Минздрава и Минтруда и соцзащиты РБ от 09.07.2002 № 52/97 (далее – Инструкция № 52/97).
Основным нормативно-правовым актом, которым следует руководствоваться при выдаче и оформлении листков нетрудоспособности и справок о временной нетрудоспособности, является Инструкция № 52/97.
Как правило, прием листков нетрудоспособности в организации осуществляет работник кадровой службы (табельщик) либо иное уполномоченное лицо (чаще всего специалист по кадрам).
Листок нетрудоспособности и справка о временной нетрудоспособности
ЭТО ВАЖНО! Уполномоченному лицу не стоит смешивать термины «листок нетрудоспособности» и «справка о временной нетрудоспособности».
Законодательство достаточно четко разграничивает эти понятия.
Он вправе разработать внутренние правила, обеспечивающие сохранность документации.
Срок хранения листков нетрудоспособности — 6 лет.
Вокруг того, сколько лет хранятся больничные листы в организации, возникают споры. Связано это с тем, что в Перечне типовых управленческих документов указан срок хранения листков нетрудоспособности 5 лет (статья 618 Перечня, утвержденного Приказом Росархива №236 от 20.12.2019). Но эти документы применяются при расчете и исчислении страховых взносов.
Для них в пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ установлен период сохранности 6 лет.
15.
(см. текст в предыдущей редакции)
15. Региональные отделения Фонда на основании данных, представленных медицинскими организациями, ежегодно, не позднее 10 февраля текущего года, представляют в Фонд социального страхования Российской Федерации заявку на бланки листков нетрудоспособности на следующий календарный год (приложение N 8).
(в ред. Приказа Минздравсоцразвития РФ N 42, ФСС РФ N 130 от 23.07.2004)
(см.
текст в предыдущей редакции)
16. Ответственность за получение, хранение и распределение бланков, а также за учет и отчетность по ним несут руководители и главные бухгалтеры региональных отделений Фонда, медицинских организаций.
(в ред. Приказа Минздравсоцразвития РФ N 42, ФСС РФ N 130 от 23.07.2004)
(см.
Приказа Минздравсоцразвития РФ N 42, ФСС РФ N 130 от 23.07.2004)
(см. текст в предыдущей редакции)
8.2. исключен. – Приказ Минздравсоцразвития РФ N 42, ФСС РФ N 130 от 23.07.2004;
(см. текст в предыдущей редакции)
8.2. медицинскими организациями – в Книге получения бланков листков нетрудоспособности (приложение N 2), заполняемой при получении бланков от органа управления здравоохранением, и Книге распределения бланков листков нетрудоспособности (приложение N 3).
(в ред. Приказа Минздравсоцразвития РФ N 42, ФСС РФ N 130 от 23.07.2004)
(см. текст в предыдущей редакции)
Сверка данных Книги получения бланков листков нетрудоспособности и Книги распределения бланков листков нетрудоспособности в медицинской организации осуществляется не реже одного раза в квартал.
9.
Например: 1) Значительная часть сроков хранения медицинской документации, в том числе формы 003/у – медицинская карта стационарного больного, 109/у – журнал записи вызовов скорой медицинской помощи, 026/у – медицинская карта ребенка, 025/у – медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях, 025-1/у – талон пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях, 030/у – контрольная карта диспансерного наблюдения определяется Письмом Минздрава России от 07.12.2015№ 13-2/1538 «О сроках хранения медицинской документации» и составляет от 1 года до 25 лет.
2) Сроки хранения корешков медицинских свидетельств о рождении и медицинских свидетельств о смерти, в том числе перинатальной, составляют 1 календарный год после окончания года, когда было выдано медицинское свидетельство, что закреплено п.
Перечень информации журнала должен быть достаточной для пользователей. При заполнении необходимо соблюдать последовательность указания данных.
ДанныеПоясненияПорядковый номерВедение сквозной нумерации производится на весь период ведения журнала либо с ежегодным обновлениемНомер документаУказываются номер, указанный на листе нетрудоспособностиУчреждениеВносятся данные о медицинском учреждении, выдавшем документПериод действия документаДаты начала и окончания периода нетрудоспособностиДата поступления листаРаботник представляет документ в течение полугода после окончания нетрудоспособностиДанные работникаФамилия, имя, отчество, отделение, должность, табельный номерКатегория места работыОсновной договор или совместительствоОснование выдачи листаУказываются причины – заболевание, уход за родственником, травма, отпуск по беременности и родам, иная.
Приказ Росархива №236 от 20.12.2019
Приказ Минкультуры №526 от 31.03.2015
Листки нетрудоспособности применяются для расчета пособия по болезни или в связи с материнством. Пособия финансируются за счет средств Фонда социального страхования и влияют на величину уплачиваемых страховых взносов.
Чтобы подтвердить обоснованность назначения пособия, первичный документ — больничный лист — должен оставаться в сохранности на период возможной проверки контролирующих органов.
Как и где должны храниться больничные листы в организации, решает работодатель самостоятельно.
Российской Федерации устанавливают требование, по которому плательщики страховых взносов (организации и ИП) обязаны хранить документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов в ФСС РФ, в течение 6 лет, а листки нетрудоспособности как раз и являются документам, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов в Фонд социального страхования Российской Федерации, то получается, что НК РФ устанавливает срок хранения больничных листов не менее 6 лет, то есть на 1 год дольше, чем требует Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.
Помните, что больничные листы могут быть затребованы и изучены при проверке предприятия сотрудниками Фонда социального страхования, ведь листки нетрудоспособности являются документами строгой отчетности, и именно они подтверждают расходы по социальному страхованию.
БС-4-11/13464@).
В целях повышения эффективности учета листков временной нетрудоспособности фирма может задействовать отдельный журнал. В нем могут отражаться, в частности, даты поступления больничных листов в организацию, с которых отсчитывается срок хранения.
Узнать больше о специфике журнала учета больничных листков вы можете в статье«Образец заполнения журнала больничных листов».
Как организовать хранение больничных листков, выданных до 2022 года, подробно описали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение.
Это бесплатно.
Минимальный хранения больничного в фирме — 6 лет.
Пособие назначается за удостоверенные листком нетрудоспособности календарные дни.
Трудовой отпуск продлевается (переносится) на число дней, удостоверенных листком нетрудоспособности, в порядке, установленном законодательством (п.6 Положения № 569).
Ситуация 3
Работник находился в трудовом отпуске с 5 по 25 декабря. Представил плательщику листок нетрудоспособности, выданный на период с 16 по 30 декабря.
Пособие назначается за удостоверенные листком нетрудоспособности календарные дни.
Трудовой отпуск продлевается (переносится) на число дней временной нетрудоспособности, совпавших с отпуском (с 16 по 25 декабря), в порядке, установленном законодательством (п.6 Положения № 569).
Ситуация 4
Работник находился в отпуске без сохранения заработной платы по семейно-бытовым причинам с 5 по 25 декабря.
Закона РБ от 12.07.2013 № 64-З) за утрату или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений виновное должностное лицо может быть привлечено к административной ответственности в виде штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин (ст. 23.37 КоАП).
Полномочиями по привлечению к административной ответственности за нарушение законодательства РБ в области архивного дела и делопроизводства наделены органы внутренних дел, органы КГК, органы, осуществляющие контроль за исполнением законодательства РБ в области архивного дела и делопроизводства (ст.
Именно этого срока мы и рекомендуем придерживаться во избежании претензий и проблем.
ВАЖНО! С 2022 года больничные листы оформляются исключительно в электронном виде за редким исключением. Подробнее о порядке работы с электронными больничными листами мы писали в статье.
На практике хранящиеся в фирме больничные листки могут пригодиться прежде всего при проверке взносов на ОСС от ВНиМ. Дело в том, что листок временной нетрудоспособности — один из главных документов, удостоверяющих факт совершения работодателем расходов по перечислению работникам пособий за период больничного.
На правомерность истребования налоговиками больничных листов для проверки расчета по страховым взносам указывала и ФНС (см.
