Официальные письма организации или ИП должны содержать реальную подпись или факсимиле. Информационные можно не заверять печатью, остальные – необходимо.
В электронных деловых письмах лучше подписываться не инициалами, а полным именем (отчество – по желанию).
Правила деловой переписки подразумевают, что под подписью отправитель указывает все свои возможные контакты – телефон, мессенджер, электронный адрес.
Представим, что вам нужно составить просьбу о предоставлении доступа в офис в нерабочее время. Ниже находится образец, как можно написать деловое письмо в этом случае:
Директору ООО «Снаб»
Иванову О.Б.
В ответ на ваше письмо от 01.03.2020 г. об ограничении доступа в здание, сообщаем следующее:
Поэтому многие специалисты рекомендуют (а в некоторых организациях руководители напрямую требуют) в обязательном порядке фиксировать все достигнутые договоренности в форме деловой переписки, даже если разногласий не предвидится.
Форма и стиль делового письма должны побуждать адресата «дать делу ход»: изучить информацию, передать ее дальше, придерживаться договоренностей.
Переписка между «дизайнером Марией» и «заказчиком Леной» в мессенджере в стиле «ок, делаю» – ни к чему не обязывающие слова. Электронное письмо: «ТЗ получено. Срок исполнения – 14 декабря включительно. Исполнитель – дизайнер Космакова Мария» – это то, на что можно ссылаться! Доверие к деловому партнеру, настрой на сотрудничество второй вариант обеспечит с большей вероятностью.
Умение общаться, в том числе письменно – настолько важно, что сейчас в интернете есть специальные курсы на эту тему.
Мне очень интересно слушать вас и учиться у вас, и я верю, что эти ресурсы помогут мне в моих текущих исследованиях.
Если вы готовы предоставить мне доступ, пожалуйста, свяжитесь со мной здесь с деталями. Жду вашего ответа.
Искренне Ваш, Сара Томас
После отличного обслуживания или поддержки вежливо выразить свою признательность, но как отблагодарить по электронной почте?
В этом образец формального благодарственного письма, мы демонстрируем, как составить личный и положительный ответ, которым можно поделиться внутри организации и за ее пределами с другими клиентами или заказчиками.
Дорогой Филип Роуз,
Я хочу поблагодарить вас за гостеприимство, которое вы проявили во время недавнего пребывания в вашем объекте.
Если вам нужно больше вдохновения для вступления в электронную почту, прочитайте нашу статью о лучших вступительных строках электронной почты.
Мы бы посоветовали не использовать пустые фразы, такие как «Надеюсь, у вас все хорошо» в официальном электронном письме. Такие фразы — это клише, которые ничего не добавляют к сообщению, и их следует избегать.
Итак, вы привлекли получателя и представились (если требуется), теперь пришло время перейти к сути.
Ниже мы приводим несколько примеров, но официальное общение по электронной почте должно следовать принципу пирамиды.
В каждом официальном письме должно быть:
При деловой электронной переписке или составлении письма на бумажном носителе лучше воспользоваться программой Microsoft Word. Как правило, используется шрифт Times New Roman, кегль 12-14п., одинарный или двойной межстрочный интервал, нумерация располагается внизу с правой стороны. Реквизиты набирают через один межстрочный интервал.
Документы, отправляемые в напечатанном виде от имени предприятий, следует использовать исключительно на фирменном бланке, с указанием реквизитов.
�� ����������� ����, ������� � �������� ���������������� ��� ����������� � ��������������, ��������, ‘��������’, ‘����������’ � �. �.
������������� �������� �������� �� ��������� ����������� �. �������� �����. �������� ��������� ��������� � ���������� ������� ������ ������ � ������� ����. ��������, ������� ������ ‘����’, ‘���������’, ‘��������’, ‘�������’, � �. �. � ��� ����� � ��������� ������, ������� �������� �� ����� ����������. ��������� ����� ������� ���: ‘� ������ ������ �������. ��� ���� �������, �� ������� ������ ��� ����.’ ‘��������� ����� ����� ��������� ���.’
���������� � ������� ������� ����� �� ��� ����, ����� ��������, ����� (�����) �� ������������ (������������), � ��� ����, ����� ���� ����� �������. �����������, ����������� �������������� �������, ���� ������ ������. �� ���������� ����������� �� � ����, ��������, ���������.
����������� ��������� ����������� � ������� ����������. ������� ������� � ���������� �����. ��� ��������� ������ �� �������? ����� ��� ������. ������ �� �����������. �����������. ������� �������, ������. (10+)
������� ����� ��������� ������ – ����������, �������, ����������
���������� :: �����
����� ������:
������ �����, ����������� ����� � �� ������������ ���������, ���������� ������� ���������� � ����������, ������� ���������� ����������.
���������� ������ �������� �������������. ����� ����� ���������, ����� ����, �� ����� ��������, �� �������� � ����� ��������. ��������� ��������� �����������, ������� ������ �������� � �������� �����. � �������������� ���������� ��������� ������������� ���������� ����������� �� ���������� �������. �� � ���� ����� ���� �������������� ������������ ������� ��� ����� ������� ������.
Все дело в соблюдении правильного этикета деловой переписки.
Официальное электронное письмо имеет четкую цель и относится к читателю с уважением. Она написана стандартным способом, пересекающим границы и культуры.
По словам влиятельного обозревателя Forbes Бенджамина Лейкера, написание официальных электронных писем может принести пользу любому человеку в бизнесе, в том числе руководителям. Электронные письма должны уважительно относиться к эмоциям и доставляться с сочувствием.
Самое главное, ваша электронная почта многое говорит о вашем «личном бренде». Как вы хотите, чтобы вас воспринимали?
Хорошо написанное официальное электронное письмо должно быть вежливым и профессиональным.
Для этой формы необходимы ссылки на пункты договора или оферту, конкретизация требований и описание негативных последствий при их неисполнении (пени, штрафы, обращение в суд, разрыв сотрудничества и т.д.).
Например, вы можете обратиться к коллективу («Уважаемый коллектив»), коллективному («Уважаемые все», «Уважаемые коллеги») или по мероприятиям («Приветствую»).
Вы можете ознакомиться с нашим руководством о том, как начать электронную почту.
Стандартного официального открытия электронной почты не существует. Вместо этого вам придется решить, что подходит для общения и контекста.
Если вы не знаете человека (или организацию), которому вы пишете, будет вежливо представиться. Однако, если вы знаете человека, вам не нужно этого делать, и вы можете сразу перейти к сути вашего сообщения.
Мы приводим примеры нескольких формальных вступительных предложений электронной почты ниже.