Документы передаваемых кадровой службой в бухгалтерию

Форма заявления о приеме на работу.

Содержание и порядок заполнения анкеты, автобиографии, личного листка по учету кадров, личной карточки, учетной карточки научного работника.

Виды и условия заключения трудового договора (контракта). Особенности условий трудового договора (контракта) с лицами разных должностных категорий, с подростками, инвалидами.

Порядок расторжения трудового договора (контракта).

Документы по увольнению работника: заявление или служебная записка, приказ об увольнении; порядок их составления и оформления.

Виды перевода работников на другую работу. Документы по переводу: заявления, докладная записка, приказ о переводе. Порядок оформления перевода работника.

Порядок подготовки проектов приказов по личному составу, типовые формулировки приказов.

Нормативные документы о порядке ведения трудовых книжек.

Правила заполнения трудовых книжек. Образцы формулировок записей в трудовых книжках. Вкладыш в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки.
Учет движения трудовых книжек. Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении. Хранение трудовых книжек.

Личное дело работника, его назначение, состав и порядок расположения документов в нем.
Правила ведения и хранения личных дел. Порядок внесения изменений в документы личного дела. Учет личных дел и их выдача во временное пользование.

Контрольные карточки.

Назначение и порядок ведения учетно-справочных картотек. Персональный, штатно-должностной и статистический учет работников.

Типовая форма №Т-2, ее содержание, порядок заполнения личных карточек.

Документы передаваемых кадровой службой в бухгалтерию

Так, название адресата (корреспондента) будет включаться в заголовок дела, содержащего переписку, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы, которые могут формироваться в текущем году как отчетные за прошлый год.

В номенклатуре дел не указывается дата (период) в заголовках дел, где осуществляется формирование документов текущего делопроизводственного года, не указывается подлинность документов, а только количество копий. В этом случае к заголовку добавляют слово «копия», например: «Приказы директора Московского политехникума по личному составу.

Руководитель кадровой службы или работники, которые отвечают за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел в течение этого периода.

С учетом того, что большая часть документов отдела кадров несет конфиденциальную информацию о сотрудниках предприятия и имеет долговременные сроки хранения, при оперативном хранении применяются повышенные меры обеспечения сохранности документов.

Помещение, где хранятся дела кадровой службы, оборудуются системой охранной и пожарной сигнализации, средствами пожаротушения.

Запираемые металлические шкафы или сейфы используются для хранения наиболее важных документов: приказов по личному составу, личных карточек, личных дел, книг учета сотрудников.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел.

Способы отправки документов.

Порядок работы с внутренними кадровыми документами.

Понятия «дело» и «номенклатура дел» как способ классификации и систематизации документов.

Назначение номенклатуры дел. Нормативно-методические документы по составлению номенклатуры дел.

Виды номенклатуры дел; конкретные или индивидуальные, примерные, типовые. Основная номенклатура дел кадровой службы. Требования к заголовку дела, к порядку расположения дел.

Индексация дел. Унифицированная форма номенклатуры дел организации или структурного подразделения. Порядок рассмотрения и утверждения номенклатуры дел в организации.

Порядок формирования дел кадровой службы.

Нормативные документы, регламентирующие формирование дел. Оформление обложки дела.

Требования к формированию дел: по срокам хранения документов, по периоду формирования дела, по толщине дела и др.

ТК РФ. Кроме того, зачастую оформление правильной кадровой документации позволяет уменьшить сумму налога на прибыль, например, многие выплаты в пользу сотрудников могут быть подтверждены коллективным договором.

Какие бывают кадровые документы?

Документы, которые должна иметь организация в своем распоряжении, можно разделить на следующие категории:

• документы индивидуального характера — регулируют трудовые отношения конкретного физлица и компании;
• документы общего назначения — включают информацию широкого диапазона, регламентирующую работу всех сотрудников в целом.

Обязательные кадровые документы индивидуального характера

К кадровым документам индивидуального характера относятся:

• трудовой контракт (форма ТД-1);

Об оформлении контракта см.

Административный отдел, Юридический отдел, Финансовый отдел, Отдел маркетинга, Отдел рекламы, Отдел по работе с клиентами

Наименования должностей , даты, фамилии и другие необходимые сведения укажите произвольно

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1. Что входит в полное оформление дела?
2. Какие данные указываются на обложке дела постоянного и временного свыше 10 лет сроков хранения?
3. Как и когда нумеруют листы дела?
4. Как нумеруются фотографии, чертежи?
5. Как нумеруются конверты с вложениями?
6. Для чего составляется внутренняя опись документов дела?
7. Зачем нужен лист-заверитель дела и какие данные он содержит?
8. Как подшивают дела?
9. Какие из перечисленных мероприятий по оформлениюможно не проводить для дел со сроком хранения до 10 лет?

ЛИТЕРАТУРА:

1. Соколов В.С.

После оформления номенклатура дел структурного подразделения передается в службу ДОУ для составления и оформления номенклатуры дел организации.

Номенклатура дел кадровой службы составляется в 2 экземплярах, из которых:

• первый экземпляр представляет собой дело, включенное в номенклатуру дел службы ДОУ с установленным сроком хранения;
• второй экземпляр используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, в который вносятся все уточнения в течение всего срока действия;

При наличии соответствующей технической базы целесообразно наряду с традиционной бумажной формой номенклатуры иметь и ее электронный вариант.

При ее применении можно исключить дела, которые не образуются в деятельности конкретной организации, добавлять новые. Нельзя изменять сроки хранения, структуру построения номенклатуры дел.

Типовые и примерные номенклатуры дел служат пособием для составления конкретной номенклатуры дел, которая должна быть в каждой организации.

Если нет типовой или примерной номенклатуры дел, то для составления конкретной необходимо ознакомиться со структурой, характером деятельности организации, изучить состав документов, принятый порядок формирования дел, требования к порядку составления конкретной номенклатуры дел.

Графа 5 номенклатуры дел заполняется не всегда, а только тогда, когда приведенное примечание уточняет, дополняет или разъясняет заголовок дела или какие-либо условия формирования или хранения данного дела. Так, в примечаниях необходимо сделать отметку о том, что данное дело является «переходящим», т.

е. что оно не сдается в архив в установленные сроки, а необходимо для использования в делопроизводстве еще несколько лет. В нормативных документах не содержится особых требований к заголовкам дел электронных документов, поэтому следует придерживаться общих требований. Но в графе «Примечание» необходимо указать вид носителя и место его хранения.

Номенклатура дел кадровой службы должна быть подписана начальником отдела кадров, одобрена экспертной комиссией кадровой службы и согласована с заведующим архивом организации.