Как вносить изменения в карточк4и т 2

Закон обязывает работодателя вести личные карточки по всему персоналу, с кем заключен трудовой договор. Заполнение личной карточки работника осуществляется по унифицированной форме, а к ее хранению и ведению установлены определенные требования. Подробнее об этом читайте в публикации.

Заполнение личной карточки: какую информацию указывать

После оформления с работником трудового договора на него заполняют личную карточку. Личную карточку на работника ведут с начала и до окончания трудовой деятельности у работодателя. Карточка имеет унифицированную форму Т-2 (прил. № 4 к Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, рег. МЮ № 402 от 29.01.1998 г.), в нее вводятся персональные данные сотрудника и информация о его трудовой деятельности.

Основанием для заполнения личной карточки является трудовой договор с работником и приказ о приеме на работу. К дополнительным документам, которые будут необходимы для заполнения, относятся:

• паспорт или ID-карта;
• военный билет;
• документы об образовании, повышении квалификации, сертификаты о специальных знаниях и др.

В шапке личной карточки сотрудника прописывается:

• наименование компании;
• номер карточки;
• дата составления;
• табельный номер сотрудника;
• характер работы – постоянная, на определенный срок, временная, сезонная;
• вид работы – основная или по совместительству;
• пол работника и его ПИНФЛ.

Далее заполнению подлежат 10 разделов, но только при наличии документального основания.

Таблица

Какие разделы личной карточки заполнять и какие сведения в них вносить

Раздел личной карточки

Вносимые данные

Общие сведения

Ф.И.О., дата и место рождения, информация о гражданстве, знании языков, образовании, профессии, стаже работы (общем, непрерывном, дающем право на надбавку за выслугу лет), данные паспорта или ID-карты и др.

Сведения о воинском учете

Категория запаса, воинское звание, категория годности к военной службе, наименование военкомата по месту жительства и др.

Если работника сняли с военного учета, в личную карточку вносятся данные из справки военкомата

Прием на работу и переводы на другую работу

Структурное подразделение, должность, разряд и квалификацию, оклад и надбавки, основание (номер и дата приказа), подпись работника.

Если работник будет переведен в другой отдел или на другую должность, заполняется новая строка таблицы. Подпись работника обязательна при каждом его новом перемещении

Аттестация

Решение комиссии, номер и дата приказа, которым утверждено решение по итогам проведения аттестации

Повышение квалификации

Период обучения (дата начала и окончания), вид повышения квалификации, название образовательной организации, наименование, серия и дата документа о повышении квалификации, основание для обучения

Профессиональная переподготовка

Аналогичные разделу «Повышение квалификации» данные

Поощрения и награды

Данные о поощрениях и наградах, сведения о государственных наградах, присвоении почетных званий, награждении нагрудных знаках и др.

Отпуска

Сведения об отпусках за время работы сотрудника в компании. По каждому виду отпуска указывается основание для него (номер и дата приказа), количество дней, даты его начала и его окончания

Социальные льготы

Данные о социальных льготах, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством, подтвержденные документами и обоснованные нормативно-правовыми актами

Основание увольнения

Дата увольнения, номер и дата приказа об увольнении

Рекомендация

Подробнее о том, как заполнять и вести личную карточку Т-2, читайте в публикации

Личная карточка подписывается сотрудником кадровой службы, который ее заполнял, и самим работником.

Какие сведения не вносятся в личные карточки работников по форме Т-2

В личную карточку сотрудника не заносят информацию о количестве больничных, сведения о дисциплинарных взысканиях (выговорах, штрафах), а также:

• данные о повышении квалификации, которую сотрудник проходил во время работы в других компаниях;
• сведения о дальних родственниках сотрудника, кроме тех, которых находятся у него на иждивении;
• информацию о перемещении на другие должности или рабочие места на предыдущих местах работы;
• сведения, которые не подтверждены документально.

Кто должен заполнять личную карточку работника

Согласно пункту 2.3 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек (рег. МЮ № 402 от 29.01.1998 г.), ведение работодателем личных карточек на каждого сотрудника обязательно. На предприятии их обычно заполняет работник кадровой службы, в чьи должностные обязанности это входит.

Как оформлять и хранить личную карточку работника по форме Т-2

Законодательство не устанавливает, в каком виде должна вестись личная карточка: в бумажном или электронном. На практике электронный вариант удобнее, так как его легче найти и проще вносить дополнительные записи и изменения. Также электронный вариант карточки не ограничен в объеме. Однако в разделе о приеме на работу и перемещении должна присутствовать подпись работника, подтверждающая правильность записи. Поэтому рекомендуем вести как бумажный, так и электронный вариант карточки, который может пригодиться в случае утери бумажного варианта.

Рекомендация

Эксперты Kadrovik PRO рассказали о том, как хранить и использовать персональные данные работника

Личная карточка, как и личное дело сотрудника, содержит его персональные данные. А значит, к ее хранению предъявляются особые требования:

• бумажные карточки должны храниться в специально отведенном для этого месте (сейф или запирающийся на ключ шкаф);
• доступ к карточкам может иметь только ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении персональных данных работников компании.

После прекращения трудового договора с работником личная карточка приобщается к его личному делу и хранится в кадровом архиве предприятия на протяжении года. Далее личное дело передается в местный государственный архив и хранится там 75 лет (ПКМ № 482 от 30.10.1999 г.).