Путевые листы на перевозку грузов правила заполнения в 2025 году

Техническое состояние ТС обязан завизировать уполномоченный сотрудник (например, механик организации). Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты. Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей». При необходимости ставится отметка о медосмотре после рейса.Подробнее: как выглядит отметка медика в путевом листе

Иногда для заполнения путевок используется специальная программа. Она позволяет скрывать ненужные области документа, точно определять, сколько времени заняла дорога, поставить точное число на каждый документ.

Форма № 4-п для грузового транспорта с повременной зарплатой водителямФорма № 3-спец для специального транспорта (автокраны, цементовозы, мусоровозы, топливные цистерны, бетономешалки и т. п.)Форма № 4 для легкового таксиВ бланке есть поле для записей показаний таксометра.Форма № 6 — путевой лист автобусаБланк для осуществления рейсов автобусов на городских маршрутах. В нем есть графа о предрейсовом медицинском контроле состояния водителя.

Унифицированные путевые листы необходимо привести в соответствие с Приказом Минтранса № 390, скачивайте бланки прямо по ссылкам в таблице из соответствующих постановлений и вносите изменения самостоятельно.

В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи в ПЛ проверяют на соответствие показателей приборов в автомобиле, таким, как датчик топлива, одометр и т.
д.

Путевые листы на перевозку грузов правила заполнения в 2025 году

Изменения в путевые листы вносятся регулярно, и 2023 год не стал исключением.

В этой статье рассмотрим, что изменилось в оформлении путевых листов в 2023 году и в течение какого периода будут действовать эти изменения. А еще приведем несколько практических рекомендаций по организации работы в связи с новыми правилами оформления путевых листов.

Когда необходимо оформление путевых листов в 2023 году

Путевой лист (далее иногда будем использовать сокращение ПЛ) требуется, если выполняемая на автомобиле перевозка так или иначе связана с коммерческой деятельностью:

• перевозки (чаще всего по договору и за плату) грузов, багажа и людей с использованием транспортных средств (ТС);
• предоставление ТС в платную аренду с экипажем;
• если сотрудник пользуется личным авто, чтобы возить грузы и людей для нужд компании.

Указанные данные подтверждаются уполномоченными лицами.

Обращаем внимание, что организация может не иметь собственного медработника и(или) механика. В таком случае для организации медицинских осмотров и технического контроля либо оформляют работников по совместительству, либо передают эту работу на аутсорсинг.

Непосредственно перед выездом в путевом листе надо указать показания счетчика (только целые числа) и время их снятия.
Далее следует вписать данные о том, какое горючее выдано, в каком количестве (если выдача топлива предусмотрена). Все данные подтверждаются подписью самого работника.

У многих возникают вопросы, какие данные записывать в раздел «Задание водителю».
Если речь идет о легковом автомобиле, то в выписанном на него путевом листе пишут, в чье распоряжение передается ТС.

ФЗ № 259 от 08.11.2007):

• перевозки пассажиров, их багажа, иных грузов (потребуется путевой лист для каждого рейса);
• перевозки пассажиров или грузов для нужд организации — например, развозят рабочих с работы домой (тоже оформляют путевку для каждого рейса);
• учета расходов на поездки для налоговых целей (для подтверждения маршрута поездки и расходов на горючее).

С сентября 2023 года составлять путевки обязаны и самозанятые перевозчики такси, если они не оформились как ИП (пп. 5 п. 1 ст. 11 ФЗ № 580 от 29.12.2022).

Кто оформляет путевой лист на автомобиль

Путевку на автомобиль оформляет его собственник или владелец — компания/ИП, которые пользуются автотранспортом (грузовым, легковым, спецтехникой) для служебных целей. Если транспорт передали в аренду экипажу, то оформляет его арендодатель.

• обязателен путевой лист для ИП, как и для компании, вне зависимости от того, перевозит он людей, грузы для коммерческих целей или для собственных нужд;
• в качестве сведений о владельце ТС (компании или ИП) надо указывать не только ее название (для юрлица) или ФИО (для ИП), адрес и телефон, но и ОГРН (для организации) или ОГРНИП (для ИП);
• показания одометра придется фиксировать как при выезде, так и при заезде на парковку;
• журнал учета путевок с марта 2023 года разрешили не вести;
• необходимо проставлять отметку «Выпуск на линии разрешен» при контроле технического состояния ТС, указывать время выпуска ТС и его возвращения.

С учетом этих нюансов алгоритм, как правильно заполнять путевой лист, следующий:

Шаг 1.

Главное — чтобы основные реквизиты, перечисленные в действующем приказе Минтранса (с 01.03.2023 это N 390), были все на своих местах в каждом ПЛ.

И еще несколько важных нюансов:

• Показания одометра (в разделе сведений о ТС) нужно вносить в ПЛ, в том числе, когда оформлено несколько ПЛ на одно авто. Делать это нужно при приемке-сдаче автомобиля следующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя.
• Информация в сведениях о виде перевозки должна быть конкретная, точно описывающая данную перевозку.

  Общих фраз быть не должно. Основные формулировки мы привели в таблице далее. Если вышло так, что в одной поездке объединились несколько видов, то их нужно внести в соответствующую графу ПЛ все, через точку с запятой.

1. При оформлении путевого листа в отрывной талон к нему исполнитель (собственник ТС) переносит:
   • номер и дату ПЛ (если их продолжают указывать в самом ПЛ, так как с 01.03.2023 эти реквизиты необязательны);
   • наименование собственника (владельца) ТС;
   • марку, модель, государственный номер ТС;
   • наименование и местонахождение заказчика, ФИО его ответственного лица;
   • иные сведения, предусмотренные формой отрывного талона.
2. При прибытии ТС к заказчику его ответственное лицо проставляет время прибытия и показания одометра.
3. После оказания услуги ответственное лицо заказчика указывает время убытия, показания одометра и иные сведения, характеризующие оказанные услуги (например, количество перевезенного груза, наименование и реквизиты товаросопроводительных документов).

Правила регистрации и хранения

Ранее все путевые листы регистрировали в специальном журнале, в 2025 году это требование необязательно. Если организация продолжает вести журнал, то этим занимается работник организации, уполномоченный выпускать транспортные средства в рейс.

Журнал либо покупают, либо распечатывают самостоятельно и ведут до тех пор, пока он не закончится.

Потом его следует хранить в течение 5 лет после внесения последней записи.

Подробнее про сроки хранения путевых листов

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ

Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78

Приказ Минтранса России от 15.01.2021 N 9

Приказ Минтранса России от 28.09.2022 N 390

Письмо Росстата от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257

Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р

Приказ Минфина России от 06.10.2008 N 106н

Статья 12.3 КОАП РФ.

Минтранса.

Начнем с указания серии, номера и даты документа. Серия и номер — необязательный элемент, поэтому он иногда отсутствует.

Так заполняют номер и дату путевого листа

Срок действия определяется в зависимости от ситуации.
В нашем примере документ выписан на одну смену.

Следующий раздел предназначен для данных о собственнике или арендаторе транспортного средства.

Юридические лица вписывают:

• наименование;
• организационно-правовую форму;
• адрес местонахождения;
• контактный телефон;
• ОГРН.

ИП указывают:

• ФИО (отчество при наличии);
• почтовый адрес;
• контактный телефон;
• ОГРИП.

Информацию о самом транспортном средстве необходимо указывать так, как заявлено в документации.