В прошлом номере журнала мы рассказали о том, когда допустимо использовать факсимиле, и дали образцы для формулировок в документах о применении факсимиле. Сейчас же сосредоточимся на порядке использования факсимиле сотрудниками организации: какой алгоритм работы лучше заложить в ЛНА, как потом документировать его выполнение (ввести факсимиле в оборот; определить, кто и на каких документах при каких условиях может его проставлять; как изъять факсимиле у пользователя и уничтожить). Приведены образцы оформления приказов об изготовлении факсимиле, введении его в действие, об уничтожении факсимиле; акта о временной передаче штампа-факсимиле от одного пользователя другому; акта об уничтожении факсимиле в присутствии комиссии и лица, чью подпись оно проставляло; журнала учета печатей, штампов, факсимиле и реестра образцов оттисков штампов-факсимиле.
В него включены:
– свидетельства о регистрации актов гражданского состояния;
– документы, удостоверяющие личность;
– трудовые книжки;
– документы об образовании;
– уставы (положения) предприятий, учреждений и организаций;
– договоры;
– доверенности и иные документы, удостоверяющие права физических и юридических лиц;
– образцы оттисков печати и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
– акты (приемки законченных строительством объектов, выполненных работ и др.);
– командировочные удостоверения;
– иные документы, на которых воспроизведение оттиска гербовой печати предусмотрено нормативными актами Республики Беларусь.
В этот же перечень постановление № 100 относит случаи подтверждения фактов, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей.
Она используется для заверения:
В ГОСТе Р 7.0.97-2016 изложены правила оформления документов с помощьюпечатей и штампов.
�� ����� �������� ��� ������ ������������� ���������� �� ���������� �� ����������� ��������������� ������ � � ��������� ������ �������� ���� ����.
�������������� ����������� ������ ���������� �� ������������ ������� ������ � ������������ ����, �� �� ��������� ����������� ������������ ���������� �������. ��������� ��� ������� �������, ����� ���������� ��������� ������� ��� � �����������, ��� � � ���������� �����, ������ �� ������� ����� �������� ������������ ��� ������������� ��� ��������������� ����������.
��������, �������� ������������ ���������� ������� ��� ����� �����������: ����� � ������ ��������� ������������� � ���� ��� ����� ��� ��������� ��������� ���������� (����� ���� ����������, ���� ������� � �.�.).
Они не нуждаются в заверении оттиском.Печать можетпроставляться, только если руководство издает соответствующее распоряжение. Но если юридическое лицо или государственный орган запрашивает копию такого приказа, то на нее она ставится.
Заверять ею подпись главного бухгалтера необязательно.
Это определяется внутренними правилами самой организации. Если в организации действует такое требование, то оно должно быть закреплено в бухгалтерской учетной политике.
Если в организации действует требование заверять печатью подпись главбуха, то оттиск ставится рядом с подписью таким образом, чтобы вся подпись была видна.
Как правильно поставить печать на подпись руководителя
Ее ставят в месте, отмеченном буквами «МП». Если оно отсутствует, то штамп ставят так, чтобы он закрывал небольшой фрагмент наименования должности и лишь слегка задевал собственноручную подпись.
Оттиск проставляется по общим правилам.
Он не должен перекрывать подписи и другую важную информацию. Если на документе есть место с обозначением «М. П.», то оттиск ставится именно туда.
На бланках грамот обычно предусматривает специальное место,куда ставят печать.Оно отмечается буквами «МП», либо просто представляет собой способное пространство.
Оттискна грамоте проставляется по общим правилам.
Без подписи официальные бумаги считаются недействительными, и за них могут привлечь к ответственности.
Использование оттиска должно соответствовать правилам, принятым для внутреннего документооборота организации.
Если требуется постановки нескольких печатей (например, акт о выполнении работ), то оттиски ставятся так, чтобы не перекрывать друг друга.
Цвета оттисков законом не регулируются.
На практике используются такие понятия, как «гербовая печать», «печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь», «печать круглой формы», «печать предприятия» «печать «Для документов». В таком количестве терминов можно запутаться. Предлагаем специалистам по кадрам узнать, какие виды печатей бывают, на какие документы и когда ставится оттиск печати.
Законодательством Республики Беларусь прямо не предусмотрена обязанность юридического лица иметь печать.
Однако при совершении ряда действий печать требуется, поскольку именно печать (а точнее, ее оттиск) рассматривается как один из дополнительных реквизитов, придающих некоторым видам документов юридическую силу (п.
����� 4.1
������� ������ ������������ ����� ���������� ��������� 38-42 ��.
����� 6.1
������ ������� �������������� � ���������������� ������, ����������� ��� � ����������� ��� ���� ������������ ���� (����� – “�����������”) ������ ��������� ��������� ������������ ���������:
����� 6.2
����������� ����� ����� ������ ��� ����� ����������� �������������.
Ею удостоверяетсяподпись уполномоченного лица организации, выдавшей эту грамоту.
Печать ставится на подпись или рядом? Оттиск не должен закрывать подпись. Он проставляется рядом с подписью. При этом и оттиск, и подпись должны быть хорошо видны.
Обязательно ли ставить печать на подписьна грамоте? Для грамоты вполне достаточно одной только подписи.
Но вместе с оттиском грамота смотрится значительно солиднее.
На чью подпись ставится печать организации
В настоящее время не существует нормативно-правового акта, который бы однозначно закреплял порядок использования печати организации, как и обязывал их ее иметь.
Если организация принимает решение получить собственную печать, то она должна закрепить правила использования в своем уставе.
Уточните, пожалуйста, место расположения оттиска печати на грифе утверждения документа должностным лицом. Действующий и прежние ГОСТ на оформление ОРД этого правила не содержали, потому что не требовали заверять гриф утверждения печатью.
Но на практике подпись должностного лица в грифе утверждения часто удостоверяют печатью. Согласно новым правилам печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи подписанта.
Таким образом, личный росчерк должностного лица виден и не затрагивается печатью даже частично. Насчет того, что оттиск печати может частично затрагивать название должности или расшифровку подписи, ничего не сказано.