Письмо-запрос – особая форма делового послания, которое составляется в тех случаях, когда одна заинтересованная сторона желает получить от второй стороны какую-либо информацию. Составляться запрос может по самым разным поводам, с целью получения:
Письма-запросы могут являться началом долгого плодотворного сотрудничества, а также, в случае уже налаженных деловых связей хорошим методом воздействия на партнеров при их слишком медленной или недостаточно эффективной работе.
ФАЙЛЫСкачать пустой бланк письма-запроса .docСкачать образец письма-запроса .doc
Письмо-запрос несколько похоже на письмо-просьбу, но их основное различие в том, что запрос имеет более официальный и строгий характер и может касаться только тех аспектов, которые имеют прямое отношение к функциональной деятельности фирмы.
Письмо должно быть написано от лица организации, при этом автором послания может выступать любой сотрудник компании, являющийся специалистом именно в той области, по которой направляется запрос. Главное условие: он обязан действовать исключительно в интересах работодателя.
Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством. Это поможет избежать дальнейших споров, конфликтов и недоразумений.
Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня. В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя.
Письмо-запрос может быть адресовано какому-то конкретному человеку, например директору компании-партнера, менеджеру какого-либо подразделения, специалисту в какой-либо отрасли и т.д. В этом случае при обращении нужно использовать эпитет «Уважаемый» и имя-отчество сотрудника. Такая форма обращения значительно повышает шансы на то, что запрос будет рассмотрен в ближайшее время и также оперативно на него будет составлен ответ (причем от имени человека, которому адресовалось послание).
Запрос может быть предназначен и для группы лиц без точного указания работника (например, «в юридический отдел», «в отдел бухгалтерии» и т.п.).
В этом случае ответ на запрос может быть составлен от лица любого сотрудника подразделения, в которое пришло письмо.
Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции. Поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.
Отметим, если в письме содержатся сведения о третьих лицах, то к документу необходимо приложить согласие на предоставление этих сведений на основании ст. 88 ТК РФ.
Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы. При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.
А чтобы не допустить ошибку, можно опереться на положения ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. В нем утверждены требования к официальным документам. В частности, соблюдение конфиденциальности, полноты и достоверности данных.
Письмо можно написать как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Параметры фирменного бланка утверждены в п. 48 ГОСТ Р 7.0.8-2013. И в соответствии с его положениями он содержит основные реквизиты: ИНН, КПП, полное название предприятия, адреса, контакты и т.д. Поэтому фирменный шаблон предпочтительнее, поскольку отправителю не нужно вручную набивать реквизиты отправителя, да и само послание выглядит солиднее.
Если же не получается использовать фирменный шаблон, то нужно от руки написать в верхнем левом углу необходимые реквизиты. В правом обычно в дательном падеже пишут данные получателя: название организации, Ф.И.О., должность. А после главного блока ─ в конце ─ можно заранее поблагодарить человека за ответ.
Оформить его можно в двух видах:
Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата.
Письмо-запрос подразумевает то, что на него должен быть ответ. Правила хорошего тона и деловой этики требуют от получателя отвечать на подобного рода послания строго по сути запроса, однако это не гарантирует того, что данная норма будет выполнена, поскольку закон никоим образом не регламентирует деловую переписку.
При этом проситель вправе указать временной промежуток, в течение которого ждет ответ. А если другая сторона не уложиться в этот период, то она должна предупредить о сложившейся ситуации, попросив продлить срок. Но обычно письм-ответ приходит в течение 7 дней.
С помощью такого документа проситель вправе получить разнообразные сведения. Например, в госорганах можно запросить данные из ЕГРЮЛ, о лицах, дисквалифицированных в соответствии с решением суда, информацию о собственниках недвижимости и т.д. У контрагентов организация вправе уточнить прайс, ассортимент, технические документы на товары и т.д.
Как и другую исходящую документацию, запрос на получение сведений пишут на официальном бланке или же с обязательным указанием всех реквизитов отправителя. Текст формируется по такой схеме:
Скачать пример письма-запроса о предоставлении информации .doc
ООО «Преодоление» Россия, г. Владивосток, ул. Адмирала Фокина, 46 Тел. (423) 777-38-90, факс (3423) 777-38-91 Генеральному директору ООО «Настурция» А.Р. Леонтовичу
25.10.2016 года, исх. № 78
Об ассортименте и ценах на расходные материалы
Уважаемая Анна Ростиславовна!
Благодарим Вас за коммерческое предложение от Вашей фирмы, полученное нами 20 мая 2016 года (входящий № 78) .
Мы заинтересованы в приобретении расходных материалов, предоставляемых ООО «Настурция», в связи с чем нам необходима более подробная информация о ценах и ассортименте.
Просим выслать подробный прайс-лист на продукцию. Надеемся на плодотворное сотрудничество.
С уважением, генеральный директор ООО «Преодоление» /Холодов/ Б.В. Холодов
Официальный документ требует указания реквизитов или отправления на фирменном бланке. Структура письма, запрашивающего документы, немногим отличается от других писем-запросов:
Скачать пример письма-запроса о предоставлении документов .doc
ООО «Персефона» г. Солнечногорск Московской области, ул.Почтовая, 19 Тел. (49626) 722-34-18, факс (49626) 722-34-20 ИНН 2192847361, КПП 50010007 Директору АКБ «Финресурс» А.П. Реутову
10.02.2016 года, исх. № 12
Запрос на предоставление копий документов
Уважаемый Анатолий Петрович!
Для восстановления безнадежно испорченной вследствие затопления офиса документации просим Вас в ближайшее время направить нам копии находящихся у Вас расчетных документов о поступлениях и списаниях финансовых средств, а также банковских выписок по счету ООО «Персефона» за 2016 год. Напоминаем номер расчетного счета нашей организации: 40195637000057395001.
Главный бухгалтер ООО «Персефона» /Клубниченко/ Р.В. Клубниченко
Составляется бухгалтером, если ему необходима трактовка какого-либо положения Налогового Кодекса РФ или определенная информация, которой владеют налоговые органы. Письменное обращение предусматривает обязательное изложение сведений об отправителе – организации или физлице. Для конкретного человека это будет Ф.И.О. и полный адрес, а для юрлица нужно указать:
Желательно использование фирменного бланка.
Скачать пример письма-запроса в налоговую .doc
ООО «Затура» г. Москва, 123678, ул. Свободы, 51, оф. 16 Тел. (495) 222-67-10, факс (495) 222-67-11 ИНН 6173849076 В инспекцию Федеральной налоговой службы РФ №1 по г. Москве
Исх. № 157 от 4 мая 2017 года
Запрос о счетах должника
По причине того, что по исполнительному листу АС № 000143567 от 03.05.2017 ООО «Затура» признается взыскателем, согласно ч. 8 и 9 ст. 69 ФЗ № 229 от 02 октября 2007 года «об исполнительном производстве» просим предоставить информацию о должнике, указанном в данном исполнительном листе. Требуются следующие данные:
К запросу прилагается копия исполнительного листа АС № 000143567.
Генеральный директор ООО «Затура» /Овчаренко/ Л.И.Овчаренко
Письма в банк помогают в решении многих спорных вопросов и прояснении необходимой информации. Обязательные к соблюдению формальности:
На официальных сайтах некоторых банков есть раздел «Обратная связь». Этой функцией может воспользоваться не только физлицо, но и организация. Однако данные, полученные таким образом, не являются юридически значимыми. Поэтому такой способ больше предназначен для получения консультативной информации.
Скачать пример письма-запроса в банк .doc
В АКБ «Мосбанк» 123790 г. Москва, ул. Высокая, 78 от Линчевского Дмитрия Яковлевича, проживающего по адресу: 123908, г.Москва, ул.Октябрьская, д. 90, кв. 213, тел. 222-66-88 e-mail: [email protected]
О реструктуризации задолженности
12.03.15 г. между мною, Д.Я.Линчевским, и АКБ «Мосбанк» был заключен Договор по кредиту №5609/13 от 12.03.15 г. на следующих условиях: сумма кредита: 500 000 руб., на срок 2 года (дата окончательного возвращения кредита 12.03.2017 года), процентная ставка 17%, целевое использование – покупка автомобиля.
Согласно пункту 5.6 Договора возможно изменение размера ставки по процентам или срока выплаты кредита как по соглашению сторон, так и в одностороннем внесудебном порядке.
С 10.05.2016 года произошло ухудшение моего финансового состояния. Это связано с моим серьезным заболеванием, что подтверждается листком временной нетрудоспособности № АО 1507285.
В течение действия данного Договора я своевременно осуществлял выплату Банку по всем обязательствам, включая сумму кредита, процентов и комиссии. На дату сегодняшнего обращения просроченной задолженности у меня нет.
Принимая во внимание вышеизложенное, прошу реструктуризировать мою задолженность по данномуДоговору: понизить процентную ставку до 15 % годовых или продлить сумму долга на срок 1 год.
О результатах рассмотрения заявления прошу оповестить меня в письменном виде и по электронной почте по адресам, указанным выше.
15.01.2017 г. /Линчевский/ Д. Я. Линчевский
Такой запрос направляется, чтобы определить, имеется ли задолженность или переплата по определенным платежам. Направляется на имя руководителя соответствующей организации, составляется на фирменном бланке в общем порядке делопроизводства.
Скачать пример письма-запроса акта сверки .doc
ООО «Млечный путь» 116890, г. Москва, ул. Забелина, 18, офис 2 ИНН 098543905 Тел. (495) 733-78-18, факс (495) 733-78-19 Начальнику Департамента Росприроднадзора по Восточному федеральному округу Станкевичу Артему Викторовичу
13.05.2017 г., исх. № 156/59
Запрос на предоставление акта сверки
Прошу предоставить акт сверки расчетов платы за негативное воздействие на окружающую среду.
К запросу прилагаются следующие документы (см. перечень).
Генеральный директор ООО «Млечный путь» /Константинов/ О.К.Константинов
В таком запросе обязательно должны быть подробные сведения о заявителе с обоснованием его права на подтверждение необходимой информации. Запрос следует формулировать корректно и недвусмысленно. Обязательно указывать адрес для предоставления ответа (почтовый и/или электронный).
Скачать пример письма-запроса подтверждения информации .doc
ОАО «Инвест-профи» 167890, г. Москва, ул. Заводская, 89, оф.1 ИНН 4536573895 Тел. (495) 700-54-13, факс (495) 700-54-12 В ООО «Иринарх» 167030, г. Москва, пер. Лялин, 14
15.05.2017 г., исх. № 15/1
О подтверждении занятия должности заместителя начальника отдела статистики
Просим подтвердить информацию о том, занимала ли Люстренко Людмила Александровна должность заместителя начальника отдела статистики в обществе с ограниченной ответственностью «Иринарх» с февраля 2016 года по март 2017 года.
Начальник отдела кадров ООО «Инвест-профи» /Ковальчук/ В.Л.Ковальчук
