Этот документ, если он будет подписан двумя людьми, может быть принят в качестве доказательства виновных действий или невиновности бывшего сотрудника.
Если акт передачи дел не спешит оформлять ни руководитель, ни бывший главбух, новому главе финансовой службы предприятия имеет смысл инициировать внеочередную инвентаризацию, хотя бы в пределах бухгалтерии. С ее результатами, особенно если обнаружились ошибки или нарушения, нужно срочно ознакомить руководителя.
Практические советы по правильному оформлению передачи дел при увольнении главбуха вы найдете в отдельной статье, а здесь мы рассказывали об ответственности главного и рядового бухгалтера после увольнения.
Законодательство не содержит даже примерной типовой формы акта приема-передачи дел между бухгалтерами, поскольку каждый отдельный случай слишком специфичен.
Конечно, и к составлению акта приема-передачи документов при смене бухгалтера следует подходить с не меньшей тщательностью.
Единой формы акта приема-передачи документов от увольняющегося директора вновь принятому нет. Это значит, что такая форма должна быть разработана организацией самостоятельно.
На момент увольнения генерального директора и передачи им дел он все еще является единоличным исполнительным органом организации, а принимаемое на его место лицо, как правило, еще не является работником организации. В этой связи для оформления передачи документов при смене директора может создаваться специальная комиссия.
Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н).
Передача документов увольняющимся директором может быть отражена в специальном акте.
Узнать больше о составлении соответствующего акта вы можете в статье «Акт приема-передачи документов при смене директора».
В последний день работы директора ему необходимо выдать трудкнижку, а также выплатить полагающиеся компенсации. В этих целях может потребоваться подготовка иных документов, например расчета выплат по унифицированной форме № Т-61.
Если директор не сможет получить документы лично, заказным письмом ему необходимо направить уведомление о необходимости явки в фирму за их получением.
О примерной форме акта приема-передачи документов другому лицу мы рассказывали в нашей консультации и отмечали, что одним из случаев, когда составляется подобный акт, является увольнение сотрудника. В этом случае, как правило, документы, за которые был ответственен увольняющийся сотрудник, передаются новому работнику по акту приема-передачи. Учитывая, что руководитель организации является ее единоличным исполнительным органом, правильность и полнота составления акта приема-передачи документов приобретают особую значимость.
Внимательное составление подобного акта избавит нового руководителя от риска того, что какие-либо важные документы по деятельности организации ему не будут переданы.
следующие материальные ценности и документы:
Документы сдал Смирнова В.Ф.
Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 27 положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, п. 1.5 методических указаний по инвентаризации, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).
При проведении инвентаризации нужно руководствоваться общими правилами, которые утверждены методическими указаниями № 49.
Прежде всего необходимо оформить приказ руководителя компании о проведении инвентаризации. Сделать это можно:
• в произвольной форме; • используя унифицированную форму № ИНВ-22. Осуществлять проверку может постоянно действующая инвентаризационная или рабочая инвентаризационная комиссия (п.
2.2 методических указаний № 49). Состав комиссии определяет руководитель компании. Как правило, в нее входит не менее трех человек.
Руководствуясь типовыми требованиями к оформлению документов на предприятии, акт о передаче дел должен включать в себя следующие разделы и обязательные упоминания о некоторых фактах:
Если бухгалтер при этом выполняет функции кассира, то актом можно передать и наличные средства.
В данном случае контроль за передачей документов и ценностей является обязанностью главного бухгалтера. Это полезно еще и тем, что поможет избежать спекуляций, связанных с ложной утерей бумаг прежним работником или заявлениями об отсутствии информации о состоянии дел по участку.
Когда уходит главбух, актуальность акта передачи дел возрастает в разы. В данном случае заинтересованных сторон три: уходящий главбух, его преемник и первый руководитель. Даже если директор не посчитал нужным организовать нормальный процесс смены специалистов, составить акт и провести инвентаризацию дел в бухгалтерии имеют право сами наемные работники.
Также нужно будет передать в банк карточку с образцом подписи нового директора, новые доверенности, оформленные им на лиц, которые имеют доступ в банк по тем или иным основаниям.
Действующему директору обычно вверяется большое количество различных документов, на основании которых он осуществляет свои полномочия (те же доверенности и ЭЦП — для операций с банковским счетом). По завершении работы в фирме он обязан сдать их новому руководителю или иным компетентным лицам организации (решение Арбитражного суда Свердловской области от 21.01.2014 № А60-34604/2013).
В отношении передаваемого директором имущества (это же касается и документов) необходимо провести инвентаризацию (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв.
Ф.И.О. и должность лица, принимающего дела; • Ф.И.О. и должности иных работников, которые участвуют в передаче дел. Например, это может быть заместитель директора по экономическим вопросам, начальник отдела кадров; • причину проведения передачи дел – увольнение главного бухгалтера; • сроки проведения передачи дел.
Если объем передаваемых дел значительный, рекомендуем создать специальную комиссию, состав которой нужно прописать в приказе.
С документом нужно ознакомить под подпись всех лиц, которые в нем упоминаются.
По ссылке можно скачать образец приказа о приеме-передаче дел.
Процедура передачи дел при увольнении главного бухгалтера законом не установлена.
