Также, важно отметить, что электронные копии штатного расписания также могут использоваться для хранения данной информации в организации. В этом случае, необходимо обеспечить доступ к архиву электронных документов и сохранить необходимые меры безопасности и конфиденциальности.
В целом, длительность хранения штатного расписания зависит от усмотрения организации и может быть изменена в соответствии с требованиями законодательства и внутренними политиками компании.
Для надежной и безопасной хранения сведений, содержащихся в штатном расписании, рекомендуется использовать электронные носители информации или специализированное программное обеспечение для учета и хранения кадровых данных.
Итак, законодательные требования к хранению штатного расписания обязывают организации сохранять этот документ в течение не менее пяти лет после прекращения его действия. Однако, в некоторых случаях срок хранения может быть увеличен.
При этом важно соблюдать требования законодательства о защите персональных данных и содействовать контролю за соответствием численности работников и требованиями законодательства о труде.
Основные функции штатного расписания:
1.
Обычно штатное расписание хранится в течение всего срока его действия, который определяется законодательством страны, в которой работодатель осуществляет свою деятельность. Например, в России срок хранения штатного расписания составляет 75 лет.
За обновление штатного расписания обычно отвечает HR-отдел организации.
HR-специалисты должны следить за внесением изменений в организацию, таких как прием новых сотрудников, увольнение сотрудников и изменение должностей. Они также должны отслеживать сроки действия договоров и контрактов с сотрудниками.
Сотрудники организации также несут ответственность за информацию, содержащуюся в штатном расписании.
Они должны быть внимательными к изменениям, связанным с их должностями, и сообщать об этих изменениях HR-специалистам или руководству организации.
4.
Гендиректор: Симонов / Р.О. Симонов
С приказом ознакомлена:
Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А.
Николаева
Если в компании вводится новая штатная единица, то в этом случае следует изменить и само штатное расписание. Для этого руководитель также издаёт приказ о введении новой должности.
Начинается процедура с составления служебной записки о введении новой штатной единицы работодателю. Ее составляет начальник того подразделения, где необходима новая штатная единица.
В процессе развития компании появляются новые должности, увеличивается число сотрудников или возникает необходимость изменить обязанности уже существующих должностей.
Также актуализация штатного расписания помогает поддерживать баланс в предприятии, учитывая требования квалификации сотрудников и их подчиненность. Анализируя текущую ситуацию и наблюдая за динамикой организации, можно определить, какие компетенции нужны для эффективного выполнения задач и найти резервы для повышения производительности.
Кроме того, актуализация штатного расписания позволяет более точно определить потребность в кадрах и планировать найм новых сотрудников.
Российской Федерации»).
Так, например, штатное расписание медицинской организации должно храниться: в государственной больнице — постоянно, в частной — до ликвидации, если есть договор с архивом — постоянно.
Изменять порядок локальными актами нельзя (п. 4.10 инструкции, утвержденной приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).
Росархив не установил специальные правила, сколько работодатель должен хранить штатное расписание после того, как оно утратило силу, соответственно, на недействующие документы распространяются общие требования.
Недействующим признают документ, если ввели в действие новый с измененными данными или обнаружилась опечатка в расписании и требуется его замена.
Компании с большой численностью сотрудников составляют проекты документов, подготовительную документацию, осуществляют официальную переписку по вопросу составления списка сотрудников.
Заглянув в него, можно сразу получить представление о системе подразделений фирмы.
Таким образом, не стоит умалять значение такого документа, как ШР, организации и ее отделу кадров, если таковой имеется.
Срок действия штатного расписания компания может выбрать самостоятельно. Составляют его в большинстве случаев на 1 год.
Таким образом, хранение штатного расписания в организации является важным аспектом ее деятельности, который подчинен законодательству. Соблюдение установленного срока хранения поможет организации оперативно проводить проверки и производить необходимые изменения в структуре и функциях организации в соответствии с требованиями времени.
Обычно штатное расписание сохраняется в организации в течение длительного времени, так как оно является основой для принятия управленческих решений, планирования кадровых ресурсов и выплаты зарплаты сотрудникам.
Согласно требованиям трудового законодательства Российской Федерации, штатное расписание должно храниться в организации в течение всего срока его действия.
В крупных организациях, государственных учреждениях оборудованы для этих целей специальные помещения с замками и сигнализацией.
Согласно статье 57 Трудового кодекса РФ должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать той, что указана в штатном расписании. Документ, отражающий структуру и состав работодателя, утверждается приказом по основной деятельности, являясь его приложением, и закрепляется подписью руководителя или уполномоченного лица.
Приказ об утверждении и штатное расписание в оригинальном виде должны храниться в папке «Приказы по основному виду деятельности».
Кадровая служба предприятия считает своей прерогативой хранить оригинал.
Чёткого регламента в этом вопросе нет.
Срок хранения штатного расписания — постоянно по месту разработки и утверждения. Для некоторых организаций — до момента ликвидации.Навигация
Законодательно установлены правила, сколько лет хранить штатное расписание в организации, корректировать их нельзя.
Документ необходим для систематизации внутренней структуры и формирования списка сотрудников. В нем указывают перечень должностей, количество единиц работников, их Ф.И.О.
и размер зарплаты. Его наличие обязательно для работодателя (ст. 57 ТК РФ).
Работодатель самостоятельно определяет форму документа: унифицированную № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1) или свою собственную (ст.
Если новый сотрудник не будет относиться ни к одному из существующих подразделений либо он будет подчиняться руководителю компании, то служебную записку составляет начальник отдела кадров. Кроме того, он может приложить к ней уже готовый приказ, который после ознакомления со всеми бумагами и принятия решения руководитель подпишет.
Подписанный документ остается в отделе кадров, копии отправляют в бухгалтерию и то подразделение, куда вводится новая штатная единица.
Далее сотрудник, ответственный за заполнение ШР, вносит в него дополнения.
ООО «Афродита»
Приказ №74
г.
