Можно использовать рабочую машину в личных целях

Нередко сотрудники организации пользуются корпоративным транспортом в личных целях. Например, ездят на нем на работу и домой, берут его в выходные дни. Разберем, когда допускается эксплуатировать служебное авто в личных целях и какие документы необходимо для этого оформить.

Когда допускается использование служебного автомобиля в личных целях

Возможность использования корпоративного транспорта сотрудниками в нерабочее время во внеслужебных целях законодательством прямо не регулируется, но и запрета на такое пользование не содержится. Т.о., использовать служебный автомобиль в личных целях допускается, когда между работодателем и работником достигнуто соглашение на такое использование.

Оформление документов для использования автомобиля в личных целях

Во избежание претензий со стороны контролирующих организаций (прокуратуры, учредителей, собственников имущества коммерческих организаций), необходимо документально зафиксировать и письменно закрепить за сотрудником процедуру пользования служебным автомобилем во внеслужебных целях.

Для использования сотрудником организации в личных целях служебного транспорта потребуется оформить:

1. Документы, закрепляющие право использовать корпоративный транспорт работником в личных целях. Это право закрепляется в трудовом договоре либо отдельным ЛНА. При разработке ЛНА рекомендуется в нем подробно расписать порядок пользования служебным авто, процедуру оформления, ответственность при допущении нарушений.
2. Договор, которым регулируется передача транспортного средства. Допускается заключить два вида договоров: безвозмездного пользования и аренды транспортного средства без экипажа. При безвозмездном пользовании, как следует из названия, сотрудник берет корпоративный автомобилем безвозмездно, без внесения за это платы. При заключении договора аренды пользование авто производится за плату, которую работник вносит работодателю. В договоре указывается, какое авто передается сотруднику, его характеристики, порядок его использования, права, обязанности и ответственность сторон, цена за пользование (для аренды), иные условия.
3. Акт приема-передачи. Авто целесообразно передавать сотруднику на основании актов приема-передачи, если это позволяет график работы лиц, ответственных за транспортные средства в компании.

Бесплатно скачать бланк или образец этого документа в КонсультантПлюс! Скачать бесплатно

Запрещается передавать служебный автомобиль в безвозмездное пользование руководителю организации. С руководителем допускается заключать только возмездный договор аренды.

Порядок использования служебного автомобиля в личных целях

После оформления всех необходимых документов работник вправе пользоваться корпоративным авто во внеслужебное время на законных основаниях. Но необходимо четко разграничивать служебные и внеслужебные поездки.

Исходя из своей практики, я рекомендую при каждой передаче сотруднику корпоративного транспортного средства для использования во внеслужебных целях составлять акт приема-передачи, в котором фиксировать:

• техническое состояние авто (его исправность, отсутствие повреждений либо описание имеющихся мелких повреждений);
• показания спидометра;
• наличие топлива.

При возвращении транспортного средства работодателю для использования в служебных целях снова составьте акт приема-передачи. Со стороны работодателя акт подписывается должностным лицом, которое отвечает за эксплуатацию корпоративного транспорта (к примеру, механиком).

При использовании сотрудником корпоративного авто в личных целях не требуется оформлять путевой лист, производить его осмотр механиком и проводить медицинский осмотр работника, использующего авто в личных целях.

Часто задаваемые вопросы по использованию служебного автомобиля в личных целях

Нормативная база

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ

Гражданский кодекс (статьи 642–649, статьи 689–701)