Шаблонные фразы для деловой переписки на русском и английском
Что важнее всего в деловой переписке? Элементарно, Ватсон: ясность мысли и уместная форма её донесения! Именно поэтому письменное общение с партнёрами и контрагентами во многом состоит из клише и устойчивых прижившихся выражений. Но так ли плохо использовать шаблонные фразы для деловой переписки?
Скорее, удобно — не нужно лишний раз придумывать что-то новое, тем более, когда на счету каждая минута.
Однако важно правильно и к месту употреблять стандартные фразы для деловой переписки.
Кроме того, есть разница: кто-то осваивает навык делового письма очень и очень быстро.
Тема письма
Мы рекомендуем быть четкими в теме письма с напоминанием. Наш пример ниже означает, что получатель не может сомневаться в том, о чем электронное письмо.
Быть вежливым и профессиональным – правильный подход.
Мы не будем слишком углубляться в нюансы приветствия по электронной почте, но прочитайте наше руководство о том, как начать профессиональное электронное письмо, если вы хотите узнать больше.
Объясните проблему и будьте конкретны. Включите ссылки, даты и детали. Будьте ясны и недвусмысленны.
Дорогая Сара,
Я обращаюсь к вам по поводу нашего неоплаченного счета (SC0856).
Мы отправили счет 1 января 2021 года. Наши стандартные сроки оплаты составляют 28 дней. Непогашенная сумма составляет 240 долларов.
В конце письма они должны знать, что вы хотите, чтобы они сделали, как вы хотите, чтобы они это сделали и когда.
Это так просто, но почему многим из нас так трудно писать электронные письма с вежливыми напоминаниями? Это среда, которая делает сообщение вызовом.
В отличие от телефонных звонков, электронная почта пассивна. Удаление человеческого фактора может вызвать проблемы с пониманием и привести к избеганию и бездействию. Людям легче проигнорировать электронное письмо, чем телефонный звонок.
Так что ты можешь сделать? Независимо от того, ведете ли вы переписку в деловой или личной сфере, написание профессиональной электронной почты — это важный навык, которым вы должны овладеть.
При написании электронного письма-напоминания задача состоит в том, чтобы найти правильный баланс между профессионализмом, вежливостью и убедительностью.
Для начала рассмотрим структуру делового электронного письма.
Будь то пропущенный платеж, срочная встреча или просьба об отпуске, иногда вам нужно отправить электронное письмо с напоминанием.
Письма-напоминания должны быть вежливыми, профессиональными и убедительными — доносить свою точку зрения, оставаясь при этом на правильной стороне грубости. К концу письма получатель должен точно знать, что ему нужно сделать и когда.
Дружественные напоминания по электронной почте, как известно, сложно придумать, но это не обязательно так.Прочитав это руководство и следуя нашим принципам написания электронного письма с напоминанием, вы сможете отправить мягкое напоминание за считанные минуты.
Существует множество причин, по которым вам может потребоваться отправить напоминание по электронной почте.
Независимо от того, черпаете ли вы вдохновение из наших примеров или нет, всегда помните основные аспекты электронного письма-напоминания, которые мы изложили в этом блоге.
Нежное напоминание по электронной почте вашему боссу может быть деликатной темой, но принцип остается тем же. Говорите профессионально, вежливо и убедительно. Этот образец также можно использовать в качестве напоминания менеджеру по персоналу, профессору или коллеге.
Привет Дэвид,
Недавно я отправил вам запрос на отпуск на неделю с 1 августа по 5 августа 2021 года. Я надеюсь забронировать отпуск со своей семьей.
Пожалуйста, не могли бы вы подтвердить, был ли удовлетворен мой запрос на отпуск, когда сможете?
Как только я получу ваше одобрение, я смогу забронировать отпуск.
Лучше заменить на «Информацию получили», или «Информацию приняли».
В общем, не бойся шаблонов фраз для деловых писем, а бойся банальностей среди них.
Может возникнуть такая ситуация, когда потребуется написать деловое письмо на английском. Не бойся использовать унифицированные образцы — это поможет избежать ошибок.
К тому же, многие иностранцы иначе смотрят на деловую переписку, и любое отклонение от шаблона для них является странным.
Характерной чертой делового иностранного письма является четкая структура:
Используй при написании этот алгоритм. И давай разберем типовые фразы для каждого раздела.
Письмо должно начинаться с приветствия.
Не нужно изобретать велосипед.
После обращения можно указать фамилию адресата.
Чуть меньшей формальностью характеризуются фразы:
Чтобы показать свое почтение, можно соединить стандартное приветствие «dear» и фамилию. При обращении к женщине, когда не знаете, замужем она или нет, пишите «Mrs», то есть «мисс».
В случае, если не понятно, где имя, где фамилия, используй и то, и то.
К группе лиц можно обратиться следующим образом:
Не используй восклицательные знаки, чтобы письмо не получилось слишком эмоциональным.
И помни, что выражение «To whom it may concern» давно устарело.
Если у вас возникли трудности с оплатой, свяжитесь со мной, используя мой адрес электронной почты или прямой номер телефона.
Искренне, Саул
Приведенные выше примеры должны предоставить некоторые ценные рекомендации о том, как структурировать дружественные электронные письма с напоминаниями. Прежде чем мы закончим, вот пять распространенных ошибок напоминаний по электронной почте и способы их избежать.
Будьте дружелюбны, но тверды. Вы пишете напоминание по какой-то причине, поэтому быстро переходите к сути.
Будьте подробными, конкретными и структурированными.
Некоторые из них включают подтверждение присутствия на предстоящей встрече или собеседовании, выделение неоплаченного счета или несвоевременную работу.
Напоминания по электронной почте обычно делятся на два типа:
Электронное письмо с напоминанием имеет единственную цель: заставить кого-то действовать.
Будь то ответное письмо по электронной почте, обратный звонок, отправка вам работы или оплата счета.
Вежливость и профессионализм дают вам наилучшие шансы на достижение удовлетворительного результата.
Скажите получателю, что именно вы хотите, чтобы он сделал. Если вы хотите, чтобы они заплатили вам, скажите им.
Если вы хотите назначить дату, сделайте это. Но воздержитесь от угроз или гнева. Маловероятно, что вы достигнете желаемого результата, если сделаете это.
Дорогая Сара,
Я обращаюсь к вам по поводу нашего неоплаченного счета (SC0856). Мы отправили счет 1 января 2021 года. Наши стандартные сроки оплаты составляют 28 дней.
Непогашенная сумма составляет 240 долларов.
Пожалуйста, не могли бы вы оплатить счет немедленно. Мы малый бизнес и рассчитываем на то, что наши клиенты будут платить быстро. Это гарантирует, что мы можем продолжать поддерживать вас и ваш бизнес.
Я был бы признателен, если бы вы сообщили мне, когда вы оплатили счет.
Для кого-то же написать обычный email — это до сих пор архисложная задача.
В этом случае можно воспользоваться шаблонами, которые составлены в этой статье: обороты и приёмы к твоим услугам.
А ещё тебя ждёт подарок, если дочитаешь статью до конца 😉
Когда речь заходит об этикете деловой переписки, то есть определённые правила, которых нужно придерживаться, ведя общение по электронной почте, через мессенджеры или любым иным способом.
В первую очередь, нужно понимать, что любое отправленное письмо становится своего рода документом, поэтому нужно ответственно подбирать слова и выражения. Правильное письмо партнеру составляется в официально-деловом стиле, просторечные выражения и разговорная лексика исключена.
