Поэтому многие предпочитают обращаться к профессионалам, чтобы не отвлекаться от собственных задач и точно все сделать правильно.
Практика применения нормы в отношении ответственных лиц после ликвидации компании практически отсутствует.
Существует и мера ответственности, предусмотренная ч. 1 ст. 325 УК РФ. Но практика по ней складывается в основном по фактам умышленной кражи или уничтожения документов, а не по фактам неисполнения обязанностей по сдаче документации в архив при ликвидации.
Для привлечения к ответственности по данной статье необходимо доказать и умысел, и личную заинтересованность должностных лиц в сокрытии конкретных официальных документов. Можно сказать, что фактически в отношении членов ликвидационной комиссии (ликвидатора) или арбитражных управляющих на сегодняшний день эта норма не работает.
Есть вероятность привлечения и к гражданско-правовой ответственности в виде взыскания убытков в пользу пострадавших (ст.
12 и 15 ГК РФ).
Это, собственно, и есть второй закон, регулирующий сдачу документов в архив.Кто отвечает за передачу документов при ликвидации
В законодательстве четко прописано, что сдача документов в архив осуществляется в соответствии с п. 10 ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ. При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, должны сдаваться ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или коммерческий архив.
В случае невыполнения обязанности по передаче документов в архив дело о банкротстве не может быть завершено – просто потому, что в деле отсутствуют доказательства выполнения управляющим всех необходимых мероприятий по делу. Суд и кредиторы, как правило, проверяют этот момент.
При этом прямо закон не называет такие подтверждающие документы в числе подлежащих приобщению к отчету конкурсного управляющего.
При ликвидации в общем порядке Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ также предусматривает закрытый перечень документов, подлежащих предоставлению в налоговый орган (ст. 21).
Также, кстати, РГАНТД принимает на хранение личные документы от деятелей науки и техники, отложившиеся в результате творческой, общественно-политической, научной деятельности, личной жизни.
Обратите внимание!
Как указано в п. 1 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и п. 1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», компании обязаны хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами РФ, а также уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников (акционеров), совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.
Порядок хранения и уничтожения документов определен Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в котором обозначено, что все компании обязаны хранить документы в течение установленных сроков их хранения.
Ответственность за несдачу документов в архив установлена ст.
Начнем по порядку.
Какие документы в принципе подлежат передаче в архив?
Если предприятие ликвидируется или банкротится, то это:
Если организация является государственной/муниципальной, финансовой, общественной, связанной с разработками, наукой и строительством, относится к оборонному комплексу или предприятиям государственной значимости, то подлежать передаче в архив могут и иные документы, в том числе научная и проектная документация.
Практический опыт показывает: попытки руководства предприятия выполнить соответствующие мероприятия силами своих сотрудников чаще всего приводят к значительным потерям рабочего времени и при этом далеко не всегда оказываются результативными.Часто задаваемые вопросы
Кто должен передавать документы в архив при ликвидации и банкротстве?
При ликвидации обязанность лежит на ликвидаторе или председателе ликвидационной комиссии, при банкротстве на конкурсном управляющем, при этом архив принимает документы только в упорядоченном состоянии.
Какое основание для передачи документов на государственное хранение?
Основанием к передаче могут быть ликвидация или банкротство организации. За исключением случаев передачи документов в ведомственные архивы.
Для сдачи в архив кадровых документов выполните следующие шаги, предусмотренные Правилами, утвержденными Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
Для начала определяют, что за документы имеются в организации, каковы их сроки и ценность для компании.
С этой целью создается экспертная комиссия, которая действует на постоянной основе. Если организация небольшая, то и число экспертов в ней меньше, чем на крупном предприятии, где количество документов значительно больше.
В комиссию набирают наиболее квалифицированных и опытных сотрудников в области работы с документами.
Обращаем ваше внимание, что срок хранения большинства документов не изменяется при ликвидации и составляет не менее 5 лет.
Вариант 2. Систематизировать и обработать документы с составлением соответствующей описи. Затем передать на депозитарное хранение на платной основе в любой архив, оказывающий такие услуги.
Процесс сдачи документов в архив
Процесс сдачи в архив является многоэтапным, при этом следует неукоснительно соблюдать порядок передачи архива (выражаясь иначе, чередование этапов).
В первую очередь выполняется экспертиза практической и научной ценности передаваемых документов, после чего отобранные дела включаются в так называемую сдаточную опись.
Опись документов
Мнение о том, что такая опись может иметь произвольную форму, является глубоко ошибочным: ее форма определена на законодательном уровне и должна строго соблюдаться.
Для этого разработан специальный порядок сдачи дел и установлены действия для сотрудников организации по выполнению такой подготовки.
Сначала необходимо разобраться в том, какая документация, сколько хранится в организации. Дела различаются по длительности хранения и бывают:
Сдаче в архивное хранилище подлежат только бумаги длительных сроков хранения — как правило, это документация организации, которую необходимо хранить 50, 75 или более лет.
Оформление и сдача производятся в организации согласно номенклатуре, утвержденной на основании:
Любой бухгалтер знает, насколько важно соблюдать правила ведения документации и своевременную сдачу бухгалтерских документов в архив, и кому как не вам знать, какие штрафы грозят организации, если будут нарушены сроки хранения.
За сохранность, оформление и передачу на архивное хранение отвечает главный бухгалтер, в то время как руководитель обязан организовать их хранение. И ему вряд ли понравится сообщение о штрафе за несоблюдение установленных правил.
Как же избежать неприятностей и навести порядок? Начнем с того, что бухгалтерская документация должна храниться в отделе два года, после чего ее необходимо отдавать на архивное хранение. Сдача бухгалтерских документов в архив – не менее кропотливое дело.
Первичная документация, договоры, справки – все они должны храниться ровно положенный им срок и строго в определенном порядке.
