Часто к составлению графика привлекаются внештатные специалисты. Например, аутсорсинговая компания, которая выслушав все мнения, пожелания отделов, на их основе составляет приемлемый для всех образец графика документооборота в бухгалтерии с учетом нормативных требований законодательства.
Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера, т.к. он возглавляет бухгалтерию — отдел, ведущий учет финансовой деятельности компании и отвечающий за наличие и сохранность документации.
График необходимо составить так, чтобы при максимальной загруженности бухгалтерии все сроки обработки документации могли быть соблюдены. Требуется исключить моменты откладывания документов «на потом» или обработку их в неположенные сроки.
Каждому сотруднику или отделу необязательно распечатывать весь график документооборота.
Человеческая память не может сохранить абсолютно все детали и сроки работы, поэтому специально составленный график является специальной памяткой для сотрудников.
Основные задачи графика документооборота:
оперативный контроль за соблюдением сроков составления, обработки и исполнения документов;
своевременное формирование отчетности на базе первичных регистров;
исключение авралов, форс-мажора и соблюдение ритмичности работы исполнителей;
формирование дел и передача их в архив в положенные сроки;
получение в срок информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений.
График составляют в виде схемы, таблицы или текста с указанием сроков передачи документов между отделами.
Начальник склада, начальник отдела продаж, начальник отдела логистики
5-е число месяца
Бухгалтер по расчету з/п
2 раб. дня
Бухгалтер по расчету з/п
5 лет (после проверки, ревизии)
Приказ о направлении в командировку (3 экз.)
Отдел персонала
За 5 дней до даты убытия
Бухгалтер
1 раб. день
Бухгалтер
75 лет
Авансовый отчет
Подотчетные лица
2 раб. дня после прибытия
Бухгалтер
2 раб. дня
Бухгалтер
5 лет (после проверки, ревизии)
Документы на отгрузку (ТН, СФ)
Сотрудник склада
2 раб. дня
Бухгалтер
7 раб.
Минфина РФ от 30.12.2017 № 274н.
Лицом, ответственным за составление и подготовку ГДО в организации для целей бухгалтерского учета, является главный бухгалтер. Это штатный работник учреждения либо иное лицо, на которое возложены ключевые обязанности по организации и ведению бухучета.
Иной вопрос, кто утверждает график документооборота: утвердить ГДО вправе только руководитель компании (иное уполномоченное лицо). Норматив допускается оформить как приложение к учетной политике.
Особенно актуально соблюдение сроков обработки для финансовой, бухгалтерской и кадровой документации: за нарушение сроков ответственность предусмотрена на законодательном уровне. Деятельность фирмы контролируется проверяющими органами: ФНС, внебюджетными фондами и другими государственными учреждениями. Поэтому при нарушении сроков подачи необходимых документов и отчетности, составленной на основании этих документов, компанию ждет наложение санкций.
Для того чтобы соблюдать сроки и регламентировать обработку и исполнение всех документов фирмы используют специальный график документооборота.
Без четко расписанного графика передачи документов внутри компании внутренние бизнес-процессы компании сложно контролировать или оптимизировать.
Он помогает соблюсти срок сдачи отчетности и наладить взаимодействие подразделений.
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв.
приказом Росстандарта №1185-ст от 17.10.2013)
Скачать образец приказа об утверждении графика документооборота предприятия на 2020 год
Скачать график документооборота с изменениями на 2020 год
Скачать образец регламента документооборота бухгалтерских документов в компании на 2020 год
Скачать образец графика документооборота первичных учетных документов организации (шаблон)
Он представляет собой схему, в которой отмечен каждый этап движения документации и лица, ответственные за него.
При разработке графика также нужно определить критерии оценки его эффективности и систему контроля за соблюдением графика. В процессе работы над составлением графика документооборота сразу можно определить, какие документы и в какие отделы отправляются, а также определить сотрудников, ответственных за процедуру передачи документов между отделами.
Для сбора информации сотрудник, отвечающий за составление графика, должен опросить руководителей отделений, участвующих в документообороте, и вместе с ними определить вышеуказанные показатели.
После сбора информации ее заносят в таблицу графика документооборота.
График будет способствовать организации эффективного документооборота в том случае, если все связанные с его исполнением ответственные лица организации в пределах своих должностных инструкций и предоставленных в иной форме полномочий будут исполнять обязанности своевременно и в полном объеме.
Ознакомиться собразцомграфика документооборотаи скачать еговы можете на нашем сайте — см.
Рекомендуем их проверить.
В небольших фирмах, состоящих из одного или двух отделов, отследить движение документов несложно. Когда компания разрастается, превращается в структуру из нескольких территориально удаленных филиалов, документов становится очень много: они начинают поступать в бухгалтерию с опозданием, а иногда и вовсе теряются. Бухгалтерия при этом обрабатывает множество документов: часть их исходит от компании, а другие поступают извне.
Каждый отдел составляет типовые или собственные формы бланков, которые подтверждают и сопровождают текущую деятельность.
Статья по теме:Документирование хозяйственных операций организацииПодробнее
Специалисты обязаны составлять, подписывать, передавать на хранение и впоследствии на уничтожение документы своевременно.
Важно понимать, где и кем составляется первичный документ, через какие отделы он проходит, кто его проверяет и как он попадает в бухгалтерию для учета.
Документооборот можно представить в виде схемы взаимодействия между отделами от момента создания и до сдачи в архив или передачи на уничтожение. Также под документооборотом подразумевают перечень всех первичных документов компании, разработанных и утвержденных в соответствии с учетной политикой.
График документооборота в бухгалтерии может быть составлен для каждого первичного документа: горизонтальными строками в таблице или схеме обозначаются первичные документы (как в нашем примере графика).
