Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.
Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке ниже:
Скачать образец описи документов для почты
При передаче документов в ФНС также потребуется их опись. Как правильно ее составить, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью.
Необходимо четко обозначить, что вы отправляете, для чего, каков список документов и что с ними делать.
Текст можно разделить на 2 части:
Послание содержит сведения о получателе и отправителе. Текст обычно начинается со слов: «Отправляем вам…», либо «Высылаем Вам».
Далее следует обобщенное наименование документов, к которым вы приложили сопровождение. В следующей фразе обозначена цель:
Название всех документов обозначается в другом разделе.
Вы можете проинструктировать получателя, какие действия необходимо предпринять и в какие сроки.
Опять же, такую цепочку бланков нужно заполнить в двух экземплярах.
Важно! Исправления на бланке описи вложения в ценное письмо не допускаются!
Так как опись нужна как факт сдачи отчётности, а по правилам вкладывается она в ценное письмо, то наше отправление нужно оценить. Оценивается каждая вложенная единица отдельно, а сумму оценки присваивают всему письму.
Ценность можно и не присваивать, а поставить прочерк.
На конверте так и нужно написать: «С описью, ценность ХХ рублей».
Если вдруг письмо затеряется, то почта должна вернуть отправителю или получателю сумму объявленной ценности.
Нормативных требований в этой части нет, существует рекомендуемый бланк описи документов для передачи, на который можно опереться при разработке собственных форм.
Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации. Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы:
В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;
ФНС, ПФР, ФСС;
Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.
Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.
Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается.
Сопроводительная опись для сдачи документов в налоговую относится к административным документам, и по общему правилу подпадает под стандарт документов данной группы, в связи с чем должна содержать:
исходящий номер и сведения о дате регистрации документа;
в правом верхнем углу – сведения об адресате (ИФНС) и субъекте хозяйствования (полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, контактный телефон);
наименование документа – «Опись документов для передачи в ИФНС»;
преамбула;
перечень документов с указанием числа листов в сшивке;
указание на общее количество листов;
подпись руководителя;
дата составления, печать (при наличии).
Важнейшие разделы описи – преамбула и перечень документов.
При подаче документов по запросу налоговиков субъект обязан предоставить в региональное отделение ИФНС установленный пакет документов, передача которых сопровождается реестром (описью).
Опись в налоговую – это сопровождающий документ, написание которого законодательство возлагает на налогоплательщика. Документ является обязательным приложением к документам, в нем указанным. Стандартизированный бланк описи в налоговую не утвержден, поэтому налогоплательщик может использовать опись, составленную в свободной форме, либо бланк, рекомендованный к использованию в отделении налоговой инспекции по месту предоставления декларации.
В то же время, предусмотренная возможность составлять сопровождающий реестр в свободной форме, не означает, что к его содержанию законодательство не предъявляет никаких требований.
В описи следует указать номер личного дела, название каждого документа и дата его издания или приобщения к личному делу.
Изъятие документов из архива также сопровождается описью, составляемой на унифицированном бланке формы № ММ-3-06/338.
Деловая переписка включает в себя направление адресату различных документов, прилагаемых к письму.
Функцию описи принимает на себя рубрика письма, именуемая «Приложения». При включении в рубрику «Приложения» списка прилагаемых документов, следует следить за расположением записей в порядке иерархии документов.
Документы, вложенные в почтовое отправление, фиксируются при помощи специального бланка форма 107 Почты России.
Финансовую документацию подписывает бухгалтер.
Исходящая корреспонденция оформляется на фирменном бланке компании, таковы общепринятые правила. Бланк содержит реквизиты компании, полный почтовый адрес и прочую контактную информацию.
Требования к оформлению документа отсутствуют, но при написании письма всегда придерживайтесь правил деловой переписки, избегайте двусмысленности.
Несмотря на то, что документ не несет в себе смысловой нагрузки, он выполняет несколько важных функций:
Содержание сопроводительного письма должно быть кратким, лаконичным и без двусмысленности.
Скачать бланк внутренней описи
Скачать образец описи документов для сдачи в архив
Скачать образец описи документов для передачи другой организации
Понимание того, как составить опись документов, позволяет наладить внутреннее делопроизводство организации, что необходимо для контроля документооборота:
Каждая компания вправе самостоятельно определять, как организовать перемещение документации, как делать передаточные перечни и какой вид они должны иметь.
Сопроводительное письмо составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается у отправителя, на нем указывается дата и время получения письма адресатом.
Роль сопроводительного письма огромна:
Все это во многом облегчает работу, особенно, когда речь идет о необходимости заключения договора.
Правила составления письма не обозначены в нормативно-правовых актах это значит, что единого образца оформления нет.
Приложение № 18 к Приказу ФНС РФ№ ММВ-7-2/628@ “Об утверждении форм документов…». Данным приказом в составе документов, передаваемых в ИФНС регламентировано наличие сопроводительной описи.
Это может быть отдельно прилагаемый бланк описи документов в налоговую или опись, приведенная в тексте сопроводительного письма.
Напомним, что при отсутствии жестких требований к форме описи, ее структура и содержание все же конкретизированы. Чтобы понять обоснованность этих требований, необходимо понимать задачу, которая возложена на этот документ.
Опись документов для передачи в налоговую (образец приведен далее) – это не только скупой перечень прилагаемых документов, прежде всего, это «страховка» налогоплательщика в ситуации, если возникнут разногласия с инспекцией, или в ходе работы налоговиков с документами будет утерян какой-либо из них.
