Транспортная железнодорожная накладная когда заполняется и кем

Транспортная накладная: когда и как оформляется, отличия от ТТН

Как известно, любую хозяйственную операцию нужно должным образом документально оформить (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N402-ФЗ). В нашей консультации мы расскажем, когда необходимо оформить транспортную накладную, а когда – товарно-транспортную накладную. Кроме того, мы приведем бланки этих документов, а также образцы их заполнения.

Транспортная накладная: что это

Транспортная накладная (ТН) – это первичный документ, составляемый грузоотправителем и подтверждающий заключение договора перевозки грузов автомобильным транспортом (ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 N259-ФЗ).

Транспортная накладная: форма

По общему правилу транспортная накладная составляется по утвержденной Правительством РФ форме (п. 7 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 N 2200 (далее – Правила)).

ТН состоит из 18 разделов:

• раздел 1 «Грузоотправитель»;
• раздел 1а «Клиент (Заказчик организации перевозки) (при необходимости)»;
• раздел 2 «Грузополучатель»;
• раздел 3 «Груз»;
• раздел 4 «Сопроводительные документы на груз»;
• раздел 5 «Указания грузоотправителя»;
• раздел 6 «Прием груза»;
• раздел 7 «Сдача груза»;
• раздел 8 «Условия перевозки»;
• раздел 9 «Информация о принятии заказа (заявки) к исполнению»;
• раздел 10 «Перевозчик»;
• раздел 11 «Транспортное средство»;
• раздел 12 «Оговорки и замечания перевозчика»;
• раздел 13 «Прочие условия»;
• раздел 14 «Переадресовка»;
• раздел 15 «Подписи сторон»;
• раздел 16 «Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы (при необходимости)»;
• раздел 17 «Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков».

Транспортная накладная: скачать бланк

Форма транспортной накладной приведена в Приложении № 4 к Правилам.

Оформление транспортной накладной

Как мы уже отметили выше, транспортная накладная заполняется грузоотправителем.

Транспортная накладная составляется на одну или несколько партий груза, перевозимых на одном транспортном средстве (п. 10 Правил). В случае погрузки груза, подлежащего перевозке, на различные транспортные средства составляется такое количество ТН, которое соответствует количеству используемых транспортных средств (п. 12 Правил).

Транспортная накладная составляется на бумажном носителе в 3-х экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и для перевозчика (п. 10 Правил).

К заполнению обязательны все разделы транспортной накладной. Правда, можно не заполнять ту информацию, которая имеет отметку «(при необходимости)». При отсутствии показателей в строках может быть проставлен прочерк (п. 10 Правил).

Подписывается ТН грузоотправителем, грузополучателем и перевозчиком или их уполномоченными лицами (п. 10 Правил).

Кроме того, при заполнении ТН необходимо иметь в виду следующие нюансы (Письмо Минтранса России от 26.03.2021 NД3/6976-ИС):

• если в соответствии с договором перевозки груза экспедитор выступает стороной, у которой по факту перевозки возникает обязанность оплатить эту перевозку, то экспедитор является грузоотправителем. В такой ситуации в разделе 1 “Грузоотправитель” указывается экспедитор и одновременно проставляется соответствующая отметка «является экспедитором»;
• раздел 1а «Клиент. (Заказчик организации перевозки) (при необходимости)» заполняется при необходимости клиентом или грузоотправителем в случае, если грузоотправитель является экспедитором. В разделе заполняется информация из договора транспортной экспедиции/иного договора на организацию перевозки груза о клиенте того экспедитора, который указан в разделе 1 в качестве грузоотправителя;
• в строке «Лицо, от которого забирается груз» раздела 6 «Прием груза» указываются данные юрлица, физлица (в том числе ИП), которое фактически осуществляет отгрузку груза (отпуск груза, вне зависимости от того, кто осуществил реальные действия по погрузке груза);
• лицо, которому груз до погрузки передается по документам без фактического перемещения груза, отражать не нужно.

Также не лишним будет отметить, что при отсутствии всех или каких-либо отдельных записей в разделе 8 «Условия перевозки» применяются условия перевозки грузов, предусмотренные Федеральным законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ и Правилами (п. 13 Правил).

Транспортная накладная: внесение исправлений

При необходимости в ТН можно внести исправления. При этом исправление должно содержать (п. 11 Правил):

• дату исправления;
• подписи лиц, составивших транспортную накладную, в которую внесены исправления, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Транспортная накладная: образец

Приведем образец заполнения транспортной накладной.

Транспортная накладная в налоговых целях

Транспортная накладная является одним из документов, подтверждающих транспортные расходы в налоговых целях. При этом учесть транспортные расходы при исчислении налога на прибыль можно, даже если ТН заполнена с ошибками или вовсе отсутствует (Письмо ФНС от 19.04.2021№ СД-4-2/5238@,Письмо ФНС от 20.02.2021№ СД-3-3/1280@). Как отметила Налоговая служба, только при правильном заполнении раздела 16 «Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы» транспортная накладная может служить полноценным подтверждением расходов на перевозку. Если же этот раздел не заполнен, то в дополнение к ТН нужно оформить первичный учетный документ с соблюдением всех требований бухгалтерского учета.

А если транспортной накладной вообще нет или она оформлена на неправильном бланке, то правомерность учета транспортных расходов в налоговых целях может быть подтверждена совокупностью представленных документов — договорами, товарными накладными, счетами-фактурами, платежными поручениями и т.д.

Кстати, если вы решите расширить транспортную накладную, например, добавив в нее конкретные обстоятельства исполнения договора перевозки указанными в этом документе лицами (в частности, именование лиц, кроме грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя, имеющих то или иное отношение к перемещению груза в рамках конкретного договора перевозки, — клиента, экспедитора, выступающего в роли грузоотправителя, и (или) лица, от которого забирается груз), то ФНС ничего страшного в этом не видит (Письмо ФНС России от 27.05.2021 NЕА-4-26/7321@). Ведь отражение в ТН подобных сведений:

• не изменяет имеющиеся в отдельных случаях перевозок взаимоотношения сторон по договору транспортной экспедиции;
• не накладывает на стороны договора дополнительные обязанности;
• не освобождает стороны договора от использования документов, предусмотренных гл. 41 ГК РФ для оформления операций по заключению и исполнению договора транспортной экспедиции.

Транспортная накладная: изменения-2022

В настоящее время ТН оформляется на бумажном носителе, а с 01.01.2022 транспортную накладную можно будет оформлять и в электронном виде (п. 7 Правил, п. 4 Постановления Правительства РФ от 21.12.2020 N 2200).

Товарно-транспортная накладная: в чем отличия

Товарно-транспортная накладная (ТТН) — это первичный документ, который обязательно составляется при перевозке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции (пп. 1 п. 1 ст. 10.2 Федерального закона от 22.11.1995 N171-ФЗ).

Товарно-транспортная накладная: форма

Форма товарно-транспортной накладной (форма№ 1-Т) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78.

ТТН состоит из двух разделов:

• товарного. В нем отражается информация о грузе (наименование, количества, цена и т.д.). Данный раздел определяет взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служит для списания ТМЦ у грузоотправителей/оприходования ТМЦ у грузополучателей;
• транспортного. Этот раздел определяет взаимоотношения грузоотправителей — заказчиков автотранспорта с организациями — владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов. Раздел служит для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями — владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

Оформление товарно-транспортной накладной

Порядок оформления товарно-транспортной накладной приведен в Указаниях по заполнению, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78. В частности, в Указаниях говорится о том, что ТТН должна быть составлена в 4-х экземплярах:

• первый экземпляр остается у грузоотправителя и предназначается для списания ТМЦ. Три остальных экземпляра, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя, вручаются водителю. На этих экземплярах ТТН водитель должен расписаться;
• второй экземпляр сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза;
• третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации — владельцу транспорта.

Более подробно о ТТН мы рассказали в отдельной консультации.

Товарно-транспортная накладная: образец

Приведем образец заполнения товарно-транспортной накладной.