Письмо о необходимости оснащения

В этом случае пишется докладная записка на имя непосредственного руководителя.

Однако на практике для снижения количества документов и ускорения процесса работнику достаточно сообщить о необходимости приобрести оборудование устно.

Правила составления записки

Поскольку служебная записка о приобретении оборудования является первичным бухгалтерским документом – обоснованием произведенных расходов, к ее содержанию предъявляются более строгие требования, чем к «обычной» записке.

Так, потребуется указать:

1. какое оборудование требуется (наименование, марка, модель);
2. в какое подразделение;
3. сколько единиц оборудования требуется;
4. почему необходимо приобрести оборудование и, в некоторых случаях, обоснование выбора именно такой марки и модели.

При помощи служебной записки начальство информируют о необходимости закупки и ее обосновывают. Служебную обычно пишет уполномоченный работник по хозяйственной части, отвечающий за административно-хозяйственное обеспечение организации.

Адресуется она директору (главе организации).

Написать служебную может, по сути, любой заинтересованный работник (законом это не возбраняется). Например, сотрудник, который работает на данном оборудовании либо отвечает за него.

Поводом для написания может быть неисправность оборудования, причину которой работник не смог сам определить (не смог запустить станок, иное).

Директор в рабочем порядке рассматривает служебную записку на покупку оборудования, затем принимает решение. Если он посчитает доводы составителя записки обоснованными, то примет положительное решение.

Основное различие их связывается с предметом закупки. Если им является конкретное оборудование, то в записке указывают, для кого (какого подразделения) планируется закупка оборудования.
Помимо этого, тут же нередко описывают его свойства, характеристики, поясняют, в каком состоянии находится имеющаяся техника.

Образец записки с условными данными

Допустим, в отделе снабжения ООО «Торг» всего один устаревший компьютер. В отдел приняли на работу двух человек, а для работы одного компьютера на всех не хватает.

Чтобы купить еще 2 компьютера, начальник отдела снабжения пишет служебную на имя директора компании следующего содержания:

Итоги

Когда оборудование изнашивается, устаревает либо его не хватает, ответственное заинтересованное лицо пишет служебную для приобретения нового.

Файлы в .DOC:Бланк служебной записки о приобретении оборудованияОбразец служебной записки о приобретении оборудования

Необходимость в составлении записки

Под оборудованием понимаются разнообразные средства технологического оснащения, на которых производятся работы или размещаются материалы: станки, приборы, офисная техника, торговые стенды, холодильники и так далее.

Приобретение оборудования может производиться как плановом порядке (на средства, заложенные в бюджете организации на текущий год), так и в экстренном порядке по различным причинам, например, при выходе оборудования из строя.

Приобретение оборудования, как и любая другая сделка, проведенная организацией, вне зависимости от плановости или экстренности, должна быть зафиксирована в бухгалтерских и финансовых документах.

В случае наличия, также можно приложить документальное доказательство подобной потребности.

Текст бумаги должен быть лаконичным и четким, не должен содержать в себе ошибки и лирические отступления. Форма речи должна быть деловой, не содержать длинных предложений, а также несвойственных деловому стилю оборотов.

Нюансы оформления служебной записки на покупку товаров

Служебные записки на закупку различных товаров и материалов для предриятия могут отличаться в зависимости от предметов запроса, касаясь:

1. Покупки спецодежды.
   В данном случае требуется обозначить конкретное количество элементов одежды для приобретения, а также привести достаточные аргументы, которые бы оправдывали необходимость закупки.
2. Приобретение мебели.

Так, кадровый отдел должен иметь образцы документов и предоставлять их в случае, если сотруднику требуется донести информацию до коллеги или начальника. Одной из таких бумаг стала служебная записка о замене вышедших из строя или устаревших основных средств.

Работникам и нанимателям следует знать, как написать служебную записку на приобретение оборудования.

Назначение служебной записки в компании

Под служебной запиской понимается специализированный документ, служащий средством внутренних деловых переписок между представителями одной или внешних – между несколькими компаниями.

Основной задачей служебной записки является донесение информации от одного сотрудника другому. Так, члены коллектива вправе оформлять служебные записки в условиях, когда им что-либо требуется.

Копию результатов инвентаризации прилагаю.

С уважением,

Владимиров А.Д.Владимиров А.Д.

14.02.2019г.

Пример 2.

Руководителю ООО «Точка безубыточности»

Кацу Юрию Эдуардовичу

от начальника производственного подразделения

Светлакова Федора Валентиновича

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 12

о приобретении оборудования

Прошу Вас закупить новый токарный станок в количестве 1 шт. для производственного подразделения ООО «Точка безубыточности».

Служебная записка при необходимости согласовывается с экономическим отделом, который дополнительно указывает, заложены ли средства на оборудование в бюджете организации или нет.

Записка передается руководителю через канцелярию или напрямую.

Руководитель организации, изучив записку, принимает решение о покупке оборудования.

Записка с резолюцией передается в подразделение, занимающееся материально-техническим обеспечением, которое приобретает оборудование.

Статья 22 ТК РФ оговаривает обязанность работодателя обеспечить сотрудников оборудованием, техникой и всем необходимым для выполнения работы.

Поэтому инициировать покупку оборудования может не только руководитель подразделения, но и любой работник, обнаруживший поломку или считающий, что оборудование необходимо.

если запрос на приобретение какого-либо оборудования носит массовый характер, то перечень требуемых атрибутов уместно приводить в табличном виде;

в таблице должны содержаться не только названия всех запрашиваемых материалов, но также и единица измерения, а также объем требуемой поставки;

в случае, когда подобная практика актуальна для конкретного предприятия, в таблице также необходимо указывать дополнительные сведения, например, артикул;

помимо прочего, обязательными реквизитами являются ФИО и должности начальника подразделения и составителя.

В основном тексте служебной записки также уместно обозначить и обосновать необходимость приобретения нового оборудования или материалов.

Тогда могут издать приказ для выделения средств на закупку либо на безналичную оплату оборудования.

Как составить записку на закупку товаров

Обязательного (рекомендованного) типового шаблона для такого документа нет. Текст записки составляют сами либо по шаблону, применяемому в организации.

По закону составлять служебную и регистрировать ее вовсе не обязательно. Но многие организации активно используют служебные в работе и регистрируют их в журналах учета.

Строгих требований к форме и содержанию записки тоже нет.

Ее можно написать от руки на листе А4 либо напечатать на ПК. Но, несмотря на это, составлять ее нужно по правилам оформления стандартного документа.

Поэтому служебная должна (может) включать:

• реквизиты документа – название, дату и место составления, номер по порядку (если нумерация предусмотрена в организации);
• сведения об адресате – Ф. И.

В данном регистре также возможно отметить срочный характер записки, что повысит вероятность оперативного разрешения проблемы.

Форма записок и журнала законодательством не регламентируется. Поэтому на практике наниматели нередко закрепляют особенности и нюансы составления рассматриваемой документации в локальных нормативах.

Если же местные акты не содержат информации о заполнении данных бумаг, субъект должен опираться на общие правила составления официальных документов.

Служебная записка может составляться как от руки, так и в печатном виде.