Возможно, протокол будет подписан спустя несколько дней с момента завершения совещания.
Важный нюанс: если дата имеет одну цифру (например, 4 февраля), ставьте перед ней цифру 0. Это поможет избежать случаев трансформации 4 февраля в 14 или 24.
Немаловажно обозначить место составления протокола (населенный пункт). Особенно это пригодится, если его проблематично выявить по названию организации. Кроме того, это приобретает значимость, если совещание осуществляется в другом населенном пункте, отличном от расположения организации.
Переходим к заголовку текста. Он должен включать указание на вид осуществляемой совместно деятельности. Допустимы варианты: заседание, собрание, совещание. Указываем коллегиальный орган в родительном падеже. Пример: протокол собрания учредителей предприятия.
При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.
Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.
Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.
Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере.
Пример составления протокола производится на листе бумаги формата А4, допускается другой размер документа на фирменном бланке предприятия. Обычно фиксируется только один экземпляр протокола, копии которого выдаются причастным лицам.
Документ может составляться как вручную, так и в печатном виде.
Рекомендуется проводить оформление протокола по образцу с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003. В этом документе указывается, что «шапка» должна содержать обязательно полное наименование предприятия, организационно-правовую форму.
Если у организации есть официальное сокращенное название, то допускается его использование. Далее прописывается вид (название) документа, в данном случае: «Протокол».
Второй этап предполагает реализацию ранее намеченного хода проведения совещания, заслушивание докладов и обсуждение текущих и стратегических вопросов.
Если во время такого делового общения необходимо решить, что и кому делать из сотрудников, то можно выделить третий этап – принятия решений. Как правило, решения определяет председатель, возглавляющий совещание, исходя из своих усмотрений или же путем обсуждения или коллективного голосования.
Имея перед собой четко прописанный план, любой руководитель может качественно и эффективно провести совещание, что позволит получить обратную реакцию от персонала и поставить перед ними правильные задачи.
Из практики успешных менеджеров можно сформировать следующий свод правил, на тему как необходимо подготовиться к совещанию:
Для начала определяется список участников. Следует четко понимать, кого приглашать на совещание и какую роль он будет на нем выполнять.
Часто случается, что приглашенные лица могут не разбираться в вопросе, и приглашены «на всякий случай», однако в этот момент они бы могли заниматься своими должностными обязанностями и не тратить время зря.
Важно подготовить повестку дня. Если совещание имеет плановый характер, то заблаговременно разрабатывается повестка дня, в которой указываются обсуждаемые вопросы, а также определяются основные докладчики.
Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей – их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно.
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса, фамилии выступающих и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога “О” (“Об”), печатается центровано размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала.
Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.
На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:
На собрании можно проводить фото- и видео фиксацию, но при условии, что все участники согласны.
Пример составления протокола производится на листе бумаги формата А4, допускается другой размер документа на фирменном бланке предприятия. Обычно фиксируется только один экземпляр протокола, копии которого выдаются причастным лицам.
Документ может составляться как вручную, так и в печатном виде.
Рекомендуется проводить оформление протокола по образцу с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003. В этом документе указывается, что «шапка» должна содержать обязательно полное наименование предприятия, организационно-правовую форму.
Если у организации есть официальное сокращенное название, то допускается его использование. Далее прописывается вид (название) документа, в данном случае: «Протокол».
Протокол совещания: пример, правила ведения и оформление
Протокол совещания занимает особое место в документации предприятия. Он вмещает в себя детальную информацию о процессе обсуждения значимых вопросов, а также предложение путей их решения.
Протокол – неизменный спутник не только совещаний, но собраний и конференций.
Давайте разберем, что такое протокол совещания. Как вести этот документ – тоже немаловажный вопрос.
Протоколу совещания свойственны следующие черты распорядительного документа: наличие решений, которые подлежат исполнению в обязательном порядке.
В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.
Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.
Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.
Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.
Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты.
Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Номер протокола обозначается арабскими цифрами, а также может включать буквенные индексы и печатается с реквизитом “дата протокола” на одном уровне.
Текст отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
В Министерстве протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются: инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и при необходимости, лиц, приглашенных на совещание (заседание).
