Бумажные документы, содержащие персональные данные, могут попасть в руки мошенников, а это, в свою очередь, приведёт к серьёзным неприятностям. Рассказываем, какие документы нужно уничтожить и как правильно это сделать.
В список документов с персональными данными, подлежащих уничтожению, попадают:
Документы от финансовых учреждений
В первую очередь речь идёт о банковских выписках. Сюда же относятся уведомления по акциям и инвестициям, чеки и квитанции из банкоматов об операциях по счёту. Как только зафиксируете информацию из таких документов, немедленно уничтожьте их.
Выписки по кредитным картам
В них содержится ключевая информация о счетах, расходах и личные данные владельца. Бумажные выписки по кредитным картам заказывают для проверки данных или для того, чтобы зафиксировать информацию в бухгалтерском учёте. Но дальнейшего хранения они не требуют.
Квитанции об оплате
Квитанции могут быть об оплате услуг, налогов, госпошлин и других платежей. Как правило, они нужны только для проверки информации. Поскольку они могут содержать конфиденциальные данные, их нужно уничтожить после проверки.
Информационные и рекламные письма
Письма, которые организации используют для информирования клиентов, обычно не содержат персональные данные, кроме названий организаций или Ф. И. О. клиентов. Но среди них могут быть, например, уведомления о предварительно одобренном кредите. Такие письма повышают риск мошенничества.
Налоговые декларации
Такие отчётные документы в организации хранятся до 5 лет. Как только срок хранения пройдёт, их лучше уничтожить, чтобы обезопаситься от кражи конфиденциальных данных.
Медицинские документы
К ним относятся результаты лабораторных исследований, медицинские карты, счета и квитанции. Если информация в них потеряла актуальность, их не следует хранить.
Документы по страхованию
Уведомления, страховые премии, сертификаты по программам страхования могут стать источниками полезной информации для мошенников. Нужные страховые документы следует хранить в безопасном месте, а потерявшие актуальность — сразу уничтожать.
Уведомления о льготах
Из таких документов мошенники могут получить не только личные данные, но и информацию о том, какими льготами пользуется человек. Если информация зафиксирована, и уведомление уже не нужно, его следует уничтожить.
Копии личных документов
Копии паспорта, СНИЛС, ИНН и иных документов часто требуются для оформления госуслуг или для других процедур. Если потом они остаются на руках, то лучше от них избавиться, чтобы случайно не потерять и не дать шанс мошенникам ими воспользоваться. Посадочные талоны, билеты.
В них могут содержаться дата рождения, данные паспорта или иных личных документов, поэтому после поездки их следует уничтожить.
Небольшие документы легко разорвать на мелкие кусочки и выбросить.
Бумажные документы, содержащие персональные данные, в организациях уничтожают с помощью шредера. Это дело нескольких секунд, главное — не забыть, какие документы следует уничтожить сразу после того, как они перестанут быть нужными.
Если речь идёт об архивных документах, касающихся деятельности организации, то в один момент, может оказаться большое количество бумаг под уничтожение. В таких случаях можно воспользоваться услугами организаций, которые занимаются уничтожением бумажных документов.
С появлением электронного документооборота стало проще как хранить документы, так и уничтожать их после окончания срока хранения. Цифровые документы, подписанные электронной подписью, не требуют дублирования на бумагу. Их легко найти в электронном архиве и удалить.
