Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».
Указывать перечень приложений нужно следующим образом:
Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.
Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.
Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.
Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.
При подписании письма нужно помнить об этике делового общения.
Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному.
Его функциональность заключается:
Сопроводительный лист, как и все деловые письма, должен быть оформлен на фирменном бланке компании.
Его текстовая часть содержит информирование адресата о направлении бумаг и просьбу отреагировать на предложение или требование. В основе документа перечень приложений. В первой части письма его составитель информирует получателя о том, что он направляет, предоставляет или высылает информацию. В следующей фразе необходимо указать цель составления документа: для согласования, для ознакомления, для заполнения или для подписания.
Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:Пример недопустимой формулировкиСледует писать«Надеемся на скорую встречу»«Надеемся на дальнейшее сотрудничество»«Приветствуем самого нашего любимого клиента»«Уважаемый Иван Иванович!»«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование»«В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной»«Направляем подтверждение сроков и качества»«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе»«Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»
Вам может быть интересно: Как написать сопроводительное письмо к акту сверки
Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения.
ФНС, ПФР, ФСС;
Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.
Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.
Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается.
Раздел письма
Краткое описание
Пример
Вступление
Краткое содержание
О направлении ответа на претензию
Заголовок
Тема, определяющая его цель
Сопроводительное письмо передаваемых документов
Обращение
Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества
Уважаемый Иван Иванович!
Цель послания
Краткая формулировка
В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.
Основная часть
Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.
По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора.
К примеру, сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов, подписывается главным бухгалтеров и директором, которые несут ответственность за отображенные в основной документации цифровые значения.
Лист сопровождения к документации информационного или организационного характера может быть подписан любым уполномоченным к таким действиям лицом. В документ необходимо включить контактные сведения об исполнителе, на случай если адресату понадобиться уточняющая информация.
Перед тем, как отправить сопроводительное письмо с основным документом, его необходимо зарегистрировать. Отправитель присваивает ему исходящий номер, зафиксированный в конкретную дату. После получения бумаги, адресат присваивает ей входящий номер.
Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
Общество с ограниченной ответственностью «Запад» Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000 ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667
Генеральному директору ООО «Север» Алексееву Петру Петровичу 610000, г.
Киров, ул. Партизанская, д. 5А тел. 89012345678
Исх. №112 12.12.2019 г.
Сопроводительное письмо
Уважаемый Петр Петрович!
Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах.
При отправке документов их нужно снабдить сопроводительным письмом, которое поможет адресату разобраться в полученной документации. Бумаги могут отправляться партнеру, клиенту, в налоговую, в суд, в любую организацию или учреждение.
Сопроводительное письмо в краткой форме указывает назначение отправленных документов и может содержать их перечень. Данная информация позволит адресату быстро понять, для чего и от кого получены им бумаги, а также проверить, вся ли документация дошла в целости и сохранности.
Другие образцы сопроводительных писем:
Как написать сопроводительное письмо можно прочитать также в этой статье.
Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.
Материал по теме: Образец сопроводительного письма к договору
Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:
Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит.
Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя.
