Справка с места работы может понадобиться любому сотруднику. Такие справки запрашивают в СФР, налоговой инспекции, на новом месте работы, в службе занятости и в других случаях. Расскажем, как составить справку с места работы для разных запросов сотрудников.
Над статьей работали:Автор: Безбородов Максим;редактор: Коротаева Юлия
Содержание
Справку с места работы оформляют, когда нужно подтвердить факт работы сотрудника у работодателя, а также условия, на которых он трудится. В зависимости от места представления справки объем содержащихся в ней сведений может отличаться. Как правило, сведения, которые необходимо отразить в справке, сотрудник указывает в заявлении.
Учтите, что работодатель обязан выдать по письменному заявлению сотрудника справки, связанные с его трудовой деятельностью (ст. 62 ТК). Оплату за справку работодатель взимать не вправе (ст. 62, абз. 3 ст. 89 ТК, письмо Роструда от 20.12.2012 № ПГ/9518-6-1).
Перечень справок открытый, главное, что справка должна подтверждать сведения, связанные с работой сотрудника у данного работодателя. Например, сведения о зарплате, должности, удержанных алиментах, условиях труда.
Справку с места работы вправе запросить как действующий сотрудник, так и бывший работник, а также физлица, которые работали по гражданско-правовому договору. В таблице ниже – какие справки, кому и в какой срок вы должны выдавать.
Кто просит справкуКакие справки выдатьСрокСотрудник, который работает по трудовому договоруЛюбые справки, связанные с его трудовой деятельностью. Например, справки, подтверждающие факт работы у данного работодателя, суммы доходов, условия работы и т. д.
Три рабочих дня с даты получения заявления от работника (ст. 62 ТК). В указанный срок включают день, когда сотрудник подал заявление (информация Роструда).
В отношении бывших сотрудников никакие исключения не предусмотрены. Если поступил запрос от бывшего сотрудника, работодатель обязан выдать ему справку в аналогичный срок
Бывший сотрудникСотрудник при увольненииВ последний день работы, если сотрудник написал заявление о выдаче справок (ч. 4 ст. 84.1 ТК)Физлицо, получившее доход в рамках ГПДОбязаны выдать справку о доходах (бывшая 2-НДФЛ). Остальные справки выдавать не обязаны, но можете это сделать по согласованиюДесять рабочих дней с даты получения заявления от физлица. Срок отсчитывается со следующего дня после дня подачи заявления (ст. 191 ГК). Срок можно продлить не более чем на пять рабочих дней, если вы направите в адрес физлица мотивированное уведомление, в котором укажете причины продления срока выдачи справки (п. 1 ст. 230 НК, п. 1, 2 ст. 3, ч. 1 ст. 20 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ)
При этом, если сотрудник запрашивает информацию, которая не связана с его трудовой деятельностью, работодатель не обязан оформлять справки, подтверждающие такие сведения. Работодатель несет ответственность за отказ в выдаче справки и за недостоверные сведения в выданной справке. За отказ от выдачи справки или несвоевременную выдачу справки сотруднику трудовая инспекция может оштрафовать работодателя (ч. 1 ст. 5.27, ст. 23.12 КоАП). Сумма штрафа составит:
Штраф грозит также за взимание платы за выдачу справки. Ведь согласно статье 62 ТК работодатель обязан выдать справку бесплатно, а значит, при взимании платы работодатель нарушил трудовое законодательство (Постановление Московского городского суда от 29.08.2011 № 4а-1743/11).
Справка должна содержать только актуальную и достоверную информацию, необходимую по месту требования. Справка с ложными сведениями признается подделкой официального документа. За такое нарушение грозит уголовная ответственность по части 1 статьи 327 УК (Определение Верховного Суда РФ от 27.10.2006 № 44-о06-111).
Чтобы получить справку, сотрудник должен написать заявление в произвольной форме (ст. 62, абз. 3 ст. 89, ч. 4 ст. 84.1 ТК, письмо Роструда от 20.12.2012 № ПГ/9518-6-1).
Образец заявления сотрудника о выдаче справки с места работы можете скачать по ссылке.
Типовой формы с места работы нет, поэтому ее можно составить в произвольной форме. В то же время требования к содержанию справки для представления в то или иное ведомство могут быть установлены отдельными нормативно-правовыми актами.
Например, особые требования к содержанию справки для представления ее в суд в связи с подачей заявления об усыновлении установлены в п. 5 ч. 1 ст. 271 ГПК. Там сказано, что справка с места работы должна содержать не только сведения о занимаемой должности, но и зарплате сотрудника.
Справка иностранному сотруднику для представления ее в территориальное отделение МВД в связи с получением вида на жительство также в обязательном порядке должна содержать сведения о его заработке (п. 26.10 регламента, утвержденного Приказом МВД РФ от 11.06.2020 № 417).
Как правило, бланк справки содержит следующие реквизиты:
Такой порядок установлен разделом 5 ГОСТа Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.
Разработанный бланк справки можно утвердить в качестве приложения к инструкции по кадровому делопроизводству.
При заполнении готового бланка справки отразите в нем следующую информацию:
Оформленную справку зарегистрируйте в журнале регистрации справок с места работы.
Справки могут потребоваться в банке, суде, в органах соцзащиты и опеки, в службе занятости, по новому месту работы или по месту работу супруга сотрудника, в иных организациях и ведомствах. Ниже смотрите правила оформления и образцы справок от работодателя.
Образец заполнения справки с места работы можете скачать по ссылке.
По прежним правилам сотрудники запрашивали с предыдущего места работы справку по форме № 182н. Такая справка нужна работнику для представления новому работодателю для того, чтобы тот, в свою очередь, мог впоследствии правильно рассчитать размер больничного пособия.
С 2023 года бухгалтерам больше не потребуется справка о доходах сотрудника по форме № 182н с предыдущего места работы. Все сведения для расчета пособия можно получить от налоговой и СФР.
Ранее обязанность работодателя выдавать справку о заработке для расчета больничного пособия и иных социальных выплат была установлена п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона от 14.07.2022 № 255-ФЗ. Эту обязанность отменили с 2023 года (п. 7 ст. 9 Закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ). Переходных положений в нормативных документах нет. Кроме того, Приказ Минтруда РФ от 19.10.2022 № 677н отменил с 1 января 2023 года:
Несмотря на отмену обязанности выдавать справку № 182н о заработке, Роструд считает, что выдавать ее за периоды до 2023 года нужно. Специалистов этого ведомства спросили о выдаче справки бывшим работникам, которые обратились за ней в 2023 году. Ответ Роструда можно распространить на увольняющихся в 2023 году работников в связи с необходимостью информации о заработке за 2022 и 2021 годы.
Если работник просит выдать справку, отказать нельзя. У сотрудника есть право запросить ее на основании статьи 62 ТК. В ней указано, что по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать справки о зарплате, начисленных и уплаченных страховых взносах, периоде работы у данного работодателя.
На практике письменное заявление не всегда требуют, чтобы выдать справку. Например, справку о доходах (замена 2-НДФЛ) часто выдают без письменного заявления.
Образец справки для больничного можно скачать по ссылке.
Если сотрудник устраивается на работу по совместительству на тяжелую работу, с вредными условиями труда, работник обязан представить справку о характере и условиях труда по основному месту работы (ст. 283 ТК). Справку оформите в произвольной форме, которая должна содержать общие обязательные реквизиты. В содержательной части справки укажите:
Образец справки для совместителя можно скачать по ссылке.
Типовую форму справки с места работы для получения визы закон не устанавливает. Поэтому работодатель может составить ее в произвольной форме.
По общему правилу справку с места работы оформляют на официальном бланке организации. Она должна подтверждать факт работы сотрудника, а также его платежеспособность. Поэтому в справке, как правило, указывают должность, ежемесячный доход сотрудника, а также период его работы в организации.
Иногда нелишним будет подтвердить причину выезда за границу, например, в отпуск или в командировку. В частности, указание о запланированном отпуске следует сделать в справке для оформления визы в Великобританию и Канаду. Конкретные требования к оформлению справки можно уточнить в посольстве той страны, в которую выезжает сотрудник. Это может сделать как работник, если виза нужна для поездки за рубеж в личных целях, так и специалист службы персонала, если визу оформляют для рабочей поездки.
Образец справки для визы можно скачать по ссылке.
