Некоммерческие организации играют решающую роль в обслуживании сообществ и положительном влиянии на общество. Эти организации создаются в благотворительных, образовательных или религиозных целях и не работают с целью получения прибыли.
Как и любая организация, некоммерческие организации также несут финансовые обязательства, требующие надлежащего ведения бухгалтерского учета.
Кроме того, если вы предпочитаете сосредоточиться на том, что у вас получается лучше всего — на оказании влияния, Doola’s All-In-One-Accounting здесь, чтобы управлять вашими книгами и цифрами за вас!
В этом подробном руководстве мы разберем основы бухгалтерского учета для некоммерческих организаций и покажем вам, как поддерживать порядок в финансовых записях.
Независимо от того, являетесь ли вы опытным профессионалом или только начинаете, этот пост в блоге содержит советы и подсказки, которые помогут вам уверенно ориентироваться в мире финансов. Итак, давайте погрузимся прямо в дело!
Одним из ключевых различий между бухгалтерским учетом некоммерческих организаций и традиционным бизнесом является то, что некоммерческие организации несут ответственность перед своими донорами и общественностью.
Это означает, что они должны вести прозрачные финансовые отчеты, показывающие, как пожертвования используются для выполнения их миссии.
Основная цель бухгалтерского учета некоммерческих организаций — не только отслеживание денег, но и демонстрация подотчетности, прозрачности и надежности.
Это позволяет донорам, грантодателям, волонтерам и другим заинтересованным сторонам видеть, как пожертвования используются для оказания социального воздействия.
Кроме того, эффективный бухгалтерский учет обеспечивает соблюдение стандартов бухгалтерского учета, установленных регулирующими органами, такими как Совет по стандартам финансового учета (FASB) или Совет по стандартам государственного учета (GASB).
Эти стандарты содержат рекомендации о том, как некоммерческим организациям следует точно регистрировать транзакции, соблюдая при этом этические нормы.
Бухгалтерский учет включает в себя запись финансовых операций и отслеживание всех входящих и исходящих средств. Как и любой другой бизнес, некоммерческие организации должны вести точный и организованный финансовый учет, чтобы эффективно работать и выполнять свою миссию.
Более того, бухгалтерский учет может помочь некоммерческим организациям принимать обоснованные решения о составлении бюджета и расходах.
Регулярно отслеживая финансовые отчеты, руководители некоммерческих организаций могут лучше понимать финансовое состояние своей организации и стратегически распределять средства для достижения своих целей.
Правильные методы ведения бухгалтерского учета помогают гарантировать актуальность и точность всех финансовых документов, что облегчает выполнение нормативных обязательств.
Это поможет вам извлечь выгоду из определенных правил, касающихся статуса освобожденного от налогов и деятельности по сбору средств, чтобы обеспечить финансирование организации.
Доноры часто запрашивают доступ к финансовой отчетности некоммерческой организации, прежде чем делать пожертвования или гранты.
Ухоженный учет показывает потенциальным спонсорам, что организация серьезно относится к своим финансам и поддерживает внутренний контроль внутри некоммерческой организации.
Это относится к мерам, принимаемым организацией для защиты своих активов от мошенничества или неправильного использования.
Первый и самый важный принцип бухгалтерского учета – правильное ведение учета. Это означает, что все финансовые операции должны регистрироваться быстро и точно.
Некоммерческие организации должны вести подробный учет всех доходов и расходов, включая пожертвования, гранты, сборы за программу и другие источники дохода.
Некоммерческие организации часто получают средства из различных источников, таких как государственные гранты, пожертвования частных лиц или корпораций, а также сборы за программы. Крайне важно хранить эти средства отдельно, чтобы отслеживать, как точно используется каждый источник.
Это также обеспечивает прозрачность и подотчетность при представлении финансовых отчетов донорам или грантополучателям.
Регулярная выверка банковских счетов также имеет решающее значение. Это предполагает сравнение банковских выписок с записями внутреннего бухгалтерского учета, чтобы убедиться, что оба баланса совпадают в конце каждого месяца.
Этот процесс помогает выявить любые неточности или ошибки, которые могли возникнуть во время записи. Это важный шаг в обеспечении точных финансовых отчетов.
Хорошо организованный план счетов необходим для эффективного ведения бухгалтерского учета в некоммерческих организациях.
Он обеспечивает прочную основу для точной финансовой отчетности и помогает упростить процесс ведения бухгалтерского учета для бухгалтерского и налогового расчета. Создание комплексного плана счетов может сэкономить время и избавиться от головной боли в долгосрочной перспективе.
Первым шагом в настройке плана счетов является определение того, какие типы необходимы. Это будет зависеть от размера и некоммерческой организации, но некоторые общие категории должны быть включены в любой план счетов.
К ним относятся доходы, расходы, активы, обязательства, собственный капитал и ограниченные фонды.
Счета доходов должны включать все источники дохода организации, такие как пожертвования, гранты, мероприятия по сбору средств и сборы за программы. Расходы следует классифицировать как заработную плату, канцелярские товары, арендную плату или ипотечные платежи, коммунальные услуги и другие операционные расходы.
Активы включают денежные средства на банковских счетах или сберегательные облигации, а обязательства состоят из займов или кредитных линий. Важно создать в каждой категории подкатегории, специфичные для деятельности вашей некоммерческой организации.
Например, в разделе «Расходы» у вас могут быть субсчета для налогов на заработную плату, если в вашей организации есть сотрудники.
Если ваша некоммерческая организация получает государственные гранты или контракты с конкретными ограничениями на использование средств, важно создать отдельные субсчета для этих ограниченных средств.
Еще одним ключевым моментом при настройке плана счетов является то, хотите ли вы использовать учет по методу начисления или по кассовому методу.
В методе начисления учитываются доходы по мере их получения и расходы по мере их возникновения, независимо от того, когда деньги переходят из рук в руки. При кассовом учете доходы учитываются при их получении, а расходы при их выплате.
Это гарантирует, что ваши финансовые отчеты точно отражают деятельность организации.
Учет доходов и расходов предполагает точное отслеживание всех денег, поступающих в организацию и выходящих из нее, для поддержания финансовой стабильности и прозрачности. Первым шагом является создание системы их категоризации.
Это можно сделать, создав различные учетные записи или категории в автоматизированном бухгалтерское программное обеспечение или используйте отдельные папки, если вы ведете физические записи.
Некоторые распространенные категории доходов включают пожертвования и гранты, а расходы могут включать заработную плату, канцелярские товары и аренду.
Далее, все источники дохода должны быть точно зафиксированы. Сюда входят любые пожертвования частных лиц или предприятий, а также гранты государственных учреждений или фондов.
Важно вести подробный учет этих транзакций, включая дату получения, источник средств и любые ограничения на их использование.
Аналогично, все расходы, понесенные организацией, также должны тщательно регистрироваться.
Сюда входят как наличные платежи, так и операции с кредитными картами. Рекомендуется, чтобы назначенное лицо отвечало за осуществление платежей от имени организации, чтобы обеспечить надлежащее документирование всех расходов.
Первым шагом в отслеживании пожертвований и грантов является создание системы учета всех поступающих средств.
Это можно сделать с помощью программного обеспечения для управления пожертвованиями или простой электронной таблицы. Ключевым моментом является наличие специального места, где вся информация о пожертвованиях может быть легко доступна и организована.
Далее важно классифицировать пожертвования в зависимости от их источника. Пожертвования могут поступать из различных источников, таких как отдельные доноры, корпорации, фонды, государственные учреждения или мероприятия по сбору средств.
У каждого источника могут быть разные требования к отчетности, поэтому очень важно точно классифицировать пожертвования.
Соберите их контактную информацию и пожертвованную сумму для подтверждения получения при учете пожертвований отдельных доноров.
В случае корпоративных или фондовых грантов отслеживайте любые ограничения или особые условия, связанные с финансированием, например, как следует использовать средства или конкретные требования к отчетности, которые необходимо соблюдать.
Помимо отслеживания поступающих средств, не менее важно отслеживать, как некоммерческая организация использует эти пожертвования. Сюда входят расходы, связанные прямо или косвенно с программами и услугами организации.
Отслеживая эти расходы, некоммерческие организации могут гарантировать, что они используют свои средства эффективно и результативно.
Отчетность имеет решающее значение для некоммерческих организаций, поскольку она дает обзор финансовых показателей организации и ее влияния на достижение ее миссии. Эта информация позволяет принимать обоснованные решения, ставить цели и определять области для улучшения.
Это также обеспечивает соблюдение требований законодательства и обеспечивает эффективное общение с заинтересованными сторонами.
Некоммерческие организации должны регулярно предоставлять три основных типа отчетов: отчеты о прибылях и убытках, балансовые отчеты и отчеты о движении денежных средств. В отчете о прибылях и убытках показаны доходы и расходы организации, понесенные за определенный период.
Балансовый отчет представляет собой снимок активов организации (то, чем она владеет), обязательств (то, что она должна) и чистых активов (разница между активами и пассивами).
Аналогично, отчет о движении денежных средств отслеживает приток и отток денежных средств за определенный период. Он показывает, сколько денежных средств доступно для покрытия операционных расходов или инвестиций в новые проекты.
Поскольку доноры играют значительную роль в поддержке некоммерческих организаций, крайне важно составлять понятные финансовые отчеты, обеспечивающие прозрачность использования донорских средств.
Целесообразно обратиться за профессиональной помощью к опытным бухгалтерам с опытом работы с некоммерческими организациями.
Аудит и отчетность являются важнейшими аспектами бухгалтерского учета некоммерческих организаций.
Они обеспечивают прозрачность и подотчетность перед заинтересованными сторонами и помогают выявлять потенциальные ошибки или неточности в финансовых отчетах.
Следование этим передовым практикам аудита и отчетности обеспечит соблюдение правил и повысит прозрачность и доверие внутри вашей организации.
1. Установите внутренний контроль
Установление сильного внутреннего контроля является первым шагом на пути к обеспечению точных проверок и отчетов.
Это включает в себя правильное разделение обязанностей, поддержание четкой системы учета и внедрение сдержек и противовесов для предотвращения мошенничества или ненадлежащего управления средствами.
2. Регулярная сверка
Очень важно регулярно сверять свои банковские счета, выписки по кредитным картам и другие финансовые отчеты. Это помогает выявить любые несоответствия на раннем этапе, чтобы их можно было исправить до проведения аудита.
3. Документация
Тщательная документация имеет решающее значение как для целей аудита, так и для целей отчетности. Соответствующие документы, такие как счета-фактуры, квитанции, контракты и т. д., должны сопровождать все финансовые операции.
Наличие организованных и хорошо документированных записей облегчает аудиторам проверку точности вашей финансовой отчетности.
4. Используйте программное обеспечение для бухгалтерского учета
Некоммерческие организации могут получить большую выгоду от использования специализированного программного обеспечения для бухгалтерского учета, разработанного для их нужд.
Эти инструменты делают бухгалтерский учет более эффективным и предоставляют такие функции, как автоматическая категоризация расходов, отслеживание взносов доноров и создание отчетов всего за несколько кликов.
5. Разделение фондов ограниченного использования
Многие некоммерческие организации получают пожертвования или гранты, использование которых ограничено донором или дарителем. Чтобы обеспечить соблюдение их условий, для этих ограниченных фондов должны быть выделены отдельные счета или категории фондов.
6. Проведение внутреннего аудита
Наряду с внешним аудитом, проводимым независимыми аудиторами, проведение внутреннего аудита может помочь выявить любые недостатки в процессах финансового управления организации до того, как они станут серьезными проблемами во время внешнего аудита.
7. Подготовка к аудиту
Предварительная подготовка является ключом к успешному внешнему аудиту.
Убедитесь, что все соответствующие документы организованы и легко доступны, финансовая отчетность точна, а все необходимые графики и раскрытия заполнены.
8. Своевременная отчетность
Некоммерческие организации обязаны подавать ежегодные отчеты в IRS и другие регулирующие органы. Чтобы избежать штрафов или юридических проблем, эти отчеты следует предоставлять точно и вовремя.
Соблюдение этих правил имеет решающее значение для успеха любой некоммерческой организации. Несоблюдение этого требования может привести к потере статуса освобожденного от налогов, штрафам или даже судебным искам.
Поэтому некоммерческие организации должны быть в курсе этих требований и регулярно пересматривать свои политики и процедуры, чтобы обеспечить их соблюдение.
Наиболее важным аспектом соблюдения требований для некоммерческих организаций является сохранение их статуса освобожденных от налогов. Чтобы получить этот статус, организации должны подать заявку на признание в качестве субъекта 501(c)(3) в Службу внутренних доходов (IRS).
Для этого необходимо соответствовать определенным критериям, таким как преследование благотворительных целей, организация ради общественной пользы и отказ от участия в политической деятельности.
Некоммерческие организации также должны гарантировать, что они подают ежегодные информационные декларации (форма 990) в IRS, чтобы сохранить свой статус освобожденных от налогов.
Помимо получения освобождения от федерального налога, некоммерческим организациям может потребоваться зарегистрироваться в штате, в котором они осуществляют свою деятельность.
В каждом штате действуют свои собственные требования к регистрации благотворительных организаций, поэтому крайне важно изучить эти правила и соблюдать их, чтобы избежать потенциальных наказаний или штрафов.
Некоммерческие организации также должны иметь надлежащую политику управления, обеспечивающую подотчетность и прозрачность в своей деятельности.
Эти политики включают политику конфликта интересов, информирования о нарушениях и политику хранения документов для обеспечения соблюдения требований и доверия со стороны доноров и заинтересованных сторон.
Если у некоммерческих организаций есть сотрудники, они должны соблюдать все соответствующие законы о труде, такие как законы о минимальной заработной плате, антидискриминационные законы, требования по компенсационному страхованию работников и т. д.
Организации также должны иметь надлежащий учет сотрудников и система расчета заработной платы, обеспечивающая соблюдение требований с этими законами.
В некоторых штатах действуют особые правила, регулирующие сбор пожертвований от частных лиц или корпораций, находящихся под их юрисдикцией. Эти правила могут включать требования к регистрации и отчетности, заявления о раскрытии информации и ограничения на практику сбора средств.
Некоммерческие организации должны изучить эти законы и соблюдать их, чтобы избежать потенциальных юридических проблем.
Получите профессиональную консультацию от сертифицированного бухгалтера (CPA), специализирующегося на праве некоммерческих организаций, чтобы ориентироваться в сложном мире соблюдения нормативных требований и правил для некоммерческих организаций.
Организации часто допускают типичные ошибки, когда дело касается ведения бухгалтерского учета некоммерческих организаций.
Эти ошибки могут привести к неэффективному финансовому управлению и иметь серьезные последствия, такие как потеря статуса освобожденной от налогов или нанесение ущерба репутации организации.
Смешение личных и деловых финансов — это ошибка, которую допускают многие небольшие некоммерческие организации из-за ограниченности ресурсов или непонимания важности разделения личных и деловых финансов.
Крайне важно иметь отдельный банковский счет для вашей некоммерческой организации и избегать использования личных средств на организационные расходы.
Неспособность сверить счета означает сопоставление ваших бухгалтерских записей с выписками по банковскому счету или выписками по кредитной карте. Многие некоммерческие организации не делают этого регулярно, что приводит к расхождениям в их финансовых отчетах.
Это может привести к неправильной отчетности о доходах или расходах, что может создать проблемы во время проверок.
Неправильная классификация операций может привести к неточной финансовой отчетности, что может стать проблематичным для организации.
Правильная классификация обеспечивает правильное отражение доходов и расходов в бухгалтерском учете в соответствии с общепринятыми принципами бухгалтерского учета (GAAP).
Некоммерческие организации имеют уникальные потребности в бухгалтерском учете, и правильное ведение бухгалтерского учета имеет решающее значение для их успеха и устойчивости.
К счастью, доступны различные инструменты и ресурсы, которые могут помочь оптимизировать процессы бухгалтерского учета некоммерческих организаций, сэкономить время и деньги и, в конечном итоге, способствовать успеху миссии организации.
1. Бухгалтерское программное обеспечение
Одним из наиболее важных инструментов для ведения бухгалтерского учета некоммерческих организаций является бухгалтерское программное обеспечение.
Эти программы оснащены функциями, специально разработанными для некоммерческих организаций, такими как отслеживание пожертвований и грантов, составление бюджета и создание отчетов для заинтересованных сторон.
2. Системы бухгалтерского учета
С развитием технологий многие некоммерческие организации теперь выбирают цифровые бухгалтерские системы вместо традиционной ручки и бумаги.
Эти системы объединяют несколько процессов для автоматической записи и обновления всех транзакций, что позволяет пользователям получать доступ к финансовым данным в режиме реального времени из любого места, где есть подключение к Интернету.
3. Платформы для сбора средств
Многие некоммерческие организации полагаются на мероприятия или кампании по сбору средств для финансирования своих целей.
В таких случаях платформа по сбору средств, такая как DonorPerfect или GoFundMe, может помочь упростить процесс пожертвования, автоматически записывая пожертвования в бухгалтерские книги организации.
4. Инструменты бюджетирования
Составление бюджета имеет важное значение для ведения бухгалтерского учета некоммерческих организаций, поскольку оно помогает организациям планировать расходы и отслеживать расходы по сравнению с доходами.
Такие инструменты, как You Need a Budget (YNAB) или Mint, могут помочь создавать бюджеты на основе потоков доходов и предоставлять информацию о потенциальных мерах по сокращению расходов.
5 . Услуги по обработке онлайн-платежей
Прием онлайн-платежей становится все более важным для некоммерческих организаций из-за их удобства для доноров и потенциального увеличения пожертвований.
Вы можете зарегистрироваться в Payoneer, что может быть полезно, поскольку предлагает скидки на комиссии за транзакции и сверхбыстрые платежи, что может быть полезно для некоммерческих организаций.
Помимо этих инструментов и ресурсов, некоммерческим организациям следует проконсультироваться с сертифицированным бухгалтером (CPA), чтобы убедиться в точности и актуальности всех финансовых отчетов, а также получить ценные советы по составлению бюджета и финансовому планированию.
Бухгалтерский учет в некоммерческих организациях может немного отличаться от бухгалтерского учета в традиционных предприятиях. дула здесь, чтобы помочь некоммерческим организациям легко справиться с этими сложностями.
Наши специализированные услуги удовлетворяют уникальные потребности некоммерческих организаций и гарантируют, что ваша организация соблюдает все необходимые правила.
В Универсальный бухгалтерский учет Doola, некоммерческие организации могут быть уверены, что их финансовые книги находятся в надежных руках. Это позволяет им сосредоточиться на своей миссии и положительно влиять на общество.
Оставьте расчеты нам – закажи демо сегодня и попасть в хорошие ряды!
