Книга предназначена для учета всех составляемых и поступающих несекретных приходных и расходных учетных документов (накладных, нарядов, разнарядок, актов, чековых требований, талонов чековых требований, аттестатов и других), карточек учета, накопителей и носителей учетной информации ВЦ, а также для контроля их возвращения после исполнения.
2. Книга ведется в службе воинской части (соединения), отделах склада, органе управления объединения (центра) и в ВЦ.
3. В книге отводятся отдельные листы для учета документов по видам материальных средств или по видам учетных документов (приходным, расходным, карточкам учета и т.п.). При большом движении приходных и расходных учетных документов, а также при необходимости ведения значительного количества карточек учета разрешается вести учет этих документов в отдельных книгах.
4.
Их относят директору или его заместителю, которые распределяют документацию для исполнения. Вторые, предназначенные для контрагентов и различных инстанций, складывают по конвертам и отправляют на почту.
Эти книги не подлежат строгой отчетности. Но их обязательно регистрировать, присвоив специальный номер.
Всю корреспонденцию необходимо фиксировать в книге учета в день поступления. Определимся пошагово, как вести журнал входящей документации:
Записи, сделанные в книге учета, помогают структурировать документооборот в компании.
���� ������������ ���� ��������� ��� �� ������� ��������, �� �������� “������” � ������� “������� �������” ���������� ��� ���� “—“. �� ����� �������� � �����, � �������� ��� ����� ����� ������.
��� � � ���������� ������ �������� ��� ���� �����-����, ���������� ��� � ���� �����, ������������ ���� ����� � ������������ ������.
� ���������� ������� ���� ������ ������� ���������� � ���������� � ��������
Если он не представляет интереса для будущего применения и судебных разбирательств, его ликвидируют.
При этом действует следующее правило: сохранять журнал следует до тех пор, пока не истекли сроки хранения указанных в нем документов. По этой причине часто кадровики разделяют журналы: одни — для бумаг с длительным или постоянным сроком хранения, другие — для тех, которые хранятся недолго.
ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв.
Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.
Все журналы нужно внести в номенклатуру. Электронные книги требуется включить в систему электронного документооборота. Срок хранения документов установлен Перечнем типовых бумаг, утвержденным приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.
Для обычных книг этот срок составляет 5 лет. Если это журнал регистрации приказов о приеме/увольнении, срок увеличивается до 75 лет.
Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:
При ведении регистрационной книги нужно следовать этим шагам:
Обеспечьте точность и полноту каждой записи для надежного учета документов.
Журнал регистрации документов хранится в надежном и безопасном месте, недоступном для несанкционированного доступа.
Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге. Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами.
В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту.
ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.
В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:
Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации.
Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.
Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:
Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.
Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы.
Иначе эта бумага не имеет юридической силы.
Ознакомьтесь с примерным бланком ведения журнала исходящих документов.
Дата документаРегистрационный номерАдресатКраткое содержаниеКоличество листовИсполнитель (Ф.И.О., должность, подразделение)Примечание…………
А это заполненный образец книги учета входящей корреспонденции.
Обычно срок хранения книг учета поступающих и отправляемых документов не превышает 5 лет. Это предусмотрено в перечне типовых управленческих архивных документов, который утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (п. 182). После этого срока специальная комиссия проверяет ценность документа.
Дополнительно в каждой организации включают те разделы, которые необходимы в конкретных случаях, например: способ доставки корреспонденции, количество страниц, расписка в получении документа, резолюция директора, отметка о направлении в дело, об исполнении и др.
Всегда проверяйте, чтобы документы, поступающие извне, соответствовали всем правилам — с печатью и подписью руководителя. А на некоторых необходима подпись других должностных лиц, например бухгалтера, если это счет на оплату, платежные поручения и др.
