Правила учета трудовых книжек
Бумажные трудовые книжки подлежат обязательному учету. Регламент данного учета устанавливает ч. VIII (п. 39-45) Порядка их ведения, хранения из Приказа Минтруда № 320н от 19.05.2021. Данный приказ действует до 01.09.2027, поэтому положения из названого Порядка (см. Прил. 2), который им утвержден, актуальны в 2025 г. Из данного Порядка следует:
Статья по теме:Документы для трудоустройства на работу: ТК РФДокументы для трудоустройства на работу – их перечень в 2022 году не менялся. Пакет необходимой документации будет различаться для граждан РФ, иностранцев, несовершеннолетних, лиц с инвалидностью и других категорий претендентов. Дополнительными факторами здесь выступают сфера труда, профессии, вакантные должности и требования к соискателям.Подробнее
1.
Начальник не только подписывает документ, но и уточняет количество пронумерованных и прошнурованных листов в нем. Печати (при наличии ее в организации) на страницах не нужны.
Заполняется книга только в двух случаях:когда человека принимают на работу и когда увольняют. Среди обязательных сведений в ней:
Обычно у кадровиков не возникает сложностей при ведении учета.
Трудовые книжки на предприятии, а также вкладыши к ним, относят к бланкам строгой отчетности. Их следует правильно заполнять, а также вести их учет. Учитывают эту разновидность документации на предприятии в специальном журнале.
Ведется он по особой форме, и отступать от нее нельзя.
Есть организации, где работодатели эту законную обязанность игнорируют, так как считают это бесполезной тратой времени.
Этот журнал – своего рода регистр, накапливающий информацию о получении в отдел кадров трудовых книг с последующим их возвращением.
Если в вашей компании есть хоть один работник, который отказался переходить на электронную трудовую книжку, то вам обязательно нужен особый учетный журнал. С 2021 года работодатели разрабатывают и ведут его по особым правилам.
Скачать титульный лист журнала учета трудовых книжек
Скачать книгу учета трудовых книжек (бланк для заполнения в Ворде)
Скачать образец журнала учета трудовых книжек в Excel
Скачать бесплатно журнал учета трудовых книжек (бланк для ИП)
Скачать образец журнала движения трудовых книжек (заполненный вариант)
Каждый работодатель обязан вести учет бумажных трудовых книжек (ТК) своих сотрудников с момента заключения договоров с ними.
Для удобства пользования в нем предусматривают следующие столбцы:
После разработки и утверждения шаблона документ распечатывают.
Во-первых, эти нормы касаются только трудовых бумажных книжек. Поэтому если у нанимателя все работники перешли на ЭТК, то вести такой журнал не нужно, а сам журнал можно, по сути, передать в архив.
Напоминаем правила формирования трудовых в 2025 г.:
1. Если человек впервые трудоустраивается, на него заводят автоматом только ЭТК.
2.
Если работник не отказался от бумажной версии, ее продолжают вести столько, сколько захочет ее владелец. При этом он в любой момент может от нее отказаться и перейти на ЭТК.
3.
Для этого работодатели передают в ПФР форму СЗВ-ТД о кадровых событиях по каждому сотруднику.
Работодатель в день выдачи бумажной трудовой книжки сотруднику на руки должен сделать соответствующую запись в журнале учета движения трудовых книжек о том, что она выдана ему на основании заявления (письмо Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150). А вот заводить отдельный журнал для учета электронных книжек ваших работников нет необходимости. Разумеется, если вам нужна такая информация, то вы, конечно, можете организовать для себя такой учет.
Тогда в случае увольнения сотрудника, вы сможете к своему учетному регистру, и, например, узнать, нужно вам оформлять на него форму СТД-Р или нет.
Поскольку обязанность вести журнал учета ЭТК не закреплена на законодательном уровне, то и его форма нигде не утверждена. Вы можете разработать ее самостоятельно, под свои нужды.
Однако работодатель обязан не просто вести, но и длительно хранить этот документ, поскольку его отсутствие грозит серьезными штрафами. Обратите внимание: Минтруд РФ подготовил изменения в правила ведения журнала.Навигация
По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат.
Если работник отказался от бумажной версии, то сведения о трудовой деятельности заносят в ЭТК и возврат к бумажной версии невозможен.
Во-вторых, форма книги учета движения трудовых книжек и форма книги учета бланков с вкладышами, которые введены Постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003 (послед. ред. – 31.10.2016) в 2025 г. не применяются. Теперь ИП, юрлица сами их разрабатывают. Но если наниматель давно ведет учет, используя при этом старые формы, их можно оставить. То есть полагаем, что отмена данных форм не требует срочной разработки и утверждения новых.
Какие последствия ожидают работодателя в случае отсутствия журнала учета трудовых книжек или некорректного ведения документа? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс».
В установленных правительством Правилах нет норм, касающихся исправления ошибок в книге учета. Но по общепринятым положениям нельзя использовать корректор и писать поверх неверной информации. Обычно ошибочная надпись зачеркивается, правильные данные пишутся рядом с пометкой «исправленному верить», указанием должности и с подписью лица, сделавшего исправление.
Но в установленной форме такой способ использовать сложно, так как для правильной записи и пояснения просто нет места. Можно либо предусмотреть заранее колонку для пояснений и уточнений, либо прибегнуть к другому способу исправления ошибок.
Второй вариант — применить правила исправления, которые используются при ведении самих трудовых книжек. Без зачеркивания в том столбце, где допущена ошибка, но строкой ниже, написать «запись недействительна».
