Срок давности чеков для авансового отчета законодательством не установлен.
До внесения изменения в Указание 3210-У в августе 2017 года выдача нового подотчета допускалась только при полном погашении задолженности по ранее полученным суммам. Это приводило к тому, что в случае невозможности представления отчета (например, человек был в командировке) работнику приходилось тратить личные средства, с последующим возмещением. 19 августа 2017 года Указанием 4416-У данное требование было аннулировано.
Нередки ситуации, когда подотчетное лицо не отчиталось в срок и не не вернуло полученные деньги вовремя. В этой ситуации у компании есть один месяц после истечения даты возврата на удержание невозвращенного подотчетного аванса.
Итого следует выдать под отчет: 2 500 руб. + 2 100 руб. + 1 500 руб. = 6 100 руб.
Расчет может сделать завхоз, завскладом, подотчетное лицо либо иной сотрудник, составляющий заявку на закупку. Сумму к выдаче утверждает руководитель.
Если сотрудник совершает покупки в том населенном пункте, где находится офис, он может обратиться непосредственно к работодателю за получением дополнительных средств при их нехватке.
А вот когда расходы связаны с командировкой, необходимо сделать более точный расчет, чтобы нехватка денег не стала причиной неисполнения сотрудником служебных обязанностей.
Сюда включены расходы на проезд, проживание и суточные.
Издан приказ: Для выдачи денежных средств под отчет в бухгалтерии оформили расходный кассовый ордер унифицированной формы КО-2:
Когда подотчетная сумма выдается не наличными, а перечисляется на банковскую карту, формируется платежное поручение.
Пример 2
Сотруднику Кутузовой Л. А. перечислено под отчет 17 000 руб.
Подотчетные суммы могут быть выданы работникам компании, с которыми заключен трудовой договор, или физлицам, с которыми заключен договор ГПХ (п.
6.3 Указаний ЦБ N 3210-У).
Особенности выдачи подотчетных средств прописываются в локальном нормативном акте. К примеру, в «Положении о выдаче подотчетных денежных средств» можно указать:
Передавать деньги, выданные подотчетнику, другим сотрудникам компании не допускается — отчитаться за деньги должно то же лицо, которое их получило.
Самый популярный способ прежних лет — выдача наличных средств из кассы предприятия.
А при оформлении приходного кассового ордера 0310001 (при возврате неизрасходованных денег в кассу) квитанцию вносителю денег разрешено направить по электронной почте, без оформления в бумажном виде. На какой срок выдают деньги в подотчет, зависит от политики организации, это закрепляют в положении о выдаче подотчетных денег и в приказе.Подробнее: как оформить РКО на выдачу подотчетных сумм
Лицам, не погасившим предыдущие долги, разрешается новая выдача под отчет наличных денежных средств в 2024 году (равно как и безналичных денег).
Но руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этим правилом. Если есть объективная необходимость, допустимо выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам.
Оба документа составляют в свободной форме. В приказе или распоряжении укажите:
В заявлении указывают требуемую сумму и срок, на который выдают деньги, но с 2020 года это необязательно. Если планируется выдача под отчет на карту сотрудника с расчетного счета в 2024 году, перечислите в заявлении банковские реквизиты этой карты (письмо Минфина № 03-11-11/42288 от 25.08.2014).
Для этого оформлялись приказ руководителя и расходный кассовый ордер.
С распространением банковских карт этот способ утратил актуальность. Все чаще при выдаче подотчетных сумм применяется безналичный расчет.
Выбранный способ и порядок перечисления денег закрепите в локальном акте организации.
Есть несколько правил перечисления подотчетных средств на банковскую карту:
Законодательство не устанавливает ограничений в отношении сумм, которые можно выдать подотчетному лицу. Поэтому расчет следует произвести самостоятельно — денег должно быть достаточно для планируемых трат.
Не стоит выдавать меньше средств, чем нужно, или лишние.
Нехватка денег не позволит сотруднику выполнить задание, а излишек может привести к необходимости удержания подотчетных сумм из зарплаты.
Пример 4
Сотруднику поручено закупить моющие средства и инвентарь для уборки:
В противном случае налоговики не примут его, сомневаясь, что ваш работник пользовался транспортными услугами (письмо ФНС России № СД-3-3/3409@ от 11.04.2019).
Подотчетное лицо отчитывается обо всех расходах на деньги, выданные организацией. Получателю надо предоставить авансовый отчет в срок, который определил руководитель (пп.
6.3 п. 6 Указаний № 3210-У). Отчетность проверяют в бухгалтерии, после чего руководитель утверждает документ. Остаток средств возвращают в кассу.
Если остатки в кассу возвращают наличными, операцию оформляют приходным кассовым ордером. Запись о приходе вносят в кассовую книгу, а вносителю выдают квитанцию к ПКО (пп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У).
контролировать сроки предоставления подотчетными лицами отчетов и возврата неиспользованного остатка средств;
Вы спросите, что такое должностная инструкция (ДИ)? Это лишь свод внутренних правил фирмы по какой-то конкретной должности.
Казалось бы, нет ничего сложного — ее составить.
В статье расскажем:
Существует ряд документов, которые определяют порядок оформления операций с денежными средствами, включая выдачу средств в подотчет, их учет и контроль за использованием, а также последствия нецелевого расходования или неправомерного пользования подотчетными средствами:
