Отметки заверяются печатью и подписью уполномоченных лиц.
При возвращении из командировки работник отдает полностью заполненное командировочное удостоверение в бухгалтерию и прикладывает к нему авансовый отчет с подтверждающими расходы документами.
Форму командировочного удостоверения можно скачать здесь.
Приказ на командировку.
Приказ о направлении работника в служебную командировку составляется по форме N Т-9, а если работников несколько – по форме N Т-9а. Основание для издания приказа – служебное задание.
Приказ распечатывается в необходимом для данного предприятия количестве экземпляров. Один из которых (оригинал) обычно хранится у руководителя (в секретаря) или в отделе кадров, а другие – в бухгалтерии или у начальника структурного подразделения, где работают командированные лица.
В приказе указываются: – Ф.И.О.
и авиационном транспорте с оформлением расчетных и отчетных документов, а также на автомобильном транспорте с выдачей талонов, квитанций, билетов с нанесенными печатным способом серией, номером, номинальной стоимостью РРО и расчетные книжки не применяются.
Далее в таблице приведем информацию о том, какими документами подтверждаются расходы на проезд, в зависимости от вида транспорта.
Вид транспорта
Подтверждающие документы
1
2
Железнодорожный (кроме пригородного) и авиационный транспорт
Достаточно оригиналов транспортных билетов
Пригородный железнодорожный транспорт
Билеты пригородного сообщения с кодами 101 или 102, которые согласно п.
При определении расходов в сметах следует учитывать объективную потребность учреждения в них, необходимость в погашении задолженности и т. п. В сметы могут включаться только расходы, которые предусмотрены законодательством и необходимость которых обусловлена характером деятельности учреждения.
НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г.
№ 2755-VI.
Закон об РРО — Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР.
Закон о ЕСВ — Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI.
Закон о транспорте — Закон Украины «О транспорте» от 10.11.94 г.
I Инструкции № 59
Руководители бюджетных учреждений лично решают вопрос относительно возмещения своих расходов на наем жилых помещений, превышающих предельные нормы, установленные постановлением № 98, и расходов на проезд в мягком вагоне, на судах морского, речного или воздушного транспорта по билетам 1-го класса и бизнес-класса.
Какими документами подтверждаются расходы на проезд
Расходы на проезд возмещаются только при наличии документов в оригинале, подтверждающих сумму таких расходов. Расходы в связи с командировкой, не подтвержденные соответствующими документами, работнику не возмещаются.
Дополнительноп.
15 разд.
Важно помнить, что отсутствие подтверждающих документов может стать причиной отказа в возмещении.
Во-вторых, стоимость такси должна быть разумной и обоснованной. Компания может установить лимит на сумму возмещения или определенные правила использования такси.
Например, возможность использования такси только в рабочие часы или только для перемещения внутри города. Поэтому, перед использованием такси, необходимо ознакомиться с правилами компании.
В-третьих, процесс возмещения расходов на такси может варьироваться в разных компаниях.
Некоторые компании предлагают сотрудникам специальные корпоративные карты, которые позволяют оплачивать такси без собственных расходов.
Следует отметить, что в подобных случаях специалисты Минфина считают, что также отсутствуют основания и для возмещения расходов на проезд к месту командировки (см. «Праця і зарплата», 2012, № 17). В то же время заметим, что расходы на проезд работодатель обязан возместить независимо от срока пребывания работника к месту командировки.
Данное требование закреплено в ст. 121 КЗоТ и п. 6 раз. ІІ Инструкции № 59. Тот факт, что работник выбывает в командировку раньше в большинстве случаев не приводит к увеличению общей суммы расходов на его проезд.
Если все вышеперечисленные условия выполнены, то такие издержки можно учесть при подсчете налога на прибыль (письмо Минфина от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720).
В целях бухгалтерского учета компенсации, связанные с возмещением работникам затрат, понесенных при исполнении трудовых обязанностей согласно ст. 164 ТК РФ, собираются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с затратными счетами. Проводки:
Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 73 – отражена компенсация;
Дт 73 Кт 50 (51) – компенсация выплачена.
К налоговому учету при исчислении прибыли принимаются все компенсационные выплаты, за исключением сумм, превышающих нормы подп.
11 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Какие расходы на проезд к месту командировки возмещаются работнику, узнайте в КонсультантПлюс.
, то ему не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные расходы, расходы на найм жилого помещения и другие расходы (абз. 3 п. 10 разд. ІІ Инструкции № 59). Кроме того, в этом случае Минфин (так же, как и при отъезде в командировку ранее установленного срока) не признает возможности возмещения расходов на проезд к месту постоянной работы командированного работника (см. письмо от 19.12.2005 г. № 31-18030-07-13/27437). Однако подчеркнем: никаких ограничений в отношении компенсации расходов на обратный проезд при задержке в командировке Инструкцией № 59 не предусмотрено.
Питание и суточные
Обратим внимание на один очень важный момент, а именно на правила возмещения стоимости питания работника в командировке.
Так, согласно абз.
4 п.
Тогда сотруднику выплачивается сумма, прописанная в локальном документе, а для целей налогообложения принимается только в законодательно установленном размере.
На заметку! При проживании командированного лица в гостинице, нередки случаи, когда стоимость питания не выделена отдельной строкой в счете. Тогда всю сумму по счету можно отнести на статью расходов «Проживание» и принять в расходы в полном объеме.
Отчитываться за суточные сотрудник не обязан.
При направлении сотрудника в служебную командировку, бухгалтерия организации, на основании приказа перечисляет командируемому сотруднику аванс. При расчете приблизительной суммы аванса следует учитывать предполагаемую длительность командировки и возможные дополнительные расходы.
Авансовый отчёт.
С помощью авансового отчета подотчетные лица подтверждают израсходованные суммы выданного аванса соответствующими документами.
На основании приказа руководителя работнику выдается аванс и указываются сроки командировки, цели, на которые выдаются денежные средства и их размер.
Выдача денег под отчет осуществляется на основании приказа или командировочного удостоверения, подписанного руководителем.
Авансовый отчет – форма № АО-1 – заполняется в одном экземпляре, сначала – работником, затем бухгалтером.
Подотчетное лицо заполняет авансовый отчет, указывая на лицевой стороне наименования организации, дату документа, Ф.И.О., профессию (должности), табельный номер, а также назначения аванса (хозяйственные либо представительские расходы).
На обратной стороне бланка указываются произведенные затраты и их суммы.
