Учет топливных карт в бухгалтерском учете — это способ контроля над бланками строгой отчетности, по которым ведется поступление и расходование горюче-смазочных материалов в организации.
Навигация
Это специальное платежное средство, которое позволяет юридическим лицам приобретать горюче-смазочные материалы для хозяйственных нужд. Воспользоваться им вправе только те организации и компании, которые заключили договор с поставщиком ГСМ, предусматривающий выдачу топлива по пластиковым карточкам.
Заправочные карточки бывают разных видов. Например, с денежным лимитом: при покупке топлива с баланса списывается сумма, равнозначная стоимости покупки. Бывают количественные карточки, тогда при очередной заправке с баланса карточки списывается количество литров топлива.
Детальный учет топливных карт в бухгалтерии позволяет контролировать движение топлива и его расход по каждому ответственному работнику или транспортному средству.
Порядок получения и использования топливных пластиковых карточек устанавливает поставщик ГСМ. Условия следует прописать в договоре на поставку топлива. Предусмотрено несколько вариантов:
Для организации ТК — бланк строгой отчетности, подлежащий особому учету. Организация обязана прописать порядок учета бензина по топливным картам в бухгалтерии в учетной политике.
В налоговом учете затраты на ТК относят:
Если в стоимость ТК включен налог на добавленную стоимость, то он подлежит вычету. Но принять НДС к вычету при покупке ТК разрешается только после принятия пластиковой карточки к учету и получения счета-фактуры на нее. Вычет вправе оформить только плательщики НДС, при условии, что применяют ТК в операциях, облагаемых НДС.
Следующий этап: как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете в 2024 году. Составляем бухгалтерские проводки по такой схеме:
ОперацияДебетКредитОтражена оплата поставщику за изготовление топливной карточки60
51
50
Карточка принята к учету в составе прочих материалов на основании товарной накладной10.660Учтен НДС по ТК1960НДС принят к вычету6819Стоимость карточки списана в расходы
20
26
44
10.6
Рекомендуем вести учет заправочных карточек на забалансовых счетах. Например, по счету 006 для НКО или 03 — для учреждения бюджетной сферы. Поступление ТК отразите по дебету соответствующего забалансового счета. Передачу ответственному работнику отразите внутренним перемещением ТК. Оформите операцию документально. Для этого создаются служебная записка на выдачу ТК и бухгалтерская справка. При списании карты (утрата, аннулирование, возврат поставщику) отразите проводку по кредиту забалансового счета.
Расход топлива по пластиковым карточкам допускается принять к налоговому учету, но только при выполнении следующих условий:
Стандартные проводки по топливным картам в бухгалтерском учете:
ОперацияДебетКредитПеречислен аванс на баланс топливной карты60.251ГСМ приняты к учету на основании товарных накладных10.360.1Учтен НДС1960НДС принят к вычету6819Предоплата зачтена на основании акта сверки взаиморасчетов с поставщиком ГСМ60.160.2Горюче-смазочные материалы списаны на основании путевых листов
20
26
44
10.3
В бухучете бюджетного или автономного учреждения покупку ГСМ по транспортным карточкам отражайте, как обычную покупку топлива. Проводки, как учитывать бензин по топливным картам в бюджете:
Содержание операцииДебетКредитОбоснованиеОприходованы ГСМ, полученные по ТК0 105 33 3430 302 34 734Пункт 34 Инструкции №174н, п. 34 Инструкции №183нПриобретение ГСМ по предоплатеПеречислена предварительная оплата топлива поставщику0 206 34 564
0 201 11 610,
0 201 21 610 1
Пункт 97 Инструкции №174н, пп. 100, 73, 78 Инструкции №183н, п. 367 Инструкции №157нЗабалансовый счет 18Приняты к учету ГСМ, полученные по ТК0 105 33 3430 302 34 734Пункт 34 Инструкции №174н, п. 34 Инструкции №183нЗачтена предварительная оплата ГСМ0 302 34 8340 206 34 664Пункт 98 Инструкции №174н, п. 157 Инструкции №183н
Специализированного алгоритма для аннулирования ТК не предусмотрено. В зависимости от причины списания топливных карт, по которым использование карты невозможно, следует издать новый приказ или распоряжение. Это потребуется в следующих случаях:
СитуацияКомментарийТК непригодна к использованиюЕсли поставщик перевыпустит новую карточку, то придется издать новое распоряжение, в котором руководитель аннулирует действие старой ТК и передает в пользование работнику новую.Работник уволен или переведен на другую должность
При увольнении или переводе сотрудника на другую должность приказ о передаче ему ТК следует аннулировать. В распоряжении рекомендуем прописать основания для отмены и указать нового сотрудника, который получит ТК.
Например, водитель переведен на должность механика. Право пользование ТК аннулируется, так как работник на новой должности не допущен к управлению транспортным средством.
Работник заболел или ушел в отпускВ таком случае аннулировать приказ о передаче ТК сотруднику не обязательно. Рекомендуем утвердить распоряжение, в котором руководитель определяет работника, который будет исполнять обязанности водителя на период отсутствия основного работника. Нужен ли приказ о выдаче топливной карты в таком случае? Да, обязательно. Порядок временной передачи ТК закрепите в отдельном распоряжении. Оформите акт приема-передачи и отразите перемещение БСО на забалансовом счете бухучета.
Вот так выглядит акт на списание пластиковой топливной карты в 2024 году:
Стоимость обслуживания ТК, электронных услуг, СМС-уведомлений, предоставления отчетности по балансам карточек, выписок по остаткам следует включить в состав общехозяйственных расходов. Бухгалтерские проводки по сервисным услугам по топливным картам отражают записью:
Дебет 26 Кредит 60 — учтена стоимость обслуживания топливной карты.
Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются бухгалтеры при оформлении и учете ТК:
Бухучет ТК ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Самая распространенная ошибка бухгалтеров, на каком счете учитывать топливные карты. Карточка — это бланк строгой отчетности, а не денежное средство. Работник не получает денег на руки, поэтому ТК —- это не подотчет. Учитывайте заправочные карточки на забалансовых счетах (006 — для НКО и коммерческих компаний, 03 — для бюджетников).
В учете не отражаются бесплатные карты.
Если ТК получена от поставщика бесплатно, это не значит, что ее не следует отражать в бухучете. Отразите проводку по дебету забалансового счета (006 или 03). Сумму операции оформите по условной цене (1 рубль за единицу БСО).
Топливо использовано сверх нормативных затрат.
Сверхнормативные траты ГСМ нельзя принять к учету при налогообложении. Включите такие затраты в состав внереализационных расходов компании.
Как учесть траты на доставку и хранение ГСМ.
Транспортно-заготовительные траты на покупку и хранение горюче-смазочных материалов включайте в фактическую себестоимость топлива.
