Нередки случаи, когда в силу различных причин у сотрудников накапливаются неиспользованные дни ежегодных отпусков за предыдущие рабочие периоды. Нужно ли включать их в график?
Роструд считает, что работодатель вправе выбрать подходящий способ — предоставлять такие периоды отдыха:
Суды с таким подходом не спорят (Постановление Восьмого КСОЮ от 24.03.2023 N 16-1487/2023).
Минтруд рекомендует работодателям прописывать во внутреннем локальном акте порядок включения отпусков за прошлые периоды в график (Письмо Минтруда от 09.12.2020 N 14-2/ООГ-17850).
Каким способом в 1С в табличную часть графика отпусков вывести подразделение
Обязательной единой формы графика отпусков нет.
К примеру, соединяя отпуск с праздниками, можно удлинить период отдыха, но при этом потерять в деньгах. Отдельные месяцы года могут быть привлекательными (непривлекательными) для отпуска в зависимости от сочетания дней (рабочие/нерабочие), календарных дат начала и окончания отпуска и других факторов.
Перед составлением графика работодателю придется собрать следующую информацию:
Что уточнить в графике, если работодатель решил отражать в нем неиспользованные периоды отдыха, покажем на примере.
Пример
В ООО «Премьер Авто» тридцать сотрудников.
Часть из них имеет право на дополнительные отпуска, обязательные по ТК РФ. В компании не принято накапливать неиспользованные периоды отпуска, но такие ситуации случаются.
Письмо ведомства от 19.12.2023 № ПГ/26132-6-1).
В первый столбец вносится наименование структурного подразделения.
Во второй — наименование должности лица из этого подразделения в соответствии со штатным расписанием (форма Т-3).
В третий столбец заносится ФИО лица из указанного подразделения, занимающего данную должность.
Вот образец:
В четвертый столбец записываем табельный номер лица, его посмотрите либо в личной карточке (форма Т-2), либо в приказе о приеме работника (форма Т-1).
В пятый столбец заносим общее количество дней отдыха, которые положены сотруднику за отработанное время (это показано в образце). Если работник не использовал какие-то дни отдыха в предыдущие периоды, то они все суммируются.
В шестой столбец вносим сведения о планируемых датах отдыха:
Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий.
Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.
ФАЙЛЫСкачать пустой бланк графика отпусков по форме Т-7 .docСкачать образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 .doc
Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела.
Как работодателю зафиксировать, что работник ознакомлен с графиком отпусков, он решает сам. К примеру, можно предусмотреть в графике соответствующую графу, в которой работник проставит подпись, или сделать отдельный лист ознакомления с графиком.ВопросОтветСсылка на НПА, разъяснения чиновников, судебные решенияОбязательно ли по закону знакомить сотрудников с графиком отпусков?
В ТК РФ нет такой обязанности для работодателя.
Ранее Минтруд тоже так считал, но в последнее время стал в письмах напоминать работодателям, что с графиком отпусков сотрудников нужно ознакомить
Письма Минтруда от 04.12.2024 N 14-6/ООГ-7025, от 09.12.2020 N 14-2/ООГ-17846Накажут ли работодателя, который утвердит график отпусков после 17 декабря?
Да.
По мнению Минтруда, последней допустимой датой утверждения графика отпусков является 17 декабря.
Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, то их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались (в нашем образце их нет).
Поскольку я не являюсь кадровым работником, мне сложно оценить, насколько полезна такая программа. Но даже мне, неподготовленной, пользоваться сервисом легко.
Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов.
Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (в образце выделено красным).
Во вкладке «Сформировать график» нажмите кнопку, и появится заполненный данными унифицированный бланк.
Обязательно загляните во вкладку «Ближайшие отпуска».
И на период приостановления приостанавливается осуществление прав и обязанностей, установленных трудовым законодательством, ЛНА, а также прав и обязанностей, вытекающих из условий коллективного договора, соглашений, трудового договора (за исключением прав и обязанностей, установленных ст. 351.7 ТК РФ). По этой же причине не нужно включать в график отпусков работников, заключивших контракт в соответствии с п.7 ст.38 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ или контракт о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на ВС РФ.
Сам документ хранят в кадровом отделе и бухгалтерии.
Копию нередко вывешивают на доске объявлений либо рассылают по отделам.
Обратите внимание: даже после ознакомления с графиком наниматель за две недели должен письменно предупреждать каждого отпускника под подпись о начале отпуска.
Для оформления отпуска потребуется не только график, но и приказ о его предоставлении и записка-расчет для начисления отпускных.
В ряде случаев в действующий утвержденный отпускной график вносят обоснованные изменения.
Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.
Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):
124 ТК РФ);
Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА.
Чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.
Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков.
Т.е.
При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.
В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска.
Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).
Такая ситуация отнюдь не редкость.
