Приказ об изменении штатного расписания необходимо издать на предприятии, если требуется внести корректировки в структуру, состав или численность штата, размер заработной платы, наименование подразделений, должностей или исправить допущенные ошибки. Есть случаи, когда об изменениях в штатке необходимо уведомлять работника за 2 месяца.
Навигация
Штатное расписание (или ШР) составляют по форме Т-3, дополнительно разрешено использовать форму, разработанную самостоятельно, утвердив ее в локальных документах компании. Но как бы оно ни было составлено, его утверждают приказом руководителя.
В приказе укажите количество штатных единиц и месячный фонд заработной платы
Штатку невозможно утвердить раз и навсегда, ее в процессе деятельности приходится менять. Чтобы внести изменения в этот документ, аналогично необходимо издать приказ по предприятию.
Подробнее: как составить приказ об утверждении штатного расписания
Закон не установил, как часто допускается корректировать штатное расписание. Об этом сказано и в письме Роструда № 428-6-1 от 22.03.2012. Все сведения в штатке необходимо всегда приводить в соответствие с другими трудовыми документами. В связи с этим, если меняются оклады или названия должностей, требуется вносить изменения в документ.
Штатку утверждают на определенный срок, обычно на 1 год. Если в компании происходят срочные кадровые перестановки, сокращения штата и т. д., то вносят изменения в любой момент, не дожидаясь окончания срока действия документа.
Получается, что менять документ допустимо неограниченное количество раз. Закон частоту корректировок не определяет. Это решает руководство компании с учетом перемен в структуре, численности штата, заработной плате и др.
Внося изменение в штатку, руководитель контролирует структуру предприятия, численность штата и его материальное обеспечение. Распорядительный акт о внесении поправок работодатель вправе издать при необходимости в любой момент деятельности. Среди основных причин:
Поправки в ШР делаются двумя способами:
Рекомендуется учитывать, что сроки от издания распоряжения до его вступления в силу варьируются в зависимости от вносимых поправок. Эти сроки определены Трудовым кодексом РФ. Если в результате меняются условия труда по инициативе работодателя, сотрудника уведомляют за 2 месяца (ч. 2 ст. 74 ТК РФ). С учетом необходимости соблюдения этого срока принимается, например, приказ об изменении штатного расписания из-за введения новых должностей или увеличения оклада.
Вот пример распоряжения о поправках в ШР в связи с установлением нового оклада:
Обязательно укажите дату вступления в действие изменений с учетом срока уведомления сотрудников
Образец допускается разработать самостоятельно, используя примеры бланков, унифицированной формы этого документа нет.
Решение о внесении изменений принимает руководитель, и оно обязательно оформляется специальным распоряжением. Непосредственно составлением документа занимается специалист, на которого возложена ответственность за ведение этого документа. Обычно эти обязанности прописаны в должностной инструкции или трудовом договоре работника. Обычно подготовка приказа возлагается на специалиста по кадрам. Окончательное заверение распорядительного акта осуществляет руководитель компании.
Подобнее:
Работодатель самостоятельно принимает решение о том, каким способом корректировать ШР.
Вот порядок, как внести изменения в штатное расписание при введении новой должности:
ШР начинает действовать в новой редакции с учетом изменений.
После того как руководитель решил внести поправки, он дает распоряжение уполномоченному лицу подготовить необходимый документ. Локальные акты, связанные с ШР, являются общими по организации. Чтобы выделить их из числа других, допустимо назначение им специального индекса, например, «ШР». Хранить такие документы желательно в отдельной подшивке для ограничения доступа к персональной информации работников (в них содержится информация о размере окладов). Срок хранения, по п. 40 перечня, утвержденного Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019, составляет не менее 10 лет, в государственных и муниципальных организациях они хранятся постоянно в собственном архиве, а затем передаются в государственный.
Держать в ШР резервные места нежелательно. Если человек уволился, а кандидата на его место пока нет или руководитель считает нецелесообразным брать на работу такого специалиста, должность предпочтительнее временно исключить из ШР. Тем более, что вернуть ее никакого труда не составит.
Унифицированной формы такого распоряжения не существует, поэтому этот локальный акт всегда составляется работодателем в произвольной форме. Требования к его содержанию все же есть.
Подробнее: все, что нужно знать о штатном расписании
Перед подготовкой документа необходимо ориентироваться на стандартные правила, как изменения в штатное расписание вносятся при помощи распорядительного акта. Он всегда печатается на фирменном бланке организации. В нем указывается полное название фирмы и наименование самого документа. К оформлению предъявляются следующие требования:
При подготовке документа необходимо учитывать, как указывать даты введения поправок и знакомить с ними сотрудников. В ряде случаев распорядительные акты издают заранее, а поправки вступают в силу позже. Как мы указывали выше, это происходит, когда, по требованиям ТК РФ, необходимо известить работников о новых условиях трудового договора за два месяца. Так, это актуально для приказа о введении в штат новой единицы, сокращении штата, увеличении или уменьшении окладов для действующих занятых должностей.
Но в иных случаях (например, если должности вакантны) работодатель не обязан заранее знакомить работников с новыми правилами. И они вступают в силу сразу.
Рассмотрим образец распорядительного акта, изданного в связи с исключением должностей из штатки. Должности не заняты, поэтому новые условия вступают в силу на следующий рабочий день после подписания локального акта. Знакомить с документом никого не требуется (за исключением профильных подразделений).
Указывают конкретные названия должностей и их количество, которые надо исключить
Подробнее: как оформить сокращение должности в штатном расписании
А это пример приказа о внесении изменений в штатное расписание при добавлении должности (с учетом уведомления сотрудников за 2 месяца):
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
Приказ
г. Москва
15.01.2025
№ 4шр
«О внесении изменений в штатное расписание»
В целях совершенствования организационной структуры и внедрения новых услуг
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Внести в штатное расписание, утвержденное приказом от 31.12.2024 № 1шр, с 16.03.2025 следующие изменения:
1.1. Ввести структурное подразделение «Отдел делопроизводства» со следующим составом штата:
2. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров П.П. Пэпэтэшина.
Генеральный директор /Петров/ П.П. Петров
Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236
Закон РФ от 19.04.1991 N 1032-1
Статья 74 ТК РФ. Изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда
