дня.

Виды систем премирования

Система премирования редко бывает простой. Как правило, она включает в себя различные элементы, которые учитываются при выплате премий:

1. Индивидуальные или групповые показатели: зависит от того, как определяются такие показатели и результаты труда:

• для каждого сотрудника отдельно, индивидуально, с учетом его качеств, квалификации и пр.;
• или такие показатели разрабатываются для компании в целом, для отдела, подразделения, цеха, иной группы сотрудников или производственного участка. При этом показатели и премии рассчитываются по заранее заданным критериям или бизнес- планам.

2. По времени выплаты премии: по результатам работы за месяц, квартал, год или иной период.

3. По периодичности премирования:

• разовые — например, по решению руководителя в связи с каким-то событием или особым достижением работника;
• регулярные или периодические — совпадают со 2-м типом премирования.

4. По порядку определения размера выплат:

• фиксированный — заранее установленный размер, не привязанный к каким-то показателям, например, 2 тыс. руб.; 10 тыс. руб. и др.
• в процентном отношении к одному или нескольким показателям деятельности: % от KPI, % от выручки за месяц, от оклада и пр.

5. По источнику выплаты премии:

• из фонда оплаты труда — например, распределяется остаток средств, запланированных на выплату зарплаты, но не выплаченных по разным причинам (меньшее количество работников, чем было запланировано, изменение в структуре, сокращение ставок и пр.).
• из чистой выручки (дохода или прибыли) компании — например, распределяется часть такой выручки, если она превышает плановые показатели.

В крупных компаниях часто применяются сложные виды систем премирования:

• бальные или бонусные — разрабатываются условия для начисления и списания баллов (бонусов). Например, такая система премирования применяется АО «РЖД».
• проектные —за успешное окончание большого проекта или достижение результатов по текущим проектам и пр.

Что учесть при разработке системы премирования

Чтобы система премирования была эффективной и применимой на практике, важно учесть при ее разработке все элементы:

• категории работников;
• показатели для расчета премии;
• периодичность выплат,
• размер премии;
• условия для премирования и лишения стимулирующих выплат;
• источник финансирования;
• порядок начисления премии;
• иные показатели, зависящие от индивидуальных особенностей компании или вида ее деятельности.

Алгоритм для разработки системы премирования

Качественную систему премирования невозможно разработать без подготовительных действий и проведения анализа деятельности предприятия. Существует следующий алгоритм поэтапной разработки системы премирования:

1 Этап. Общий анализ деятельности компании

Для начала установите:

• какие цели и планы разработаны на короткий и длительный период;
• перспективы развития и роста в выбранной сфере деятельности;
• как устроена система компании, работа сотрудников, условия труда, система оплаты;
• какие недостатки есть в бизнес-процессах или производственных процессах;
• что мешает получать лучшие результаты, привлекать больше клиентов или продаж, увеличивать производительность;
• применяется ли способы премирования, если применяются — какие именно, в чем плюсы и недостатки.

Для проведения такого анализа пригодятся следующие документы или сведения:

• текущий бизнес-план; планы по организации в целом и по отделам;
• кадровая документация — штатное расписание, должностные инструкции, типовые трудовые договоры по отдельным должностям, регламенты, порядок работ и иные инструкции;
• сведения о размере зарплаты и иных выплат по отдельным должностям; соотношение предполагаемой и фактической рабочей нагрузки по должности и на каждого специалиста;
• финансовые возможности компании — наличие и объемы выделяемых средств для премирования сотрудников.

Анализ для составления системы премирования может проводиться несколькими специалистами – каждый по свой зоне ответственности. Например, бухгалтер анализирует финансовое состояние; юрист- условия в текущих документах; начальники отделов — текущие показатели и планы и т. д.

2 Этап. Разработка основных принципов системы премирования

На основе анализа, проведенного на 1 этапе, возникает общее понимание деятельности компании и ее ценностей. Из этого несложно вывести основные принципы премирования:

• справедливость, прозрачность и понятность системы вознаграждения;
• формирование заинтересованности сотрудников через материальное поощрение;
• поощрение как индивидуального, так и коллективного вклада в результаты деятельности компании;
• стимулирование проявления инициативы, творческого подхода к задачам, увеличения показателей качества работы;
• гибкость и адаптация в процессе применения системы премирования и др.

Эти и другие принципы нужно расставить в порядке приоритетности и важности для компании. Например, в компании, работающей в сфере создания объектов искусства или творчества, приоритет отдается проявлению инициативы и творческого подхода сотрудников, тогда, как в производственной компании, наоборот, ценится точное соблюдение регламентов, инструкций, трудовых процессов.

3 Этап. Определение ключевого критерия, показателя или условий

На этом этапе выбирается тот показатель (или несколько), которые будут использоваться для оценки индивидуальной деятельности работников и их результатов, или их вклада в общий результат. Такие критерии учитываются с целью определить размер премии.

Наиболее распространенные показатели для оценки труда работников:

• выполнение работы или плана в установленный срок или раньше;
• выполнение (перевыполнение) запланированного объема продаж;
• заключение контракта, на особенно выгодных для компании условиях или на крупную сумму;
• привлечение новых покупателей или контрагентов;
• оперативная, своевременная и правильная сдача отчетов;
• поступление благодарностей от клиентов или контрагентов и пр.

Есть компании, которые премируют за отсутствие вредных привычек (например, курения) или за участие (получение премиального места) в конкурсах, грантах, спортивных или иных мероприятиях.

На этом этапе можно разработать и критерии, которые применяются для уменьшения или лишения премии, например:

• нарушение ПВТР или наличие дисциплинарных наказаний у работника;
• жалобы от клиентов или контрагентов на качество обслуживания или выполнение трудовых обязанностей;
• нарушение сроков выполнения задач или планов;
• выполнение плана или KPI в размере, ниже допустимого минимума и пр.

По законодательству такие критерии никак не регулируются и полностью зависят от усмотрения работодателя. При этом, если работодатель принимает решение лишить работника премии, такая мера не должны превращаться в штраф и затрагивать основную заработную плату.

Важно, чтобы критерии и порядок их применения были понятны сотрудникам, иначе, вместо положительной мотивации у них формируется недоверие и отрицательное отношение к решениям руководства.

4 Этап. Регламент или порядок расчета и применения условий премирования и лишения премии

Выделить отдельные критерии или условия премирования недостаточно. После этого необходимо разработать порядок применения показателей.

Например, если в системе премирования устанавливается такой критерий, как выполнение плана, должны быть также определены:

• период его выполнения – месяц, квартал, год и др.;
• круг специалистов или работников, премия которых рассчитывается от этого показателя;
• размер премиальных выплат с учетом возможных вариантов (например, 100% выполнение плана, перевыполнение плана и т. д.);
• градацию выплат – одинаковые для всех специалистов или зависят от стажа, квалификации, вклада в результат и иных условий.

Также, на этом этапе нужно выбрать способ начисления и выплаты премии:

• какой специалист этим будет заниматься;
• в каком документе закрепляется размер выплат (издается отдельный приказ, указывается отдельной строке в расчетном листке по зарплате или др.);
• как и в какие сроки выплачивается, например: вместе с выплатой зарплаты за текущий месяц или при выплате аванса и пр.

Не мало важно учитывать финансовые возможности предприятия и их изменения. Иначе, может сложиться такая ситуация, когда по системе премирования работники полностью выполнили необходимые требования и организация должна выплатить им премию, но свободные денежные ресурсы для этого отсутствуют.

5 Этап. Юридическое оформление системы премирования

При разработке системы премирования с 1-го по 4-й этап могут участвовать различные специалисты: экономист, бухгалтер, руководители различных отделов, сотрудники отделов контроля и пр.

После того, как они выберут и продумают все элементы системы премирования, систему необходимо оформить в отдельный ЛНА, с соблюдением требований к таким документам. Выполнить это может юрист, кадровый специалист или иной работник, который занимается разработкой и оформлением ЛНА предприятия.

Систему премирования нужно скомпоновать по разделам (главам, статьям, пунктам и пр.). Так документ становится более понятным и в него проще вносить изменения, если это потребуется в дальнейшем.

Например, в готовом документе могут быть следующие разделы:

1. Общие положения — содержит цели организации, принципы системы премирования, отдельные понятия или термины, которые используются в тексте, ссылки на нормативно-правовую базу и другие общие моменты.

2. Система премирования — содержит указание на применяемые виды премирования, нормативное или экономическое обоснование их применения (внутренние нормативы компании, планы и пр.), источник выплат и др.

3. Порядок организации по каждому отдельному виду премирования – например:

• Организация текущего премирования;
• Организация единовременного премирования и т.п.

В эти разделы включаются все критерии, детали, особенности расчета премии и их выплаты. Этот раздел должен быть очень подробным, детальным, понятным. Допускается включать в него таблицы, графики, формулы, примеры, для максимального разъяснения.

4. Порядок выплаты премии – содержит разъяснения по организационным деталям: кто начисляет, на основании какого документа, в какие сроки и пр.

5. Заключительные положения. Этот раздел содержит указания о порядке применения системы премирования, внесения в нее изменений, срока действия и пр.

Используйте его в качестве основы, добавляйте нужные пункты и убирайте лишнее, учитывая особенности работы вашего предприятия.

6 этап. Утверждение и доведение до сведения работников

Готовый документ, содержащий систему премирования, должен быть утвержден руководителем организации. Чаще всего для этого издается приказ. Также, на первой странице иногда выделяют отдельные графы, в которых указывается: «Утверждено, директор ООО «____», подпись и дата.» Если в компании применяется печать, подпись руководителя скрепляется печатью. Такое оформление повышает степень доверия к нему со стороны работников.

Важно! Если на предприятии действует профком или аналогичная организация представителей работников, необходимо согласовать с ними проект системы премирования до ее утверждения и применения.

После утверждения системы премирования, ее содержание нужно довести до сведения всех работников. Это делается способом, который применяется в отношении иных ЛНА, инструкций или положений. Работники знакомятся с Положением и ставят свою подпись, ФИО и дату ознакомления:

• в приказе об утверждении системы премирования;
• на последнем листе локального акта;
• в отдельном листе ознакомления, где указываются реквизиты положения о премировании (название, дата утверждения) и ниже расположена таблица с графами, которые заполняются работником (ФИО, должность, подпись, дата ознакомления). Я предпочитаю и рекомендую использовать именно этот вариант, т. к. он более удобен в применении.

Порядок ознакомления работников с документом о системе премирования можно организовать различными способами:

• разместить копию в общедоступном для работников месте, разослать на электронную почту;
• через отдел кадров или юридический отдел – работник знакомится с документом и ставит свою подпись и ФИО, подтверждая, факт ознакомления.
• через руководителей отделов, цехов и иных структурных подразделений — они знакомят своих подчиненных, берут от них подписи в установленной форме и передают все документы на хранения (в отдел кадров, юротдел или иному специалисту).

7 этап. Внедрение системы премирования – использование в фактической деятельности

Редко, когда нормативный документ составлен идеально, не требует доработок и изменений.

Система премирования также должна быть проверена в практической деятельности компании. Очень полезно организовать прием обращений руководителей отделов и сотрудников по вопросам применения премирования. Именно сотрудники в своих сообщениях могут указать на недочеты, которые не были замечены при разработке документа.

Также, важно оценивать изменение динамики показателей работы после применения системы премирования:

• если показатели растут — достигается положительный результат и система эффективна;
• если же показатели резко ухудшаются — систему необходимо пересмотреть и внести изменения. Для этого и потребуется получение обратной связи от работников.

Рекомендую поручить отдельному специалисту выполнение действий по адаптации системы премирования к фактической деятельности организации. Такие обязанности могут быть временными, но желательно наделять сотрудниками этими обязанностями на основании отдельного приказа или внести изменения в должностную инструкцию такого специалиста.

***

Итак, премирование удобнее для всех производить не произвольно, а по определенной системе. Выберите систему премирования, закрепите ее в локальном акте предприятия, и вы сразу снимете у работников претензии к размеру, наличию или отсутствию премии.