Реестр для описи тмц

Реестр описей дел в архиве — это специализированный документ, обязательный к применению в некоторых компаниях. Разберемся, кто должен его вести и как правильно заполнять.

Навигация

1. Коротко о главном: 5 пунктов
2. Что такое реестр описей дел
3. Зачем вести реестр описи дел в архиве
4. Кто должен вести реестр
5. Правила оформления реестра
6. Порядок заполнения
   1. Шаг 1
   2. Шаг 2
7. Образец заполнения описи

Что такое реестр описей дел

Специализированный документ представляет собой отдельный перечень всех видов описей, номенклатур и иной документации, открытой и ведущейся в архивном отделе конкретной компании. То есть все дела и документы, сданные на ответственное архивное хранение организации, должны быть зарегистрированы — внесены в этот реестр.

Все российские организации без исключения обязаны вести учет документов и обеспечивать их сохранность. А по истечении определенного срока сдавать дела в специализированные архивные госучреждения. Такие требования установлены:

• Федеральным законом № 125-ФЗ от 22.10.2004;
• основными Правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

В пункте 6.3.3 Правил сказано, что реестр описей дел в архиве является одним из ключевых документов. Его форма закреплена в Приложении № 26. Актуальный бланк состоит из титульного листа и таблицы учетного регистра.

Скачать

Зачем вести реестр описи дел в архиве

Ключевое предназначение — это обеспечение сохранности документации в архивах организаций. Ведение формуляра позволяет достичь следующих целей:

• контроль над наличием документации в архивах экономического субъекта;
• простота и удобство в поиске документов;
• контроль над документооборотом архивных дел;
• усиление ответственности за сохранность документации, переданной в архив предприятия;
• упрощение передачи документации в государственные и муниципальные архивы.

Правильно заполненный формуляр позволит быстро определить, в каком секторе или фонде хранится требуемый документ. Опись можно использовать для проведения инвентаризации в архиве, пригодится она и при передаче документации в госархив, чтобы оперативно проверить список дел и номенклатур.

Кто должен вести реестр

Заводить унифицированный формуляр обязаны далеко не все компании. Чиновники обозначили несколько условий, при которых реестр описи дел в архиве становится обязательным:

1. В организации либо ее структурном подразделении имеется архив. Если в компании архивное дело отсутствует, например, документация сразу передается на спецхранение в фонд или подразделение, то соответствующий формуляр будет заведен по месту архивирования дел.
2. В архивном отделе на ответственном хранении имеются более двух описей дел. Если количество перечней документации меньше указанного лимита, специализированный перечень можно не заводить. В нем нет необходимости.
3. В компании назначен ответственный работник за ведение архивного дела и сохранность документов.

Отдельной ставки архивариуса в учреждении может и не быть. Например, обязанности допускается возложить на другого работника. Не забудьте под подпись ознакомить ответственного сотрудника с его должностными обязанностями.

Правила оформления реестра

Реестр описей дел в архиве заполняется по общим требованиям ведения архивного дела:

1. Организуйте ведение регистра на бумажном носителе. Электронный вариант допускается, но требует заверения цифровой подписью.
2. Заполнять формуляр вправе только ответственный работник. Иные лица не должны иметь доступ к внесению данных в описи и номенклатуры.
3. Записи вносят в хронологическом порядке, начиная с момента открытия учетного регистра.
4. Дата открытия журнала регистрируется на титульном листе.
5. Конец периода, на который открыт реестр, указывается только после того, как заполнена последняя строка журнала.
6. Итоговые значения подводит ответственный работник. Затем итоговые данные заверяет руководитель учреждения.
7. Бумажный бланк должен быть прошит, пронумерован и заверен печатью.

Неверные сведения нужно зачеркнуть тонкой ровной линией, рядом вписать верные данные. Исправительную запись должен заверить ответственный работник. Указывают должность, дату и подпись.

Порядок заполнения

Структура реестра описей дел представляет собой две части: это титульный лист и таблица. Порядок заполнения документа закреплен в п. 6.3.3 Правил.

Шаг 1

Титульный лист:

• наименование организации — вписываем название предприятия или учреждения, в котором открыт регистр;
• допускается указать в скобках структурное подразделение организации, при необходимости;
• дата начала регистра — вписываем дату в формате «ДД.ММ.ГГГГ», значение соответствует дню открытия документа;
• дата окончания — заполняется по фактическому дню закрытия учетного регистра.

Шаг 2

Таблица регистра:

• номер по порядку — вписываем номер записи, регистрируемой в журнале, соблюдаем хронологический порядок;
• номер фонда, в котором заведена учетная документация;
• номер описи и ее название — фиксируем значения на основании регистрируемого дела;
• количество дел в формуляре — регистрируем данные, причем сведения детализируем по категориям документации;
• годы — периоды, за которые велась регистрируемая номенклатура;
• количество томов и экземпляров регистрируемого дела — фиксируем количество по фактическому наличию;
• примечания — вносим дополнительную информацию о регистрируемых делах.

По окончанию календарного года требуется подвести итоги. Ответственный работник должен подсчитать на 1 января года следующего, сколько учетных единиц хранится в архиве по данному регистру. Отдельно выделить дела с постоянным и временным сроком хранения. А также детализировать количество списков дел по личному составу предприятия. Итоговые данные заверяет ответственный сотрудник и руководитель.

Образец заполнения описи

Скачать