Регламентирующие составление директором, передающим свои полномочия, акта, в котором в соответствии с основными перечнями, также установленными Положением, будут передаваться документы.
Данный акт, как мы отметили в начале статьи, составляется в 2 экземплярах: первый отдается бывшему директору, второй — новому (или заместителю директора).
3. Регламентирующие дополнение директором акта приема-передачи документов различными приложениями.
Локальный норматив может дополняться положениями, устанавливающими должностную обязанность секретаря директора содействовать своему начальнику в подготовке акта и приложений.
Пошаговую инструкцию по смене директора подготовили эксперты КонсультантПлюс.
Второй способ фиксации процедуры – в договоре с руководителем. В этом случае надо убедиться, что директор расписался в получении второго экземпляра контракта.
Дополнительно рекомендуется обеспечить хранение наиболее важных документов в нотариально заверенных копиях не только в обществе, но и у участников (одного из участников).
В законе это не указано конкретно, но на практике рекомендуется своевременно при смене руководства уведомить банк и отозвать доверенности.
Автоматически отмена доверенностей не производится.
Порядок уведомления банка и контрагентов устанавливается в договорах.
Апелляция оставила решение арбитража в силе.
Таким образом, в локальных нормативах организации правомерно закрепить положения, регламентирующие обязательную передачу документов от бывшего руководителя новому.
Соответствующие нормативы могут быть закреплены на уровне положения, например, Положения «О передаче документов организации исполнительным органом при освобождении от должности».
Изучите материал, получив бесплатный пробный доступ к правовой системе.
В таком акте могут присутствовать следующие элементы:
1. Информационный блок, в котором отражаются:
2. Блок, в котором отражаются действия, удостоверяемые актом: передача увольняющимся директором и прием новым документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации.
3.
Для обоснования этого требования понадобятся доказательства.
Чтобы передача документации и ценностей прошла максимально оперативно и беспроблемно лучше заранее утвердить порядок передачи дел:
Таким образом удастся минимизировать риски возникновения споров.
Блок с перечнем передаваемых документов (по категориям, которые отражены в Положении).
Данный блок оптимально представить в виде таблицы, столбцы которой отражают:
4. Блок с подписями:
В некоторых случаях данный блок может быть дополнен подписями главного бухгалтера и иных компетентных лиц.
Кроме того, есть вероятность, что акт потребуется заверять подписью нотариуса. Рассмотрим, какими факторами это может быть обусловлено.
Речь идет о следующих нюансах:
1.
2. Бывшим (увольняющимся) руководителем и его заместителем (штатным или назначенным).
В этом случае необходимые сведения еще действующий директор может запрашивать у заместителя, у которого будет доступ к документам. После выхода нового директора на работу заместитель может сразу же передать ему полученные документы (как вариант — с помощью аналогичного по структуре акта).
Если это необходимо, акт может дополняться различными приложениями, например:
Как передать дела при смене руководителя организации, узнайте в КонсультантПлюс.
Если порядок в договоре не установлен, у банка необходимо запросить список подаваемых с этой целью документов, а контрагентам направить письмо, составленное в произвольной форме с приложением доказательств смены руководства (выписка из ЕГРЮЛ).
Отзыв доверенностей производится на основании расопряжения нового руководителя по журналу учета. Дополнительно рекомендуется уведомить государственные органы, суды и опубликовать сведения о смене директора в официальном издании.
В качестве вывода: к передаче нужно готовиться заранее.
Изначально принимается внутреннее положение (утверждается бланк контракта с директором) с описанием процедуры, сроков, утверждением формы акта.
При необходимости свои реквизиты на нем может проставить нотариус.
Альтернативный вариант такого документа подготовили эксперты КонсультантПлюс. Вы можете скачать его бесплатно по этой ссылке.
Ознакомиться с иными полезными нюансами взаимодействия частной организации и нотариуса вы можете в статье «ФНС разъяснила, когда не нужно заверять у нотариуса решение об увеличении уставного капитала».
Увольняющийся из компании генеральный директор должен передать вверенные ему документы новому.
Процедура данной передачи может быть регламентирована на уровне локальных нормативов (установлена как обязанность в кредитно-финансовых и государственных организациях).
Поскольку увольняющийся генеральный директор имеет статус материально ответственного лица (ст. 277 ТК РФ), то перед передачей документов ему нужно провести инвентаризацию имущества и бумаг, удостоверяющих имущественные права организации (п. 22 Методических указаний по приказу Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н), например ценных бумаг, векселей.
2. Одновременно с инвентаризацией имущества полезно инициировать аналогичную процедуру в отношении всех передаваемых документов.
Если каких-то документов будет недоставать, сведения об этом можно отразить в акте или в отдельном приложении к нему (собственно в нем же могут фиксироваться результаты инвентаризации документов).
3. Подтверждение подлинности и комплектности переданных документов может быть осуществлено с привлечением третьих лиц, например главного бухгалтера, финансового директора.
