Этот вопрос также следует осветить в Положении.
Для расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам рекомендуется издать отдельное Положение о служебных командировках, в котором следует рассмотреть все нюансы командировочных расходов и возможные разногласия с подотчетными лицами и налоговыми органами.
Образец такого Положения вы найдете по ссылке.
При разработке Положения о расчетах с подотчетными лицами в 2023 году можно установить право работника получать денежные суммы на хозяйственные нужды не только наличным, но и безналичным путем, используя при этом:
Делать это можно на основании заявления работника либо приказа руководителя (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781).
О правилах выдачи подотчетных сумм прочитайте в статье «Порядок выдачи авансов подотчетным лицам (нюансы)».
Остальные моменты в организации учета — размер средств на хознужды, время, на которое выдаются деньги, порядок составления отчета, сроки его проверки и утверждения руководство предприятия устанавливает по своему усмотрению.
Исходя из вышесказанного и того, что любой факт хозяйственной деятельности может быть принят к учету только на основании документального подтверждения (ст.
Руководителю же следует подписывать заявление только после наличия такой отметки и подписи бухгалтера. В таком случае уменьшается вероятность выдачи подотчета работнику с незакрытой задолженностью.
Зафиксировать форму заявления и правила его оформления также нужно в положении по расчету с подотчетными лицами.
Посмотреть образец заявления и скачать его можно здесь: «Составляем заявление на подотчет – образец».
Много вопросов у работников налоговой инспекции возникает при проверке авансовых отчетов. И это обоснованно — расходы, сделанные подотчетным лицом, напрямую влияют на налогооблагаемую базу.
Выдача денежных средств под отчет на нужды организации производится работникам, фамилии которых приведены в списке лиц, имеющих право получать подотчетные суммы, утвержденном приказом руководителя №1 от «23» марта 2020 г.
2.2. Подотчетные суммы на командировочные расходы имеют право получать все работники компании, с которыми у ООО «ПИОН» заключены трудовые отношения, на основании приказа директора, который издается отдельно в каждом конкретном случае.
2.3.
Согласно указанию ЦБ РФ №4416-У от 19.06.2017 , работник ООО «ПИОН» может получить наличные деньги под отчет также при наличии задолженности за полученный ранее аванс, по которому наступил срок предоставления авансового отчета.
2.4.
Важно! Рекомендация от “КонсультантПлюс” Чтобы не столкнуться с проблемой подтверждения расходов в ситуациях, когда кассовые чеки потеряны или кассовые чеки выцвели, рекомендуем поступать следующим образом.Три варианта действий смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно.
В этой части Положения нужно отразить основные моменты, связанные с авансовым отчетом, после составления которого работник вместе с прикрепленными к отчету первичными документами передает его в бухгалтерию.
С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно. Требование о том, что он должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.
Если форма отчета разработана самостоятельно на предприятии с учетом его специфики, необходимо ее утвердить приказом руководителя, а в Положении написать пункт об этом.
Рекомендуется сделать подробное описание того, какие первичные документы должны быть представлены и как заполнены, чтобы они были приняты в качестве подтверждения произведенных затрат. Часто недостаточно иметь один документ об оплате — кассовый чек или корешок к приходному кассовому ордеру.
Оба документа составляют в свободной форме. В приказе или распоряжении укажите:
В заявлении указывают требуемую сумму и срок, на который выдают деньги, но с 2020 года это необязательно. Если планируется выдача под отчет на карту сотрудника с расчетного счета в 2024 году, перечислите в заявлении банковские реквизиты этой карты (письмо Минфина № 03-11-11/42288 от 25.08.2014).
Если деньги выдают ИП, который выполняет работы или оказывает организации услуги по договору, лимит соблюдать нужно.
Статья по теме:Порядок выдачи денежных средств в подотчетОрганизации (ИП) могут использовать для собственных текущих нужд наличные деньги из кассы либо расчетного счета. Получают, расходуют данные средства и отчитываются по ним подотчетные лица.
По каким правилам производится выдача денежных средств под отчет в 2024 году? Какими документами оформляется выдача денег подотчет? Ответы на эти и другие вопросы рассмотрим в материале далее.Подробнее
На практике деньги под отчет выдают двумя способами.
Работник пишет заявление, в нем указывает необходимую сумму и срок, на который она выдается, реквизиты банковской карты, если деньги выдаются безналично.
Рассмотрим, как правильно зафиксировать движения средств и расчеты с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.Подробнее
Как выдать деньги под отчет и отразить расчеты с подотчетными лицами в бухгалтерском учете, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Период, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться о расходовании средств, устанавливает руководитель предприятия.
Если сумма выдана на командировочные расходы, срок сдачи отчета и возврата денег составляет максимум 3 рабочих дня, согласно п.
Документальное оформление выдачи денег под отчет
При выдаче денег сотруднику в подотчет для осуществления служебных расходов оформляются:
В приказе указываются данные подотчетного лица, который получает наличные деньги или средства на карту.
Покажем на примерах, как выглядят образцы этих документов.
Пример 1
Менеджер Ковалева Т. А. направляется в командировку на 3 дня для заключения договора.
Руководитель принял решение выдать ей под отчет 15 000 рублей.
Законодательно закреплен только 3-дневный срок предоставления авансового отчета при возвращении из командировки (п. 26 Постановления Правительства N 749 от 13.10.2008).
Для отчета по остальным видам подотчетных расходов работодатель устанавливает срок самостоятельно. При этом нужно учитывать, что он действует в отношении всех сотрудников: директор, даже являясь собственником организации, также обязан их соблюдать.
Если не установить сроки сдачи авансовых отчетов, то при налоговой проверке существует опасность переквалификации выданных средств в доходы сотрудника.
Это может произойти, если деньги выдаются на длительное время или при отсутствии отчета за прошлый аванс.
