Образец приказа о предоставлении отчета о проделанной работе

Еженедельный отчет сотрудника о проделанной работе — это документ, позволяющий оценить его продуктивность. Такая бумага совершенно необходима при внедрении и использовании KPI и других систем мотивации «за результат». Незаменима она и для контроля работников на удаленке.

Скачать образец ежедневного отчета о проделанной работе в excel

Скачать образец, как написать отчет о проделанной работе для разъездного сотрудника

Скачать образец отчета о проделанной работе за неделю удаленного сотрудника

Скачать образец отчета о проделанной работе за месяц для отдела продаж

Скачать образец отчета о проделанной работе за день в командировке

Зачем и кому нужны отчеты о проделанной работе

Каждому руководителю хочется знать, не напрасно ли он тратит деньги на найм и оплату труда персонала, приносит ли конкретный сотрудник пользу общему делу или только потребляет ресурсы. Сложность в том, что определить это не всегда просто, особенно когда речь идет о вспомогательных подразделениях, которые не участвуют непосредственно в получении прибыли. Если производительность рабочего на конвейере подсчитать легко, то как оценить эффективность бухгалтера или специалиста по охране труда? Оставлять их совсем без контроля нерационально, не замеченные вовремя промахи дорого обходятся компании. Да и разгребать потом «снежный ком» нерешенных проблем никому не понравится.

Немало управленцев предпочитают по старинке организовывать планерки, совещания или «вызов на ковер» конкретного сотрудника (или нескольких) с целью узнать, как они справляются со своими обязанностями. Это отнимает много времени и нервов как у руководителя, так и у его подчиненных, да и проверить достоверность полученной информации иногда не получается. Кроме того, устроить личную встречу не всегда есть возможность, если человек находится в командировке или переведен на удаленку.

Гораздо удобнее использовать такой инструмент, как отчет о проделанной работе, позволяющий за короткое время ознакомиться с результатами деятельности и оценить продуктивность исполнителя.

Использование такой отчетности оправданно в следующих ситуациях:

• внедряется или используется система KPI (ключевых показателей эффективности) или аналогичные. По сути матрица KPI и представляет собой срез информации о выполнении показателей, характеризующих деятельность;
• существуют премии «по итогам»;
• сотрудник находится в командировке или имеет разъездной характер деятельности;
• в компании трудятся так называемые удаленные сотрудники. При установлении дистанционного режима обязателен учет рабочего времени. Но потраченное время не всегда равно полученному результату, поэтому без сбора данных о выполнении поставленных задач не обойтись.

Как составить отчет о работе

Единый образец отчета о выполненной работе не установлен. Но это не значит, что составлять его можно как угодно. Неправильно поданный отчет оставит негативное мнение о степени загруженности и эффективности исполнителя. Приведем пример такой «неправильной» бумаги.

Генеральному директору

ООО «Clubtk.ru»

Воронову А. В.

Отчет о проделанной работе

В период с 12 по 16 октября 2020 г. отделом кадров проделана следующая работа:

1. Подписаны трудовые договоры.
2. Произведены увольнения.
3. Подписаны дополнительные соглашения о защите персональных данных.

Начальник отдела кадров Иванов Иванов И. И.

На основании такого документа получится сделать вывод разве что о том, что сотрудникам отдела кадров нечем заняться.

Как же составить правильный документ? Руководствоваться стоит следующими принципами:

• краткость. Эпопею на 30 листах читать никому не хочется, и есть вероятность, что добравшись до конца, руководитель попросту забудет, о чем шла речь в начале;
• конкретность. Общие фразы — главный враг при составлении отчетного документа. Руководителя интересует результат, а не мастерство сотрудника в эпистолярном жанре;
• наглядность. Результат — главная часть. Если есть цифры — отлично, показываем их. Очень украшают документ диаграммы, графики или сравнительные таблицы. Если же оцифровать достижение невозможно, наиболее выигрышным представляется подход «от проблемы к решению». Он состоит из нескольких этапов:
  • обозначается проблема (задача);
  • описывается, какие шаги предприняты для решения (достижения цели), что получилось, что — нет и по каким причинам.

Отражают следующие сведения:

• Ф.И.О. работника;
• период, за который отчитываются;
• какие задачи поставлены;
• что из них выполнено;
• что из них не выполнено и почему;
• как оптимизировать деятельность;
• планы на будущий период.

Исходя из этого, примерный образец формы отчета о проделанной работе следующий:

Отчет по итогам деятельности

__________________________________________________________________

(Ф.И.О. сотрудника или наименование подразделения)

Периодс _______________ по____________Поставленные задачи:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Выполнено:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Не выполнено:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Причины невыполнения:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Планы на следующий период:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Предложения по оптимизации:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

________________ _______________________ ____________________

(дата) ( подпись ответственного сотрудника) (расшифровка)

Иногда целесообразно приложить документы: проекты соглашений, договоров, контрактов, подписанные экземпляры, финансовые бумаги, если отчитываются не только о деятельности, но и о расходах.

Вот хороший пример отчета о проделанной работе за месяц отдела кадров.

Форма и периодичность сдачи устанавливаются локальными нормативными актами организации или прописываются в трудовом договоре сотрудника. Встречаются такие варианты:

• ежедневные. Чаще всего используются в командировках и при разъездной работе;
• еженедельные. Удобны при удаленной работе, когда нет необходимости оценивать ежедневные результаты;
• ежемесячные. Употребляются при использовании систем оплаты и мотивации «за результат»;
• ежеквартальные;
• ежегодные. Используются в основном в целях финансового анализа и планирования затрат на персонал, его обучение, мотивацию и пр.

На практике сейчас чаще предоставляют отчет в excel, в виде выгрузки из CRM или других электронных документов. Но кое-где используются и бумажные экземпляры. Сколько хранить такие документы? Законодательством сроки не установлены, т. к. предоставление таких бумаг не обязательно. Организация вправе сама установить удобный период, исходя из специфики своей деятельности (обычно 1-3 года). Но это не касается отчетов, непосредственно на основании которых начисляется заработная плата или производятся другие финансовые операции. Их хранят длительно.

Можно ли не предоставлять такой отчет

По законодательству, оформление отчета о проделанной практической работе сотрудниками не обязательно. Но такое требование устанавливается локальными нормативными актами организации или в трудовом договоре. Так, подобные требования практически всегда включают в ТД, заключаемые с дистанционными работниками. Кому предоставлять отчет, зависит от организационный структуры компании. Обычно руководитель собирает данные с подчиненных работников и отчитывается вышестоящему руководству. Но существуют и другие схемы.

Дисциплинарное наказание за несдачу отчета ждет сотрудника, только если такая обязанность зафиксирована его должностной инструкцией или другими документами, с которыми он должным образом ознакомлен. В других случаях наказать за непредоставление данных нельзя.

Нормативная база

Информация Роструда о недопустимости нарушения трудовых прав работников на удаленке