Вследствие существующих ограниченийобъёмовкопирования основу научного архива учёных, ведущих разыскания в архивах, составляют выписки из документов.
Полезно помнить несколько общих правил, выработанных практикой работы исследователей:
— целесообразно делать выписки по возможности близко к тексту документа, во всех случаях отмечая кавычками те фразы и слова, которые записаны буквально; предпочтительно делать выписки из документов в виде цитат;
в выписках нужно указать точные поисковые данные каж дого документа — название архива, номера: фонда, описи, дела, листов;
необходимо сразу зафиксировать сведения о документе. На пример, о документе «Письмо Начальника Средиземноморской эскадры адмирала Ф.К. Авелана от 2 сентября 1893 г. российско му послу в Париже барону А.П.
Правила работы исследователей в читальном зале архива
Основополагающими принципамииспользования документов АрхивногоФонда Российской Федерацииявляются общедоступностши открытость документальной информации. Государственные ш муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации РАЛ в соответствии с законом «Об архивном деле в Российской Федерации» обеспечивают всем юридическим и физическим лицам условия, «необходимые для поиска и изучения архивных документов». В архивах созданы специальные структурные подразделения — читальные залы, имеющие необходимое оснащение длж изучения документов и их микрокопий. В кинофотоархивах имеются просмотровые залы и комнаты для прослушивания аудиовизуальных документов.
об оборонном заказе;
о научно-исследовательских, опытно-конструкторских про ектных работах и технологиях, имеющих важное оборонное зна чение;
о запасах, добыче, потреблении стратегических видов по лезных ископаемых.
3.В области внешней политики и экономики (в случае, если преждевременное распространение сведений может нанести ущерб безопасности государства):
о внешнеполитической, внешнеэкономической деятельности РФ;
о финансовой политике в отношении иностранных госу дарств, а также о финансовой и денежно-кредитной деятельности.
4.
Эти данные обяз тельно указываются архивом на копиях, изготовленных по зака” зам пользователей.
Копирование документов Архивного фонда РФ, находящихся в частной собственности, а также материалов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондо-образователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное или депозитарное хранение
Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе материалов творческого характера, аудиовизуальных документов осуществляется в соответствии с законом РФ «Об авторском праве и смежных правах».
Объём, сроки и виды изготовления копий определяются руководством архива с учётом технических возможностей и физического состояния документов.
В этом смысле показателен международный проект по созданию электронной версии «Архива Коминтерна».
Под общим условным названием «Архив Коминтерна» объединены материалы руководящих органов III Коммунистического Интернационала: его конгрессов, пленумов, Исполкома, Президиума, Секретариата; компартий, входивших в Коминтерн в качестве национальных секций; примыкавших к Коминтерну международных организаций: Коммунистического Интернационала молодёжи (КИМ), Красного интернационала профсоюзов (Проф-интерн) и другие материалы. «Архив Коминтерна» насчитывает 230 тыс. дел. Информация о 76-ти его фондах и 527-ми описях включена в опубликованный в 1993 г. «Краткий путеводитель по РЦХИДНИ» (ныне РГАСПИ) .
В 2003 г. в РГАСПИ состоялась презентация электронной версии «Архива Коминтерна».
Документы выдаются исследователям для работы в читальномзале архива. В обязанности заведующего читальным залом входит:
оформление разрешения пользоваться материалами по заяв ленной теме;
ведение личных дел исследователей и учёт посещений ими архива;
консультирование по вопросам состава НСА, а также по мощь в поиске документов по теме исследования;
организация получения дел по заявкам пользователей и контроль за своевременным возвращением дел в хранилище;
приём заказов на копирование и выдача копий документов.
Исследователи допускаются для занятий в читальном зале архива на основании личного заявления, либо письма направившей ихорганизации.
Эта работа, проделанная до первого посещения читального зала архива, даже в случае отрицательного результата сэкономит время и сделает продолжение поиска рациональным. Большаячасть государственных и муниципальныхархивов РФ имеет опубликованныепутеводители по фондам.
Описи дел следует изучать со всей возможной тщательностью. В зависимости от объёмаматериалов по каждому фонду могутбыть составлены одна илинесколько описей.
В отличие от путеводителей по фондам доступкописямможно получить, как правило, непосредственно в архиве. Согласно «Правилам работы пользователей в читальных залах государственных архивов РФ» исследователям могут быть вьщаны единовременно 5 описей (хранящихся в читальном зале — в день обращения, находящихся в другом помещении — не позднее чем через три дня после оформления заказа). Описи предоставляются исследователям на срок до пяти дней.
Однако Международный совет ар- (MCA), членом которого является Федеральное Архивное тво (ФАА) России, рекомендует, по возможности, приво-ить условия пользования материалами частных архивов в соот-ет^твие с требованиями государственных хранилищ.
федеральный закон «О государственнойтайне» возлагает на х/)вистов ответственность за соблюдение государственной тай-н^г а также охрану прав и интересов граждан, конфиденциальная н(*Х)рмация о которых представлена в архивных документах.
f осударственная тайна — это охраняемые государством сведение распространение которых может нанести ущерб безопасности стряны.
Так, известная французская актриса Марина Влади передала на хранение в РГАЛИ материалы своей переписки с мужем — знаменитым русским поэтом и актёром Владимиром Высоцким. Согласно воле дарительницы, поступившие в архив документы, включённые в состав личного фонда B.C. Высоцкого, будут доступны для изучения только после смерти М.
Влади.
В государственных и муниципальных хранилищах действуютединые правила доступа к архивной информации. Если документы находятся в архиве органа управления, государственного учреждения или предприятия, условия работы исследователей определяются соответствующим ведомством. Любой исследователь имеет право получить доступ к материалам ведомственного архива. Вместе с тем, документы для изучения могут быть предоставлены в порядке очерёдности с учётом определённого ранжирования целей пользователей.
На практике данная функция обычно выполняется Налоговой инспекцией и Пенсионным фондом как основными внешними пользователями документацией организации. Тот же закон предусматривает ответственность вплоть до уголовной за нарушения законодательства об архивном деле.
Обзор программы автоматизации процесса делопроизводства в организации представлен ниже.
В мире всепроникающих высоких технологий «классический» носитель информации – бумага и ее производные – медленно, но верно уступает место носителям электронным.
