Продолжим рассмотрение главы 4 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция), которая посвящена порядку оформления реквизитов документов.
Начало.
Гриф ограничения доступа
Хотя этот реквизит встречается редко, тем не менее, раз уже мы рассматриваем все по порядку, то не будем его пропускать. В п. 50 Инструкции говорится, что реквизит «Гриф ограничения доступа» располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».
Реквизит «Адресат»
А вот что касается этого реквизита, то на нем стоит остановиться подробно. Как указано в п. 51 Инструкции, адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные лица, граждане, в том числе индивидуальные предприниматели. При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже.
Например:
Министерство юстиции Республики Беларусь
При адресовании документа структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже — наименование структурного подразделения.
Например:
Министерство юстиции Республики Беларусь
Управление адвокатуры и лицензирования юридической деятельности
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном.
Например:
Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь
Начальнику управления контроля, делопроизводства и материально-технического обеспечения
Кондакову Н.В.
При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Директору Государственного архива Минской области Кушновой Е.В.
При направлении документа в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном падеже.
Например:
Республиканские органы государственного управления
При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном падеже.
Например:
Руководителям республиканских органов государственного управления
Что касается почтового адреса, то он, как правило, указывается только на конверте. Почтовый адрес входит в состав реквизита «Адресат» при адресовании документа разовому корреспонденту. При этом подчеркивается, что почтовый адрес в реквизите «Адресат» оформляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.
Например:
Учреждение «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» ул. Кропоткина, 55 220002, г. Минск
А вот на документах, направляемых постоянным корреспондентам, организациям своей системы, адрес не проставляется. При этом оговорено, что для отправки таких документов могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.
Стоит обратить внимание на порядок оформления реквизита «Адресат» при адресовании документа гражданину, в том числе индивидуальному предпринимателю. В этом случае в вначале указываются фамилия и инициалы (собственное имя, отчество (если таковое имеется) получателя, затем — почтовый адрес.
Например:
Столяровой Н.М. ул. П.Глебки, д. 15, кв. 26 223120, п/о Логоза Логойского р-на Минской обл.
Также следует обратить внимание на требование Инструкции о том, что реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. При этом слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется. А вот при направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку по форме согласно приложению 2 к Инструкции. На каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов. Если документ является ответным, первым адресатом на документе указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.
Следует иметь в виду, что при направлении документа в вышестоящие организации не допускается одновременное его адресование другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящей организации.
И недавно п. 51 Инструкции был дополнен нормой, согласно которой при направлении документа по электронной почте в реквизите «Адресат» вместо почтового адреса указывается официальный адрес электронной почты организации-адресата или адрес электронной почты гражданина.
Реквизит «Гриф утверждения»
Пунктом 52 Инструкции установлено, что утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
Документ может утверждаться двумя способами: изданием дополнительного распорядительного документа (например, приказа) или должностным лицом путем проставления подписи и печати в реквизите «Гриф утверждения». Подчеркивается, что оба способа имеют одинаковую юридическую силу.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ Директор института Подпись А.И.Новиков 23.06.2008
При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или документа, составленного не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.
Например:
УТВЕРЖДАЮ Директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» Подпись А.Е.Рыбаков 25.06.2008
Также согласно последним изменениям в Инструкции для электронных документов ЭЦП лица, утвердившего документ, дата утверждения документа вносятся в особенную часть. В общей части указываются наименование должности лица, утвердившего документ, его инициалы и фамилия в порядке, указанном выше. При этом они должны соответствовать должности, имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части.
Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ, а месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.
Что касается отдельного распорядительного акта, то он издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением, а также при утверждении нормативных правовых актов Республики Беларусь. При утверждении распорядительным документом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и индекса.
Например:
УТВЕРЖДЕНО Приказ Министра информации Республики Беларусь 25.06.2008 № 32
или
УТВЕРЖДЕНО Протокол общего собрания акционеров 28.06.2008 № 15
Пожалуй, все знают, что гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.
Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов. Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается. Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и закрепляется в табеле и (или) инструкции по делопроизводству организации, иных локальных нормативных правовых актах. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, определен согласно приложению 3 в Инструкции.
Реквизит «Резолюция»
Порядок оформления следующего реквизита вы должны объяснить своему шефу, конечно, если он этого порядка не знает и при проставлении резолюции делает что-то неправильно. Стесняться этого не надо, а если шеф умный, он вас еще и поблагодарит.
Согласно п. 53 Инструкции резолюция — это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Реквизит «Резолюция» включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована. При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей. Подчеркивается, что на документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа.
Что касается места размещения резолюции, то она располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом. При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа). При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа. При оформлении листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей:
Также согласно последним дополнениям в Инструкцию для документов в электронном виде резолюции оформляются в электронном виде либо на отдельном листе бумаги. При оформлении резолюции на отдельном листе бумаги он сканируется и помещается в автоматизированную систему документационного обеспечения управления (далее – АС ДОУ) либо текст резолюции переносится в РКК АС ДОУ уполномоченным лицом с учетом требований п. 229 Инструкции. Для электронных документов текст резолюции, значение ЭЦП автора резолюции, дата вносятся в особенную часть.
Реквизит «Заголовок к тексту»
Пунктом 54 Инструкции установлено, что документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги формата А5.
Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.
Например:
Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.
Реквизит «Отметка о контроле»
Согласно п. 55 Инструкции отметка о контроле располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.
Отметка о наличии приложения
Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие. Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров.
Например:
Приложение: на 7 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.
Например:
Приложение:
1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.
2. Отзыв на проект инструкции на 3 л. в 2 экз.
Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается общее количество листов приложений.
Например:
Приложение:
письмо Национального банка Республики Беларусь от 08.11.2008 № 12-7/389 и приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз.
Если приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес направляется приложение.
Например:
Приложение: на 5 л. в 1 экз., во второй адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
В распорядительных документах реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется; указание о наличии приложения дается в тексте документа: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «… представить перечень документов по прилагаемой форме» и др.
Реквизит «Подпись»
Пунктом 57 Инструкции установлено, что проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен. Реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.
Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование организации.
Например:
Директор института
Подпись
А.Е.Рыбаков
При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается полное наименование организации.
Например:
Директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»
Подпись
А.Е.Рыбаков
В составе реквизита «Подпись» могут указываться степени и звания (ученые, воинские и др.).
Например:
Директор института доктор исторических наук, профессор
Подпись
А.И.Новиков
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.
Например:
Директор завода Главный бухгалтер
Подпись Подпись
Г.Н.Петров Д.И.Иванова
А вот при подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, их подписи располагаются на одном уровне.
Например:
Министр образования Республики БеларусьПодпись А.М.Радьков
Министр финансов Республики БеларусьПодпись А.М.Харковец
Обратите внимание, что при подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии. При этом фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Например:
Председатель комиссии
Подпись
В.В.Грушевский
Члены комиссии:
Подпись Подпись Подпись
Г.Б.Орлов П.П.Силаев А.В.Янукович
Что касается документов коллегиальных органов, то они подписываются председателем и секретарем этого органа.
Например:
Председатель Секретарь
Подпись Подпись
В.И.Кириллов А.А.Купрейчик
При подписании распорядительных и исходящих документов подписывается только первый экземпляр документа. То есть если вы куда-то отправляете письмо, то второй экземпляр, который остается у вас в папке, подписывать не нужно. При оформлении актов, протоколов, совместных документов подписи проставляются на всех экземплярах документа.
Здесь же в Инструкции подчеркивается, что в реквизите «Подпись», а также реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И.о.» («исполняющий обязанности»). Но не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности, как это много где еще можно встретить на практике.
Для электронных документов значение реквизита «Подпись» формируется с помощью сертифицированных средств ЭЦП и помещается в особенной части. В общей части указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. При этом они должны соответствовать должности, собственному имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части.
См. окончание статьи.
