Собирая в командировку своего сотрудника, организация делает все возможное, чтобы его поездка не только принесла пользу самой фирме, но и не создала лишних проблем уезжающему. Деловые поездки для представителя компании должны быть предельно упрощены. Все заботы о гостинице, транспорте, и документах берет на себя отправляющий.
Расходы, которые понесет командировочный, заранее рассчитываются. Некоторая сумма выдается ему, а на другую покупаются билеты, и бронируется номер. Кроме этого, в деловой поездке, сотрудник наделяется полномочиями.
Как оформляется удостоверение командировочного и как избежать при заполнении некоторых обычных ошибок, чтобы в дороге не возникло проблем, – важная информация, которую обязательно нужно знать.
[stextbox id=’alert’]Когда сотрудник выполняет свои обязанности в офисе компании, все организационные или проектные вопросы решаются руководителем. Но есть ситуации, когда компания вынуждена отправить своего специалиста в другой город. Человек может поехать сам, без командировочного удостоверения.[/stextbox]
Такие поездки практикуются достаточно часто, когда организация маленькая и поездка незначительная. По интернету бронируется номер в гостинице, приобретается билет, по телефону сообщается о приезде специалиста.
По приезду он вручает какую-либо доверенность и паспорт, по которым его принимают в компании другого города. Все операции с денежными средствами производятся через бухгалтерию по привычному порядку. Это упрощенный вид.
По закону, крупные предприятия, которые направляют своего представителя в другой город как стажера, специалиста, консультанта или по другим причинам, должны дать ему все полномочия, позволяющие выполнить свою работу так, как задумано. Для этого выдается командировочное удостоверение.
Как осуществляется документальное оформление служебной командировки вы узнаете в этом видео:
Этот документ выдается по распоряжению руководителя сотруднику на время деловой поездки. Дает полномочия и узаконивает его пребывание на территории другого региона или города. В конце командировки, по прибытии домой, удостоверение прикладывается к финансовому отчету по форме №АО-1.
Кроме того что документ нужен в самой поездке и для отчетности, благодаря удостоверению, отсутствие сотрудника на рабочем месте по нуждам компании является оправдательной причиной. Особенно, если командировка может занять месяц, например.
[stextbox id=’black’]Такие ситуации сейчас происходят довольно часто – специалисты отправляются в Крым, от разных организаций для создания и развития филиалов и дочерних предприятий. РЖД может направить своего работника на ремонтные работы в другой регион на неопределенный срок – в этом случае, командировочные продляются, если компания, принявшая представителя обоснованно попросит об этом.[/stextbox]
Выдача командировочного удостоверения не является обязательной.
Удостоверение может выглядеть в виде книжки или простого бланка. Организации сами выбирают нужный формат. Если один и тот же сотрудник постоянно ездит в командировки, то ему выдают документ многоразового использования в виде книжки (унифицированная форма Т-10).
Если поездки случают очень редко, то бланк распечатывается на простой бумаге по форме, утвержденной руководством.
Удостоверение содержит:
В бланке принимающая сторона так же должна отметить время прибытия и отъезда командировочного. Данные скрепляются подписью и печатью.
[stextbox id=’download’]Образец заполнения удостоверения формы №Т-10.[/stextbox]
Несмотря на то, что сейчас удостоверение потеряло свою актуальность, для ведения бухгалтерского учета командировочных расходов, в некоторых организациях создают свой бланк, куда вносят нужные данные. Позже, на их основании списываются суточные. Но чаще всего используют старый образец (Т-10).
Оформление командировочного удостоверения происходит в следующем порядке:
Основные ошибки при заполнении
Если компания решила, что ей необходимо выдавать командировочные удостоверения, то и заполнять их нужно правильно. На бланке недопустимы:
[stextbox id=’info’]Все исправления, если они вдруг появились, должны быть зачеркнуты только одной чертой, а над ошибкой пишут правильную информацию. Можно написать ниже правильный текст и приписать «исправлено». Новый вариант заверяют печатью.[/stextbox]
Кроме самой компании и ее бухгалтерии, которая на основании отчетов выплачивает налоги, вести учет этого документа никто не заинтересован.
В специальном журнале «Учет командировочных удостоверений» записываются:
Таким образом осуществляется учет командировочных.
[stextbox id=’warning’]Простая форма, которая упразднена с 2015 года, иногда бывает необходима. Особых трудностей с заполнением нет, но и халатно относиться к такому документу внутренней отчетности, как командировочное удостоверение, не стоит.[/stextbox]
Как оформить командировку в программе 1С – смотрите в этом видео:
