Для физических лиц-предпринимателей и лиц, работающих по гражданско-правовым договорам, понятие суточных и командировок не применяется. Использование терминов «суточные» и «командировочные» в ЦПИ может привести к признанию таких отношений трудовыми, с возможными штрафами от Гоструда.
Командировать работников могут как юридические лица, так и физические лица-предприниматели (ФЛП), но ФЛП не может направить самого себя и, соответственно, не может выплачивать суточные самому себе.
Выплата суточных — это обязанность работодателя (ч. 2 ст. 121 КЗоТ), но есть случаи, когда они не начисляются:
Средняя зарплата для командировки рассчитывается с помощью простой формулы: средняя дневная заработная плата умножается на количество дней работы вне основного места:
Приведем пример: инженер Петров Семен Николаевич ежемесячно получает заработную плату в размере 30 000 рублей. Его годовой доход составляет 360 000. Среднее количество рабочих дней составляет 191 день в год.
Командировка длилась 4 рабочих дня. Среднедневной доход работника в этом случае: 360 000 / 191 = 1884 руб. За поездку Семен Николаевич получит 1884 × 4 = 7536 руб.
Так как все дни были трудовыми, он ничего не потеряет в доходе.
Также, помимо рабочего времени, руководитель предприятия должен оплатить расходы трудящегося во время деловой поездки (например, затраты на проездные билеты, аренду гостиничного номера, питание).
Дни нахождения работника в командировке, включая дни в пути и вынужденной остановки, оплачиваются по среднему заработку (ст. 167 ТК РФ). Рабочие дни, подлежащие оплате, определяются по графику работы, установленному в командирующей организации (п.
9 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749). В свою очередь выходные дни в соответствии с графиком не оплачиваются.
Рассмотрим как рассчитать командировочные, а точнее порядок расчета средней зарплаты для командировки.
Расчет среднего заработка при командировке начинается с определения расчетного периода.
По общему правилу он равен 12 месяцам, предшествующим месяцу направления работника в командировку. То есть, если, к примеру, командировка начинается в ноябре 2020 года, то расчетный период в этом случае – с 1 ноября 2019 года по 31 октября 2020 года (п.
Для суточных расходов нет отдельного документа, как, например, для расходов на проживание, где требуется счет гостиницы, или для расходов на проезд, где необходим транспортный билет.
Документы, подтверждающие факт командировки, а следовательно, и основание для начисления суточных включают:
А значит, налоговые инспекции на местах будут им руководствоваться.
Заметим, что хоть в Письме говорится о выделении РК и надбавок из отпускных, наверняка это придется делать и из других выплат, рассчитанных исходя из среднего заработка, например командировочных и компенсации при увольнении за неиспользованные отпуска. Ведь они тоже рассчитываются по Постановлению № 922.
В большинстве бухгалтерских программ с 2025 г. уже реализован учет сумм районного коэффициента и надбавки отдельно. И их можно выделить из среднего заработка, надо только обновить программы и воспользоваться новой опцией.
* * *
Что касается выделения РК и надбавки из сумм больничных за первые 3 дня болезни, то по этому вопросу разъяснений ФНС пока нет.
Также их нет и по вопросу расчета не облагаемого НДФЛ трехкратного размера выходного пособия при увольнении.
Фактически, не являются командировкой следующие случаи:
Поездки в пределах одного населенного пункта. Например, выезд на поручение руководителя внутри города, такие как поездка из офиса на склад и обратно или для заключения договора с другим предприятием в этом же городе.
Постоянная работа сотрудника вне населенного пункта.
Например, если сотрудник проживает в городе, а офис предприятия находится в городе, но рабочий цех находится за его пределами, и сотрудники туда доставляются ежедневно. В этом случае их работа вне города не считается командировкой.
Работа по вахтовому методу.
Это похоже на предыдущий случай, но развозка не ежедневная. Например, рабочих отправили на работу на 2 недели, после чего они возвращаются обратно.
Сумму отпускных, командировочных, компенсации при увольнении за неиспользованные отпуска, которые рассчитаны на основе среднего заработка, необходимо включить в основную налоговую базу по НДФЛ. И исчислять с этих выплат НДФЛ по пятиступенчатой шкале налоговых ставок (от 13% до 22%) в зависимости от суммы годового дохода работника.
Однако ФНС выпустила официальное Письмо с противоположной позицией, которая не совпадает с мнением специалиста МинфинаПисьмо ФНС от 28.01.2025 № БС-4-11/739@. ФНС со ссылкой на ст. 139 ТК РФ и правительственное Постановление № 922 об исчислении средней зарплаты указала, что для расчета среднего заработка учитывают все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у работодателя, независимо от источников этих выплат.
Например, при изменении срока командировки потребовалось сдать обратный билет и приобрести новый с уплатой комиссии — ее сотруднику возместят. А вот полученный во время командировки штраф за курение в неположенном месте или за нарушение правил нахождения в отеле не компенсируется.
Работодатель обязан выдать сотруднику аванс на оплату проезда, жилья, а также суточные (п.
10 Положения N 749). Иные расходы в состав аванса могут включаться/не включаться — это право, а не обязанность работодателя.
При возвращении из командировки работник должен отчитаться по расходам, представив авансовый отчет и оправдательные документы. После их проверки сотруднику возместят перерасход либо удержат остаток неизрасходованных средств с учетом положений ст. 137 ТК РФ.
По желанию работника ему может быть предоставлен выходной день в любое удобное для него время, а отработанный день оплачивается в одинарном размере.
Как оплачивается командировка в выходной день, читайтездесь.
Согласно ст. 167 ТК РФ работодатель обязан осуществить компенсацию командировочных расходов сотрудника на проезд, жилье и иные затраты, согласованные с нанимателем.
Читайтеоб уплате НДФЛ с командировочных расходов.
Все вышеперечисленные издержки обязательно должны быть подтверждены первичными документами (ст. 252 НК РФ). Но зачастую складывается ситуация, когда работник арендовал квартиру или комнату у физлица и документов на оплату жилья нет.
Суточные при командировке за границу выплачиваются, если место деятельности, расположенное за границей, находится не менее чем в 50 километрах от границы населенного пункта, в котором находится место работы.
Работодатель может снизить размер суточных до 70 процентов, если командированному лицу предоставляется бесплатное питание во время пребывания в месте командировки.
Суточные выплачиваются за день выезда за границу, если транспортное средство выезжает за границу не позднее 21.00. Суточные выплачиваются в день прибытия из зарубежной командировки, если автомобиль прибывает после 3.00.
Это означает, что зарубежная командировка входит в новый календарный день не менее, чем на 3 часа.
Работник может одновременно быть командированным и находиться в командировке.
