Смерть сотрудника или несовершеннолетнего члена его семьи возможна в любой организации и обязывает работодателя выплатить пособие лицам, взявшим на себя расходы на захоронение.
Документом, регламентирующим выдачу денежных средств в такой ситуации, является приказ о выплате пособия на погребение по месту работы.
В статье мы расскажем, как правильно оформить этот документ, предоставим образец его заполнения и рассмотрим вопрос о том, всегда ли составление такого приказа является обязательным.
Такой документ подтверждает согласие руководства компенсировать расходы пострадавшей стороны на процедуру похорон и определяет дальнейшие действия сотрудников организации, ответственных за выдачу денежных пособий, например, работников бухгалтерии (о том, как сотрудникам бухгалтерии правильно оформить выплаты на погребение, мы рассказываем тут).
Получить пособие на погребение от компании или работодателя любого иного типа можно только в случае, если организация имела статус страховщика усопшего по обязательному социальному страхованию по причине нетрудоспособности либо же материнства в день смерти работника или его несовершеннолетнего родственника (ФЗ от 12.01.1996 № 8-ФЗ (ред. от 07.03.2018) «О погребении и похоронном деле», ст. 10, пункт 2).
На 2018 год в РФ не разработан единый универсальный бланк приказа о выплате пособия на погребение. Составить документ можно в произвольной форме, но следует включить ряд обязательных сведений и элементов. Правильно составленный приказ должен содержать:
Содержание некоторых пунктов приведенного выше перечня будет варьироваться в зависимости от того, чья смерть стала причиной составления приказа.
Если речь идет о смерти сотрудника организации-страховщика, лицом-заявителем, получающим компенсационную выплату, может стать супруг или супруга, близкий родственник, официальный представитель или любое другое лицо, взявшее на себя расходы по погребению и способное документально это подтвердить (договор о предоставлении ритуальных услуг на имя заявителя, чеки об оплате расходов на захоронение).
Где и как лицо, взявшее на себя расходы по погребению, может получить компенсацию от работодателя усопшего, мы рассказываем в специальной статье, а тут вы узнаете, в каком порядке будет осуществляться эта выплата.
Свидетельствовать о необходимости выплаты, в этом случае будут следующие документы:
Подробнее о документах, которые понадобятся для оформления выплаты за погребение, мы рассказывали тут.
Пример текста приказа:
Приказываю: В связи со смертью сотрудника ООО «Сады» инженера Алешина Г.П. (его паспортные данные) выплатить Алешиной С.В. (паспортные данные заявителя) пособие в размере (сумма цифрами и прописью) на основании свидетельства о смерти (дата выдачи и номер свидетельства), заявления (дата подачи и номер), чеков на расходы по захоронению.
Ответственность за выполнение приказа возлагаю на бухгалтера-операциониста Сидорову В.В.
В случае смерти несовершеннолетнего (гражданина младше 18 лет) члена семьи работника право на компенсацию расходов по его захоронению получает один из родителей или официальный опекун умершего. Он и будет значиться лицом, получающим выплату.
При этом увеличится перечень документов, необходимых для получения пособия. К указанным выше добавятся свидетельство о рождении несовершеннолетнего и, если имя заявителя в нем не значится, документы, подтверждающие его опекунские права.
Пример текста приказа изменится следующим образом:
Приказываю: Выплатить сотруднику ООО «Сады» водителю Смирнову С.Д. (паспортные данные заявителя) пособие в размере (сумма цифрами и прописью) в связи со смертью его сына Смирнова Д.С. (паспортные данные или сведения из свидетельства о рождении в зависимости от возраста ребенка) на основании свидетельства о смерти (дата выдачи и номер свидетельства), заявления (дата подачи и номер), свидетельства о рождении (других документов, подтверждающих родственные отношения), чеков на расходы по захоронению.
Ответственность за выполнение приказа возлагаю на бухгалтера-операциониста Иванову В.В.
До подписания приказа о выплате пособия на захоронение сотрудника необходимо прекратить с покойным трудовые отношения. По отношению к умершему нельзя использовать стандартную формулировку «уволить». В связи со смертью следует указывать, что с работником «прекращены трудовые отношения» по соответствующим обстоятельствам.
Приказ о выплате пособия на погребение сотрудника или его несовершеннолетнего родственника не входит в перечень обязательных документов, запрашиваемых для назначения и выплаты пособий Фондом социального страхования РФ. В связи с этим работники кадровых служб не всегда его оформляют.
Значение приказ имеет в рамках внутренней деятельности компании, так как позволяет поставить конкретные задачи перед ответственными должностными лицами и проследить за их исполнением. Удобство внутренней отчетности является ключевой причиной для издания приказа. Отказ от его оформления не повлечет негативных последствий со стороны ФСС РФ (о том, что необходимо будет сделать работодателю, чтобы получить компенсацию выплаченных средств на погребение от ФСС, мы рассказываем в специальной публикации).
