В то же время организации, не формирующие государственные (муниципальные) архивы, должны хранить такие документы лишь до своей ликвидации. При закрытии предприятия документы подлежат экспертизе ценности, которая определяет необходимость их включения в состав Архивного фонда РФ (п. 4.5 Инструкции).
Однако в этом правиле есть исключение: приказы, присланные в организацию с целью уведомления, имеют срок хранения, который определяется как «до минования надобности», но не менее 1 года (п. 4.6 Инструкции). То есть приказ, присланный в структурное подразделение, например, из вышестоящего офиса, не должен держаться в общей папке, так как срок его хранения является временным.
Весь архив хранится на предприятии постоянно. Если предприятие реорганизуется, правопреемники обязаны принять архив на дальнейшее хранение.
Основные приказы в организации и сроки их хранения
Любая организация независимо от организационно-правовой формы издает различные распорядительные документы. Особое место среди них занимают приказы.
Существует три основных вида приказов:
Разновидности этих приказов указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв.
Приказом Росстата от 20.12.2029 № 236) (далее — Перечень).
Как правило, в государственных и коммерческих организациях издаются одни и те же приказы.
Особенности оформления приказов
При оформлении документов организации руководствуются Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных учреждениях (утв. Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44).
Для государственных организаций она является обязательной. Муниципальные органы на основе этого нормативного акта разрабатывают свои инструкции по делопроизводству.
Иные организации также могут частично использовать ее в своей работе.
Оформление приказов в бумажном и электронном виде должно соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Документ определяет перечень обязательных реквизитов, их расположение на бланке, сам вид бланка и пр.
Приказы оформляются на фирменном бланке организации и подписываются ее руководителем.
В крупных организациях, где есть структурные подразделения или филиалы, приказы могут подписывать заместители руководителя или руководители подразделений. Если эти должностные лица наделены правом подписи, то организация может разработать и утвердить нормативными актами специальные бланки, например, бланк приказа заместителя директора, заместителя мэра.
При ознакомлении с приказами, например, о работе в выходной день, необходимо брать письменную отметку работника об ознакомлении с приказом.
Основные приказы в организации и сроки их хранения
Любая организация независимо от организационно-правовой формы издает различные распорядительные документы. Особое место среди них занимают приказы.
Существует три основных вида приказов:
Разновидности этих приказов указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв.
Приказом Росстата от 20.12.2029 № 236) (далее — Перечень).
Как правило, в государственных и коммерческих организациях издаются одни и те же приказы.
Считается, что именно за это время обычно меняется штатный состав, направление деятельности, общая политика и другие показатели жизнедеятельности предприятия.
Если организация большая, то к данному процессу следует привлекать юридический отдел, бухгалтерию и другие структурные подразделения, которых касаются конкретные приказы или которые отвечают за их исполнение. Привлеченные к процессу актуализации локальной документации лица должны определить, какие акты можно ликвидировать, а какие изменить.
После проверки устаревшие приказы следует отменить одним документом.
Даже если действие каких-то приказов прекращено, это не значит, что они должны быть уничтожены. После того как приказы прошли текущее хранение (от 1 года до 3 лет), решается вопрос об их архивном хранении.
Часть приказов закон требует хранить 3 года или 5 лет, но для большинства таких приказов установлен максимальный период хранения, исчисляемый десятилетиями. Расскажем об этом подробнее.
Большинство решений руководителя оформляется приказами. Среди них наиболее часто встречаются три вида:
Основные виды приказов
Что входит в комплект приказов по личному составу:
Подписание кадровых документов в 1С ЗУП
Чтобы ответить на вопрос, сколько хранятся приказы по основной деятельности, требуется изучить специальный перечень:
Для приказов по АХД (об охране, внутренних регламентах связи и др.) определен 5-летний период хранения.
Документ должен соответствовать пяти критериям одновременно:
Особенности оформления приказов
При оформлении документов организации руководствуются Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных учреждениях (утв. Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44).
Для государственных организаций она является обязательной. Муниципальные органы на основе этого нормативного акта разрабатывают свои инструкции по делопроизводству.
Существуют организации, которые являются основным источником комплектования государственного или муниципального архива. Это государственные и муниципальные органы, а также организации, которые вносят вклад в развитие государства или отдельных территорий.
При ликвидации таких организаций документы по их основной деятельности передаются на постоянное архивное хранение.
Закон № 125-ФЗ определяет приказы, которые обязательны для передачи в архив. Остальные организации, которые не являются источником комплектования государственного или муниципального архива, самостоятельно хранят документы по своей основной деятельности до ликвидации организации, а затем уничтожают их по акту.
Важно! Приказы по личному составу, завершенные до 2003 года, хранятся 75 лет.
Такие же приказы по личному составу, но завершенные после 2003 года, — 50 лет.
Таким образом, снижается риск составить неверный кадровый документ.
Организации, которые в 2013 году не утвердили свои формы распорядительных актов и продолжают использовать унифицированные формы, должны отразить это в нормативном акте, с приложением перечня таких форм.
Важно! В приказах по личному составу надо обязательно указывать основание для его издания. Например, заявление работника о предоставлении отпуска или служебную записку руководителя подразделения о привлечении сотрудника к работе в выходной день и согласие на это самого сотрудника.
Распоряжение.
В чем отличие от приказа
В кадровом делопроизводстве, наряду с приказами, используются еще распоряжения.
Как отличить приказ по личному составу от других видов приказов? Только в приказах по личному составу содержатся охраняемые законом персональные данные работников (кроме ФИО и должности), сведения о размерах окладов, районных надбавок, доплат и компенсаций, информация об особых условиях труда и социальных правах работников и др.
Важно! Не относятся к приказам по личному составу:
Поэтому это приказ по основной деятельности.
