36) Отметки на документе, их значение и оформление.
Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.
Служебными считаются отметки:
о поступлении документа в организацию;
резолюция;
о контроле;
об исполнителе;
об исполнении документа и направлении его в дело;
о наличии приложения;
о заверении копии;
идентификатор электронной копии документа.
1.Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в нижнем правом углу документа и содержит: наименование организации-получателя, очередной порядковый номер и дату поступления (при необходимости – часы и минуты).
2.Резолюция.Резолюция ДОКУМЕНТА – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно Резолюция должна включать: фамилию, инициалы исполнителя, задание, срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции. Резолюция пишется от руки в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, она может быть поставлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.
3.Отметка об исполнителе содержит: инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Ее располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
4.Отметка о контроле проставляется справа на верхнем поле первого листа с помощью штемпеля “Контроль” или буквы “К”.
5.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные:
ссылку на дату и номер документа о его исполнении или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении;
запись “В дело”, номер дела, в котором будет храниться документ. Она подписывается и датируется исполнителем документа либо руководителем соответствующего структурного подразделения.
6.Отметка о наличии приложения вносится после текста документа перед подписью. Оформляется без абзаца и отделяется от основного текста документа 3 межстрочными интервалами.
7.Отметка о заверении копии проставляется на копиях документов и выписках из документов.
8.Идентификатор электронной копии документа является отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Резолюция-это решение должностного лица по вопросу исполнения документа, выраженное в письменной форме или указание по исполнению документа.
ЗНАЧЕНИЕ
Резолюция закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения.
ТРЕБОВАНИЯ
В резолюции желательно указывать: фамилию исполнителя(ей), содержание поручения, срок исполнения, срок исполнения, дата, личная подпись руководителя.
Если решение вопроса поручено нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное первым, принято считать ответственным за работу всех остальных
Если документ имеет типовой срок исполнения, то в резолюции срок можно не указывать
Указанный в резолюции индивидуальный срок исполнения не может содержать типовой срок
Р. обязательно переносится в регистрационную форму при регистрации документа и является основанием взятия документа на контроль
Дата, указанная в Р., становится сроком исполнения документов
Может быть написана руководителем от руки на свободном поле документа
Допускается оформление Р. на отдельном листе формата А6 или А7 (способ применяется в органах власти)
