Первичные документы являются основой бухгалтерского и налогового учета, поэтому очень важно их правильно хранить, сдавать в архив и уничтожать. Хранить, оформлять и передавать в архив первичные документы, учетные регистры и бухгалтерские отчеты должен главный бухгалтер предприятия. За несоблюдение этих правил законодательством предусмотрены меры ответственности.
Так, за необеспечение сохранности первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, прочих документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов в течение установленных ст. 44 НК сроков налоговые органы применяют к налогоплательщику штрафные санкции в размере 510 грн., а за повторное такое нарушение в течение года штраф увеличивается вдвое, то есть составляет 1 020 грн.
Правила определения сроков хранения. Назовем основные из них.
1. Первичные документы нужно хранить не менее 1 095 дней со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой они используются, а если отчетность по каким-то причинам не подавалась – начиная с предельного срока подачи такой отчетности, установленного НК.
2. При ликвидации предприятия указанные документы, отражающие период деятельности в течение 1 095 дней до даты ликвидации, необходимо передать в архив.
3. Документы, связанные с предметом проверки, процедурой административного обжалования налогового уведомления-решения или судебным разбирательством, следует хранить до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам налоговых уведомлений-решений и/или до разрешения дела в суде, но не менее 1 095 дней со дня подачи налоговой отчетности.
4. При потере, повреждении или досрочном уничтожении указанных документов налогоплательщик обязан уведомить об этом налоговый орган в течение 5 дней, а восстановить их – в течение 90 дней.
5.Уничтожение неревизованных (непроверенных) финансовых и бухгалтерских документов не допускается.
Хранение и архивирование документов
Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, и бухгалтерские отчеты подлежат передаче в архив. До этого они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах. Отвечают за их хранение специально уполномоченные главным бухгалтером лица.
Обработанные первичные документы текущего месяца комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются и сопровождаются справкой для архива.
Предприятия должны обеспечить сохранность документов, накопившихся за время их деятельности, до проведения экспертизы их ценности и в течение года со дня регистрации юридических лиц согласовать номенклатуру дел с одним из госархивов или архивным отделом горсовета.
Таким образом, для обеспечения сохранностипервичных документов на предприятии можно:
– либо создать архив как структурное подразделение и ввести штатную единицу архивариуса;
– либо возложить обязанности архивариуса в порядке совмещения на любого другого работника, например секретаря.
Завершенные в делопроизводстве дела постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны сдаваться в архив предприятия для последующего хранения и пользования. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) могут передаваться в архив предприятия по решению его руководителя.
Более подробную консультацию см. в ПР № 23: «Завершаем год:ответы на 30 самых актуальных вопросов».
