Как по закону расчитать материальную помощь разовую за год

Работодатели могут оказывать работникам материальную помощь: в связи с рождением ребенка, свадьбой, выходом на пенсию и в иных случаях. Эти выплаты имеют особенности оформления и налогообложения.

В статье рассмотрим:

• что такое материальная помощь и ее признаки;
• как ее оформить;
• какие правила учесть при налогообложении матпомощи;
• в каких ситуациях она отражается в отчетности, а в каких нет.

Что такое материальная помощь

Материальная помощь — это финансовая поддержка работодателем работника, оказавшегося в различных жизненных ситуациях (а в случае смерти работников — поддержка его родственников).

ТК РФ не обязывает работодателя выплачивать материальную помощь. Решение о выплате или невыплате матпомощи для различных ситуаций работодатель фиксирует в коллективном договоре или локальных нормативных актах.

Признаки материальной помощи и ее отличия от других видов выплат:

• Является одним из видов социальных выплат;
• Выплачивается не за достижения в трудовой деятельности или результаты в работе, а в связи с произошедшим событием (свадьбой, рождением ребенка и др.);
• По ТК РФ такая выплата не является безусловной обязанностью работодателя, пока он не закрепит ее в коллективном договоре или локальном НПА;
• Условия и порядок начисления выплаты фиксируются в коллективном договоре или в локально-нормативных актах предприятия (например, в положении об оплате труда, положении о материальной помощи);
• Для ее получения сотруднику необходимо написать заявление, а работодателю — издать приказ.

Налогообложение материальной помощи

В части удержания и уплаты НДФЛ матпомощь можно условно разделить на две группы:

• полностью освобожденная от удержания НДФЛ (например, выплаты родственникам умершего сотрудника);
• частично освобожденная от НДФЛ (например, денежная выплата в связи с рождением ребенка, превышающая установленный НК РФ лимит, не облагается налогом в пределах такого лимита).

Если сумма матпомощи не превышает 4 000 руб., удерживать НДФЛ не требуется. Если в течение календарного года материальная помощь выплачена в большем размере, сумма превышения облагается НДФЛ в общем порядке. Исключением — матпомощь при рождении ребенка, лимит составляет 50 000 руб.

Виды материальной помощи, с которой не удерживается НДФЛ, указаны в ст. 217 НК РФ.

Уплата страховых взносов происходит аналогично, как и НДФЛ. Виды материальной помощи, с которой не уплачиваются страховые взносы, перечислены в ст. 422 НК РФ.

Оформление материальной помощи

Для получения выплаты сотруднику необходимо написать заявление с изложением жизненной ситуации.

К заявлению прикладываются подтверждающие документы. Список есть в отделе кадров или в бухгалтерии. Он зависит от ситуации, возникшей у сотрудника (бывшего сотрудника).

На основании заявления и приложенных документов работодатель принимает решение о выплате материальной помощи и издает приказ, в котором указывает реквизиты компании, ФИО работника, ссылку на соответствующий пункт ЛНА и сумму матпомощи.

Бухгалтерия оформляет выплату и выдает сотруднику положенную сумму.

Матпомощь в 6-НДФЛ и справке о доходах физлица

Информацию о материальной помощи, облагаемой НДФЛ, нужно отразить в расчете 6-НДФЛ, а при составлении годового расчета — в справке о доходах и суммах НДФЛ.

ФНС в Письме от 15.12.2016 N БС-4-11/24064@ высказала такую позицию: работодатель может не отражать в 6-НДФЛ и в справке о доходах:

• матпомощь, которая полностью освобождена от налогообложения (ст. 217 НК РФ);
• матпомощь, которая не превышает лимит, установленный законодательством.

Если работодатель указал такую выплату в 6-НДФЛ, ее обязательно нужно отметить и в справке о доходах. Если размер выданной материальной помощи превышает величину лимита, такая выплата обязательно подлежит отражению и в 6-НДФЛ, и в справке о доходах.

В справках о доходах, выдаваемых сотрудникам (Приложение N 4 к Приказу ФНС от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649@), материальную помощь отражают под соответствующим кодом вида дохода и кодом вида вычета.

Для отражения сумм матпомощи применяется следующий перечень кодов доходов (Приказ ФНС N ММВ-7-11/387@ от 10.09.2015).

Перечень кодов доходов

Код доходаНаименование2710

Материальная помощь, не включая матпомощь при увольнении в связи с выходом на пенсию, выплаты инвалидам от общественных организаций инвалидов и единовременной помощи при рождении (усыновлении, удочерении) ребенка

2760

Материальная помощь работникам или бывшим работникам при увольнении в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту

2761

Материальная помощь, оказываемая инвалидам общественными организациями инвалидов

2762

Единовременные суммы материальной помощи работникам при рождении (усыновлении, удочерении) ребенка

2763

Материальная помощь, предоставляемая организацией, выполняющую образовательную деятельность по основным профессиональным образовательным программам, студентам / курсантам, ординаторам, ассистентам-стажерам, адъюнктам, аспирантам

2790

Матпомощь для ветеранов и тружеников тыла ВОВ (войны с Финляндией, войны с Японией) и для членов их семей, а также бывших узников концлагерей, тюрем и гетто во времена Второй мировой войны

Коды вычетов

Коды вычетов, относящихся к материальной помощи.

Код вычетаНаименование503

Вычет из материальной помощи работникам или бывшим работникам при увольнении в связи с выходом на пенсию

506

Вычет из материальной помощи, оказываемой инвалидам общественными организациями инвалидов

507

Вычет из матпомощи для ветеранов и тружеников тыла ВОВ (войны с Финляндией, войны с Японией) и для членов их семей, а также бывших узников концлагерей, тюрем и гетто во времена Второй мировой войны

508

Вычет из материальной помощи сотруднику при рождении (усыновлении, удочерении) ребенка

512

Вычет из материальной помощи, предоставляемой организацией, выполняющей образовательную деятельность по основным профессиональным образовательным программам, студентам, курсантам, ординаторам, ассистентам-стажерам, адъюнктам, аспирантам

Примеры материальной помощи

Рассмотрим отдельные виды матпомощи:

• при рождении (усыновлении, удочерении) ребенка;
• при мобилизации сотрудника;
• при увольнении сотрудника в связи с выходом на пенсию;
• работнику, пострадавшему от ЧС;
• в связи со смертью сотрудника.

Матпомощь сотруднику при рождении или усыновлении (удочерении) ребенка

Такое радостное событие многих семей сопровождается не только счастливыми эмоциями, но и приятными бонусами, как со стороны государства, так и со стороны организаций, в которых трудятся члены семьи. Одним из таких бонусов может быть материальная помощь.

Величина матпомощи при рождении или усыновлении (удочерении) ребенка не имеет ограничения. Не удерживать НДФЛ и не уплачивать страховые взносы можно с суммы матпомощи в размере 50 000 руб. Если сумма помощи выше, то НДФЛ и взносы надо уплатить с разницы между фактической суммой матпомощи и лимитом.

Главное условие для такой схемы удержания НДФЛ — выплата должна произойти в течение первого года жизни ребенка. Если материальную помощь выплачивают после того, как ребенку исполнился год, НДФЛ удерживается в полном объеме.

Пример

Сотруднику Петрову В. А. решено выплатить материальную помощь 60 000 руб. в связи с рождением ребенка.

Определим базу для удержания НДФЛ: 60 000 руб. — 50 000 руб. = 10 000 руб.

Рассчитаем НДФЛ: 10 000 руб. × 13% = 1 300 руб.

Код дохода на сумму матпомощи — 2762, код вычета на сумму лимита — 508.

Материальная помощь при мобилизации сотрудника

При мобилизации работника работодатель вправе оказать ему матпомощь, а также должен выполнять ряд обязательных по закону действий: выплатить все, что ему причитается, приостановить трудовой договор и сохранить за ним рабочее место (Указ Президента РФ от 21.09.2022 N 647).

Матпомощь в связи с мобилизацией в полной сумме не облагается НДФЛ (пп. 93 п. 1 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (п. 18 ст. 422 НК РФ).

Подробнее Помощь мобилизованному сотруднику и третьим лицам в 1С

Матпомощь при увольнении работника в связи с выходом на пенсию

Для этого вида выплат действуют общие правила — матпомощь в пределах 4 000 руб. в год НДФЛ и взносами не облагается. Суммы помощи, превышающие лимит, подлежат налогообложению.

Пример

Работник Сидоров И. В. увольняется в связи с выходом на пенсию по старости. По коллективному договору ему выплачивается материальная помощь 3 000 руб. Так как ее размер не превышает лимита 4 000 руб., удерживать НДФЛ и уплачивать взносы не требуется.

Код дохода — 2760, код вычета — 503.

Матпомощь сотруднику, пострадавшему от чрезвычайной ситуации

В следующих случаях денежная помощь сотруднику может расцениваться как материальная помощь от чрезвычайной ситуации (ЧС):

• ЧС природного и техногенного характера;
• утрата имущества первой необходимости в результате ЧС природного и техногенного характера;
• вред здоровью в результате ЧС природного и техногенного характера;
• гибель человека в результате ЧС.

Этот вид матпомощи не облагается НДФЛ (п. 46 ст. 217 НК РФ) и взносами (пп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Помощь в связи со смертью сотрудника или члена семьи сотрудника

Сумма и условия такой выплаты также определяется ЛНА работодателя. Выплачивают ее в основном близким родственникам (например, супругу, детям или родителям).

Такая матпомощь не облагается НДФЛ (п. 8 ст. 217 НК РФ) и взносами (пп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Запомните

• Материальная помощь — это финансовая помощь работнику со стороны работодателя для поддержки в определенной жизненной ситуации.
• Главный признак материальной помощи — ее выплата не связана с результатами труда сотрудника.
• Виды матпомощи в целях удержания НДФЛ и уплаты страховых взносов условно делятся на две группы: полностью освобожденные или частично освобожденные. От этого зависит, нужно ли отражать выплаты в налоговой отчетности.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно