В этой должностной инструкции администратора отдела продаж, изложенной в простой и понятной форме, вы найдете полный перечень обязанностей, приблизительную программу обучения и образец объявления о вакансии на должность администратора отдела продаж.
Должностные обязанности администратора отдела продаж
Крупным торговым организациям нужен администратор отдела сбыта для решения организационных вопросов, которые являются неотъемлемой частью эффективных продаж. Эта должность может иметь альтернативные названия, например:
- ассистент менеджера по продажам;
- секретарь отдела сбыта;
- помощник менеджера по работе с клиентами.
В рамках должностной инструкции в обязанности администратора отдела продаж входят:
- Ведение документооборота:
- регистрировать договора с клиентами;
- составлять протоколы совещаний;
- следить за соблюдением сроков оплаты и наличием документов согласно договорам;
- оформлять справки, доклады, визы, дополнительные соглашения, финансовые счета и другие документы по поручению руководства.
2. Контроль процесса отгрузки товаров клиентам. 3. Прием и переадресация входящих звонков. 4. Прием претензий и заявок от клиентов.
При выборе сотрудников на вакантную должность администратора отдела продаж, работодатели используют стандартные требования к кандидату. К ним можно отнести:
- Образование (не ниже средне — специального).
- Стаж работы на аналогичной должности (желательно от одного до трех лет).
- Позитивные личные качества:
- ответственность;
- коммуникабельность;
- грамотность;
- доброжелательность;
Соискатель, претендующий на вакансию администратора отдела продаж должен сам правильно соизмерять свои возможности и иметь определенные знания в этой сфере.
Администратор отдела продаж должен знать:
- Организационные правила работы в офисе.
- Этику деловых взаимоотношений.
- Основные стандарты документального оформления и делопроизводства на предприятии.
- Программы, необходимые для введения базы данных и обработки информации.
Навыки, которыми должен обладать администратор отдела продаж
Вступив в должность, администратору необходимо постоянно работать над совершенствованием своих умений и навыков, к которым относиться:
- умение свободно общаться с клиентами и устанавливать позитивный настрой;
- способность адекватно воспринимать и использовать конструктивную критику в свой адрес;
- умение работать в ритме многозадачности.
Обучение должности администратора отдела продаж
В случае если необходимо быстро обучить человека должности администратора отдела продаж «с нуля», следует выбрать подходящую программу подготовки. Вот основные варианты подготовки будущего сотрудника:
- специальные тренинги;
- дистанционные курсы;
- обучение под руководством приглашенного тренера;
- подготовка под руководством опытного сотрудника компании, выбранного в качестве наставника.
Программа обучения должна включать:
- Теоретические основы профессии.
- Знакомство с основными правилами трудовой дисциплины.
- Изучение компьютерных программ, необходимых для работы.
- Обучение основам делопроизводства.
- Практические занятия.
Длительность обучения, в среднем, от двух недель до двух месяцев в зависимости от выбора программы и места обучения.
Вариант объявления о вакансии администратора отдела продаж
