Будьте внимательны и ответственны при проведении инвентаризации, чтобы сохранить эффективность работы вашего предприятия.
Длительность процесса инвентаризации на складе может существенно влиять на эффективность работы и затраты компании. Однако существуют методы, которые позволят сократить время, затрачиваемое на проведение инвентаризации:
МетодОписаниеАвтоматизацияИспользование специализированного программного обеспечения для автоматического учета товаров на складе позволяет значительно сократить время проведения инвентаризации. Автоматизация позволяет быстро и точно считать количество товаров, а также сверять данные с информацией в системе учета.Благоустройство складаОптимальное размещение товаров на складе и удобный доступ к ним также способствуют сокращению времени проведения инвентаризации.
Если материально ответственное лицо увольняется – теряются данные.Если перемещения товаров не фиксировались, то возможно возникновение недостач или фактов несоответствия данных.
Порядок проведения инвентаризации на складе
1. Подготовительный: необходим порядок на складе, свободный доступ к товарам.
2. Документальный: все действия должны оформляться. 3. Остановка всех процессов склада. 4. Кадровый: персонал склада отрывается от выполнения своих непосредственных обязанностей.
5.
Данные проверки сверяются с базой данных учета товаров на складе в учётной системе.1. Создается база данных склада номенклатуры и её количества.
2.
4.
При обнаружении виновника данные отражаются в других проводках.
После проведения процедур формируется протокол по работе комиссии, рассчитываются нестыковки в денежном эквиваленте. К основным причинам недостачи часто относят несоблюдение необходимых условий хранения, кражу и др.
Избытки могут возникать в результате невнимательной работы сотрудников предприятия, мошенничества с документами или программами учета.
Люди, виновные в нестыковке данных, являются материально ответственными. Они возмещают убытки, либо могут быть понижены в должности.
При крупной недостаче сотрудник, признанный виновным, может быть уволен по статье с передачей дела в правоохранительные органы.
Иногда инвентаризация может выявить пересортицу.
По итогам процедуры на счетах бухучета отражаются выявленные сведения о недостатках и излишках товаров на складе.
Обратите внимание! Согласно п. 4 ст. 11 закона № 402-ФЗ, выявленные в ходе инвентаризации расхождения регистрируются в бухучете в том отчетном периоде, в котором была проведена указанная проверка.
При инвентаризации товаров на складе:
ТМЦ, например, только товары с учетом по срокам годности.
Натуральная и документальная
При проведении натуральной инвентаризации на складе факт сверяется с информацией в документах. Этот вид процедуры часто практикуется на складах с широким товарным ассортиментом.
Сравнение фактического количества и качества продукции с указанными в документах проводится в присутствии ответственного лица. Выполняются пересчет, обмер, взвешивание, визуальный осмотр и другие мероприятия.
Документальная процедура требует сличения только бумаг бухучета.
Оперативно провести инвентаризацию товаров на складе поможет Android-оборудование и специализированное мобильное приложение Simple.Учет+.
Расчет и подготовка инвентаризационной комиссии. Назначение опытных и ответственных сотрудников для проведения инвентаризации поможет гарантировать точность результатов. Комиссия должна иметь доступ ко всем помещениям и документам, связанным с предметами учета.
3.
Планирование процесса. Инвентаризацию следует осуществлять в удобное время, когда количество складских операций минимально. Также важно разработать план проведения инвентаризации, определить последовательность работы и обеспечить наличие необходимого инвентаря для учета товаров.
4.
Точное фиксирование данных. Важно оцифровать полученные данные о каждом товаре, его количестве, состоянии и местонахождении. Для этого можно использовать специализированные программы или простые электронные таблицы.
5.
Но если недостача превышает естественную убыль*, то это решается через списание за счет виновного или продажу материально ответственному сотруднику.
*естественная убыль – материальные ценности, которые были утрачены в результате транспортировки или хранения. Общих норм величины естественной убыли не существует.
Излишки нужно оприходовать на момент проведения инвентаризации.
Обычно это происходит по рыночным ценам, но при необходимости их можно отредактировать.
Также инвентаризация помогает определить и другие важные “прорехи” складского учета в вашей компании:
Товары на других складах и ячейках – к этой группе относятся серийные товары, которые оказались не на своем месте.
Кладовщик, заведующий складом или завхоз не является членом комиссии, но обязательно присутствует при проверке.
В ходе инвентаризации могут возникнуть разные спорные ситуации. Самые распространенные и пути их решения:
Ситуация
Что делать
Товары, подотчетные одному и тому же материально-ответственному лицу, хранятся в изолированных друг от друга складских помещениях
Инвентаризацию проводят сначала в одном из помещений.
Затем его опечатывают и переходят к следующему. Таким образом выполняется проверка всей подотчетной продукции
Во время инвентаризации на склад поступили товары
Принимают продукцию. Создают отдельную опись товаров, поступивших во время инвентаризации. В нее вносят информацию из первичных документов.
Советуем попробовать инвентаризацию через товароучетную систему Skynum. Это поможет уменьшить количество ошибок из-за человеческого фактора и сделать всё быстро.Шаг 5.
Сравнение бухгалтерского учета с фактическими данными
После проведения инвентаризации нужно провести анализ по всем товарным позициям.
Если вы пользуетесь программой по автоматизации магазина по типу Skynum, то данный этап частично упрощается, ведь сличительная ведомость формируется автоматически, поэтому вам не нужно будет затрачивать время на сопоставление данных. В противном случае – вас ожидает длительная монотонная работа.
Есть три варианта развития событий:
1.
Информация соответствует друг другу – то есть, у вас нет никаких проблем, и ваши работники на «ура» справляются.
2. Излишки – то есть, товара фактически больше, чем должно быть.
3.
Чем чаще проводится инвентаризация, тем больше шансов избежать ошибки и легче выяснить все нюансы по товарам.
Каждая фирма самостоятельно определяет частоту и даты проведения инвентаризаций в зависимости от количества товара, его ценности и темпов продаж. Тем не менее существуют некоторые определенные случаи, когда проведение инвентаризации на складе или в магазине обязательно:
Мы советуем проводить разные виды инвентаризации на протяжении всего года.
Так вы сможете быть уверенными в вашем бизнесе.
