Формирование и хранение личных дел сотрудников организации
Личное дело сотрудника – это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации.
В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т-2.
После того, как в 2013 году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.
Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т-2.
В статье рассказываем о правилах оформления и ведения личных дел: как оформлять, где и как хранить, кто несет ответственность.Навигация
Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации.
Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий.
Трудовая инспекция имеет право проводить анализ наличия достаточных оснований для увольнения сотрудника и соответствия увольнения требованиям Закона.
В случае выявления нарушений трудового законодательства в личных делах уволенных сотрудников, трудовая инспекция имеет право применять соответствующие санкции: вынести предписание о ликвидации нарушений, наложить административный штраф или обратиться в суд.
В своей работе трудовая инспекция руководствуется принципами пропорциональности и справедливости. Она не имеет права превышать свои полномочия и проводить проверки без необходимости.
Безопасность этих документов особенно важна в контексте GDPR (Общего регламента по защите данных), который устанавливает нормы по обработке и защите персональных данных работников.
В итоге, правильное хранение и утилизация личных дел уволенных сотрудников – это важная задача для организации, которая помогает обеспечить безопасность и конфиденциальность персональных данных. Выполнение всех требований законодательства в этой области позволяет избежать правовых преследований и негативного воздействия на репутацию компании.
После увольнения сотрудника, его личное дело требуется разместить в надежном и безопасном месте.
Трудовое законодательство не требует обязательного ведения личных дел работников. Однако на практике работодатели часто их заводят с целью систематизации, обобщения и упорядочивания информации о сотруднике.
Личное дело — это удобно, все документы, касающиеся работника собраны в одной папке.
При увольнении сотрудника возникает разумный вопрос, что делать с личным делом, нужно ли его хранить, а если нужно, то сколько лет? Точных стандартов поведения с делами уволенных граждан нет, поэтому у организаций, как правило, возникают сложности.
СОДЕРЖАНИЕ:
Личное дело представляет собой свод документации о конкретном работнике. Информация может касаться трудовой деятельности, любых перемещениях, сотрудника.
Обычно включают приказы, заявления и прочие документы, которые связаны с человеком напрямую.
Огнетушители, датчики дыма и автоматические системы пожаротушения должны быть установлены и регулярно проверяться. Также необходимо поддерживать определенные правила пожарной безопасности, такие как запрещение курения и хранение горючих веществ.
Кроме того, помещения должны быть защищены от внешних угроз.
Двери и окна должны быть прочными и надежными. Также рекомендуется установить системы видеонаблюдения и сигнализации, чтобы обеспечить контроль и быстрое реагирование на любые незаконные действия.
Процедуры резервного копирования и архивирования данных также необходимо выполнять регулярно.
К таким документам могут относиться: трудовой договор, приказы о приеме на работу и увольнении, трудовые книжки и записи в них, документы, свидетельствующие о выплате заработной платы и иных компенсаций.
Также трудовая инспекция имеет право проверить выполнение всех требований законодательства о защите прав работников при увольнении. Это включает в себя проверку соблюдения сроков уведомления о предстоящем увольнении, выплаты неустойки и прочих компенсаций, предоставления справки о причинах увольнения и других важных документов.
Еще одной важной функцией проверки личных дел уволенных сотрудников является обнаружение и предотвращение случаев дискриминации и незаконного увольнения.
Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.
Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя.
Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.
Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.
По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».
Заранее определяется, где личные дела будут храниться в течение трудовой деятельности работника, а также после увольнения сотрудников, сколько лет они будут находиться в архиве.
Последние документ, который попадают в личное дело связаны с расторжением трудового договора — это заявление сотрудника, приказ об увольнении, на основании которого прекращается с сотрудником трудовые отношения, а также другие документы, состав которых зависит от оснований.
До момента увольнения личные дела обычно находятся в кадровом отделе (подразделении по работе с персоналом). Когда человек перестает быть сотрудником организации, их нужно передать в архив для хранения.
Так как личные дела содержат персональные данные граждан, то работодатель должен обеспечить их сохранность и неприкосновенность.
Опись составляется по форме, приведенной в Приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, и заполняется на протяжении всего времени его ведения.
В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты.
Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито.
При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель.
