Товарная накладная – важнейший документ в торговле. От правильного оформления товарной накладной зависит учет товаров и финансовый результат компании. В этой статье мы подробно разберем все тонкости работы с товарной накладной – от выбора формы до хранения оформленных документов. Вы узнаете, какие бывают виды товарных накладных, как правильно их заполнить, исправить ошибки. Разберем на примерах спорные ситуации по работе с накладными. Внимательное изучение материала поможет избежать ошибок и наладить учет товародвижения в компании.
Назначение формы ТОРГ-12 – оформление отгрузки (продажи) товарно-материальных ценностей сторонней организации или индивидуальному предпринимателю. Накладная ТОРГ-12 используется в оптовой торговле при отпуске товаров со склада.
Для продавца ТОРГ-12 служит основанием для списания отправленных товаров. А для покупателя накладная подтверждает получение товара и является документом для оприходования ТМЦ.
Товарная накладная ТОРГ-12 содержит следующие основные реквизиты:
Особенности применения накладной ТОРГ-12:
Образец заполнения товарной накладной ТОРГ-12можно посмотреть ниже.
Бланк унифицированной формы ТОРГ-12 можно бесплатно скачать на сайте Федеральной налоговой службы или других ресурсах, посвященных бухучету.
Основные реквизиты бланка ТОРГ-12:
К бланку товарной накладной предъявляются следующие требования:
Компания может использовать как унифицированную форму ТОРГ-12, так и разработать собственный бланк товарной накладной. Главное – наличие всех обязательных реквизитов.
Рассмотрим подробно, как заполняются основные реквизиты товарной накладной ТОРГ-12.
В графе “Грузоотправитель” указываются данные компании, которая произвела отгрузку со своего склада. Это может быть сам продавец или обособленное подразделение.
В графе “Грузополучатель” указываются реквизиты покупателя товара. Нужно уточнить эти данные заранее у контрагента.
Дата в товарной накладной ТОРГ-12 проставляется в соответствии с фактической датой отгрузки товара со склада.
Место составления накладной – фактическое местонахождение склада, с которого производится отпуск товаров.
В таблице товарной накладной указывается:
Важно правильно указать наименование товара, чтобы избежать споров с покупателем.
В поле “Основание” рекомендуется указывать реквизиты договора, на основании которого производится отгрузка. Если договора нет, можно сослаться на счет на оплату.
При возврате товара в этом поле дополнительно указывают реквизиты возвратной накладной.
Таким образом, товарная накладная ТОРГ-12 заполняется продавцом в момент отгрузки товара в соответствии с требованиями законодательства. Правильное оформление этого важного документа – залог успешного ведения торговой деятельности.
Чтобы лучше разобраться в порядке заполнения товарной накладной, давайте рассмотрим конкретные примеры.
Рассмотрим классический случай отпуска товара со склада продавца с использованием типовой формы ТОРГ-12.
Как видно из образца, все реквизиты товарной накладной заполнены корректно, с указанием фактических данных по поставке.
Рассмотрим теперь ситуацию возврата товара от покупателя обратно продавцу.
В данном случае грузоотправителем является покупатель, а грузополучателем – изначальный продавец. Также в накладной указано основание для возврата.
Таким образом, на конкретных примерах мы разобрали, как заполняется товарная накладная ТОРГ-12 в различных ситуациях.
Рассмотрим требования к подписанию и заверению товарной накладной.
ТОРГ-12 подписывается:
Подписи в накладной ставятся с расшифровкой в соответствии с приказом об учетной политике организации.
Согласно законодательству, печать на первичных документах не является обязательной. Поэтому товарную накладную можно не заверять печатью.
Однако если у компании есть печать, рекомендуется ставить оттиск – это придаст документу большую юридическую силу.
Рассмотрим, как вносить исправления в товарную накладную, если в ней обнаружена ошибка.
Согласно законодательству, исправления в ТОРГ-12 вносятся следующим образом:
Запрещено использовать корректор для исправления ошибок в накладной.
Поскольку товарная накладная составляется в 2 экземплярах, то исправления нужно внести в оба экземпляра ТОРГ-12.
Рассмотрим конкретный пример исправления ошибки в товарной накладной ТОРГ-12.
Как видно из примера, зачеркнуты, внесены правильные данные, стоит надпись “Исправлено” и подписи ответственных лиц.
Таким образом, при обнаружении ошибок товарная накладная ТОРГ-12 исправляется в установленном порядке с внесением изменений во все экземпляры документа.
Часто возникает вопрос, чем отличается товарная накладная ТОРГ-12 от транспортной накладной (ТН). Давайте разберемся.
Товарная накладная ТОРГ-12 подтверждает отгрузку товаров продавцом и их получение покупателем. На основании ТОРГ-12 товары списываются и оприходуются.
Транспортная накладная оформляется перевозчиком и подтверждает выполнение услуг по доставке груза. ТН используется для подтверждения транспортных расходов.
То есть ТОРГ-12 и ТН – разные документы, которые могут оформляться независимо друг от друга. Например, при самовывозе товара покупателем ТН не нужна.
Согласно правилам, товарная накладная ТОРГ-12 составляется в 2 экземплярах на бумажном носителе:
Экземпляры имеют одинаковую юридическую силу. Количество экземпляров зависит от схемы документооборота между продавцом и покупателем.
Согласно правилам документооборота, товарные накладные ТОРГ-12 хранятся:
Срок хранения отсчитывается с 1 января года, следующего за годом составления документа.
По истечении срока хранения накладные ТОРГ-12 подлежат уничтожению в установленном порядке.
Помимо бумажной формы, товарная накладная может составляться и в электронном виде.
Для электронного документооборота используется специальный формат накладной, утвержденный ФНС России.
Порядок заполнения электронной накладной такой же, как и бумажной. Обязательным является наличие электронной подписи ответственных лиц.
Электронный документооборот позволяет ускорить и упростить процесс выставления и получения накладных между контрагентами.
