Для легковых автомобилей норма определяется по следующей формуле: нормативный расход топлива = 0,01 х базовую норму расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км х пробег автомобиля, км х (1+0,01 х поправочный коэффициент к норме, %). Базовая норма расхода на пробег устанавливается по информации из приложений методических указаний Минтранса или по данным расхода топлива, представленным заводом — изготовителем автомобиля.
Значения поправочных коэффициентов приведены в таблице 7 указаний.
Чтобы рассчитать норму расхода горючего согласно распоряжению Минтранса, необходимо учитывать сведения о ТС: категорию, марку, модель и срок эксплуатации, а также условия эксплуатации автомобиля — пробег из путевого листа, регион и сезон работы, местность использования, высоту над уровнем моря, категорию дорог, численность населения.
Правильное отражение операций с ГСМ в учете позволяет предприятию не только соблюдать налоговое законодательство, избегая возможных штрафов и пени, но и реально управлять затратами, оптимизируя расходы и повышая общую экономическую эффективность бизнеса.
ГСМ – это широкий спектр продуктов, включающий в себя не только топливо (бензин, дизель, сжиженный и сжатый газ), но и различные смазочные материалы (моторные и трансмиссионные масла, пластичные смазки) и специализированные жидкости (тормозные, охлаждающие). ГСМ занимают существенную долю в структуре операционных расходов многих компаний, особенно тех, чья деятельность связана с использованием автотранспорта и спецтехники.
Минтранса от 14.03.2008 № НА-80-р, приказываю:
В летнее время (с 01.04 по 31.10) — 13 л на 100 км.
В зимнее время (с 01.11. по 31.03) применить повышенный коэффициент 7%. Расход составит 13,91 л на 100 км.
Как уже было сказано выше, расходы на топливо входят в состав материальных либо прочих расходов.
Подробнее о классификации расходов можно узнать в нашем материале «Статьи расходов в бухгалтерском учете».
В бухгалтерском учете траты на ГСМ входят в состав себестоимости продукции на производстве, в расходы на продажу в торговых компаниях либо относятся на прочие расходы, если не связаны с основной деятельностью.
Что касается прочих субъектов, они наделены правом подсчета расходов по факту.
Прежде чем производить списание горюче-смазочных материалов с налогового или бухгалтерского учета, необходимо определиться с фактически израсходованным количеством сырья.
С этой целью по каждому автомобилю производится расчет, в котором остаток топливного ресурса на начало отчетного времени складывается с суммарным числом поступлений в него за весь период. А затем остается лишь вычесть топливо, которое осталось на конец года.
Вся сумма в БУ может подлежать списанию в расход.
В процессе включения горюче-смазочного сырья в расходы для налоговых учетных мероприятий необходимо обеспечить выполнение требования обоснованности объемов.
Даже если компания применяет лимиты Минтранса, их нужно утвердить приказом руководителя.
Также в документе следует предусмотреть конкретные условия эксплуатации автомобилей. Это позволит применять надбавки и устанавливать отдельно зимние и летние нормы.
Методические указания также содержат порядок расчета нормативного расхода ГСМ.
Но не всегда можно определить, сколько именно бензина потрачено. Для этого в организации может быть разработан или принят по рекомендации Минтранса некий норматив.
Разработать таковой можно несколькими способами:
На данный момент НК РФ не содержит требования о нормировании расходов на бензин для целей расчета налоговой базы по налогу на прибыль.
Затраты на топливо считаются материальными расходами или включаются в прочие, связанные со служебным транспортом (подп. 11 п. 1. ст. 264 НК РФ).
Когда же документы отсутствуют, сверхлимитные затраты не будут считаться экономически обоснованными. Поэтому их нельзя будет учесть при расчете налога на прибыль или УСН (п.
1 ст. 252 НК РФ).
Списание расходов ГСМ в налоговом учете должно быть документально подтверждено. Обычно компании применяют путевые листы, которые составляются на унифицированных бланках с учетом требований Минтранса.
Если организация не является транспортной, использовать унифицированные документы необязательно.
В этом случае затраты можно обосновать путевыми листами собственной формы или посредством иной первички.
Он помогает:
Эффективный аудит предполагает не только проверку бухгалтерских записей, но и анализ всей системы учета ГСМ, включая оценку внутренних процедур контроля, использования технологических средств мониторинга и управленческих практик.
Дт 44 Кт 10.03 — 2 421,81 руб. списан фактический расход топлива на основании бухгалтерской справки-расчета.
Для этого будем использовать формулу, разработанную для легковых автомобилей:
Р = БН × 0,01 × S × (1 + 0,01 × D),
где:
БН — базовая норма расхода топлива по утвержденному приказу либо по нормам Минтранса, л.;
S — пробег автомобиля, км;
D — поправочный коэффициент (используем либо утвержденные в организации, либо снова обращаемся к рекомендациям Минтранса).
Таким образом, считаем расход бензина:
12л × 0,01 × 450 км × (1 + 0,01 × 42) = 54 × 1,42 = 76,68 л.
Сумма на затраты будет такая:
34,11 × 76,68 = 2 615,55 руб.
В нашем случае сумма затрат по нормам выше фактических затрат.
На общей системе налогообложения расходы на ГСМ учитываются в составе материальных расходов, если они напрямую связаны с основной деятельностью предприятия. Для упрощенной системы налогообложения расходы на ГСМ могут относиться к прочим расходам и уменьшать налоговую базу, при условии их обоснованности и документального подтверждения.
В налоговом учете расходы на ГСМ можно классифицировать как материальные расходы при их использовании в производственных целях, например, для работы спецтехники.
Если же топливо используется для обслуживания служебного транспорта, расходы на ГСМ могут быть отнесены к прочим расходам.
