Порядок ведения табеля учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени — это не только форма первичной учетной документации, а и документ, необходимый для практической работы. Табель нужен для учета использования рабочего времени работников, а также для контроля за соблюдением установленного режима работы, расчетов с работниками по заработной плате и получения информации об отработанном времени
Табель учета рабочего времени (далее — Табель) — это поименный список работников отдела, службы или другого структурного подразделения либо учреждения в целом с отметками об использовании рабочего времени в течение учетного периода.
Порядок ведения Табеля
Ведение Табеля обязательно, в том числе и для малых предприятий (см. письмо Минтруда от 13.05.2010 г. № 140/13/116-10).
При этом, нормативно-правовые акты не регламентируют его должность. После заполнения табель подписывает сотрудник отдела кадров, руководитель соответствующего подразделения и предприятия. После этого он передается в бухгалтерию.
Руководитель предприятия может поручить такую обязанность любому специалисту.
Для этого нужно оформить приказ с указанием ФИО и занимаемой должности ответственного. Если такого документа нет, то обязанность следует зафиксировать в трудовом соглашении. В противном случае руководитель не имеет права требовать выполнения обязанностей по ведению учета рабочего времени от сотрудника.
Структура предприятия также влияет на ведение табеля.
Он может содержать всех сотрудников или вестись отдельно в каждом подразделении.
Индивидуальный предприниматель Самсонов держал небольшой магазин, в котором работало двое продавцов. В связи с тем, что мужчина платил работницам фиксированную зарплату, он отказался от ведения табеля учета рабочего времени. Это не понравилось одной из работниц. Она обратилась с жалобой в ГИТ.
В итоге ИП привлекли к административной ответственности и наказали штрафом в размере 5 тыс. руб.
Отметим, что если на вашем предприятии учет рабочего времени ведется при помощи бланков не унифицированного образца, то работодателя не могут привлечь к ответственности, так как использование формы Т-12 и Т-13 сегодня не обязательно.
Ведение учета рабочего времени на предприятии является важным элементом финансово-хозяйственной деятельности организации.
Второй вид используется фирмами и предприятиями, с установленным специальным турникетом – автоматической системой контроля явки. Остальные организации в основном используют первый вид. Т-12 – универсальный формат.
Эти формы применять не обязательно.
Но вести подобный учет организации (работодатели) обязаны. Про это написано в ТК РФ: в части 4 статьи 91. Предприниматели и организации могут пользоваться и другими формами контроля. Но Т-12 уже прочно вошла в обиход. И считается самой удобной при заполнении и расшифровке.
Таблица составляется и ведется уполномоченным лицом.
Подписывается готовый документ руководителем и кадровым сотрудником после проверки. В последнюю очередь табель отправляется бухгалтеру.
Внешний вид табеля учета представляет собой таблицу.
К сожалению, ни в КЗоТ, ни в Законе об оплате труда* вы не найдете прямого требования по ведению табеля. Зато ч. 2 ст. 30 Закона об оплате трудаобязывает всех работодателей обеспечить достоверный учет выполняемой работником работы и бухгалтерский учет расходов на оплату труда в установленном порядке.
* Закон Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 № 108/95-ВР.
С учетом этой нормы работодатель обязан вести учет выполняемой работником работы, но она не содержит прямой обязанности ведения табеля.
Вместе с тем специалисты Минтруда в письме от 13.05.2010 № 140/13/116-10 отметили, что табель обязаны вести все работодатели независимо от количества работников.
Например, систем контроля и управления доступом.
Этот документ на предприятии используют для решения нескольких задач:
Любой предприниматель или компания с наемными сотрудниками должны вести таблицу, хранить ее и предъявлять по требованию контролирующих органов — например, трудовой инспекции, Социального фонда России или налоговой службы.
Данная категория работников выполняет работу сверх нормальной продолжительности рабочего времени, но работа не считается сверхурочной (см. приказ Минтруда «Об утверждении Рекомендаций относительно порядка предоставления работникам с ненормированным рабочим днем ежегодного дополнительного отпуска за особый характер труда» от 10.10.1997 г. № 7).
В случае если работник согласно приказу привлекается к сверхурочным работам, в такие дни возле данных работника проставляются часы работы, которые работник работал сверхурочно «НУ». Сверхурочные работы оплачиваются согласно ст.
В них вписывают код и количество отработанных часов.
Для обозначений различных действий предусматривают буквенные обозначения:
Выход и невыход на рабочую смену можно отмечать без указания отработанных часов. Но в некоторых случаях в случае неявки этот показатель важен. Например, он нужен для признания неявки прогулом с целью последующего привлечения к дисциплинарной ответственности.
Все выходы на работу в праздничные, неурочные, выходные дни, а также ночью, отмечают с указанием часов.
Эти данные нужны для начисления заработной платы.
Ввиду сложности и трудоемкости заполнения табеля учета рабочего времени в бумажном виде, этот метод практически не используется.
Относительно ведения табеля органы статистики дают такие рекомендации:
01 – табель учета рабочего времени открывается на каждый расчетный месяц (то есть каждому месяцу соответствует отдельный табель рабочего времени) на работающих в цехе (отделе) или на участке;
02 – учет использования рабочего времени ведется за каждую смену,
03 – табель рабочего времени на текущий расчетный период составляется зa 2-3 дня до начала этого периода на основании табеля зa прошлый месяц;
04 – основанием для оформления нового табеля являются надлежащим образом оформленные документы пo учету личного состава (приказы о приеме нa работу, о переводе, об увольнении);
05 – учет явок нa работу, использования рабочего времени ведется в табеле одним из двух методов: сплошной регистрации (отметки всех прибывших, опоздавших и т.п.) или регистрации отклонений (т.е.
Перечня № 578/5);
— в отношении граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы, — 75 лет (ст. 685 Перечня № 578/5).
Там где хранение 75 лет – вопросов не возникает. А вот относительно 1 летнего хранения не все так однозначно.
Дело в том, что в соответствии со ст. 336 Перечня № 578/5 первичные документы и приложения к ним, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и стали основанием для записей в регистрах бухучета и налоговых документах, нужно хранить 3 года. Такой 3-летний срок хранения применяется при условии завершения проверки налоговыми органами, а также завершения ревизии (для бюджетных учреждений) Госаудитслужбой по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности.
Если работник сам выбрал неполный день, используем «РС» («02»). Если же это инициатива работодателя — «НД» («20»).
Отдельного внимания заслуживает вопрос внутреннего совместительства. В таком случае один работник занимает фактически две позиции, и это нужно корректно отобразить в табеле.
Решение простое — используем два ряда: один для основной работы с кодом «Р» («01»), другой для работы по совместительству с кодом «РС» («02»).
Кажется, что может быть проще, чем отметка о отпуске? Однако и здесь есть свои нюансы. При оплачиваемом отпуске нужно отмечать все календарные дни, кроме праздничных, используя код «В» («08»).
И, на основании данных табеля, могут применить предусмотренные меры наказания к недобросовестному работнику.
Заполнение табеля учета рабочего времени необходимо и для самого работника. Например, при увольнении. По запросу таблица прикладывается к трудовой книжке увольняющегося лица. Сведения об этом содержатся в статье 84 пункте 1 Трудового кодекса.
Итак, стало понятно, что табель необходим для учета и отчетности.
А применяться такая таблица должна на каждом предприятии, где есть наемные трудящиеся. Не важно, крупная это организация или небольшая фирма предпринимателя, табель использовать нужно.
Это, в первую очередь поможет не ошибиться при расчете зарплат и иных выплат. Во-вторых, будет способствовать нормальной дисциплине работников, и повышать чувство их ответственности.
