Зачем он нужен
Письменное обращение, оформленное надлежащим образом, — это юридически значимый документ. Ведение установленной в компании формы учета заявлений работников позволяет организовать документооборот:
Для сведения: как оформить и заполнить журнал въезда и выезда автотранспорта.
Обычно в организациях в книгах регистрации фиксируются такие обращения о:
Копии поступают для исполнения в структурные подразделения, и сотрудники отделов ведут свои книги учета.
Нормативный материал в зависимости от поставленных задач разделяют на две группы:
Учет распорядительной документации удобно вести в отдельных книгах: для документов по основной деятельности и по личному составу.
Книга учета нормативной документации ведется в свободной форме. Для записей можно использовать обычную тетрадь или журнал формата А4. Поскольку новая информация будет вноситься регулярно, целесообразно завести книгу с плотными страницами и жестким форзацем.
Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.Навигация
Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.
Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним.
Срок хранения журналов составляет 75 лет.
Книги прошиваются, нумеруются и пломбируются.
Подробно о том, как прошить и опломбировать книгу регистрации нормативных актов
Купить журнал регистрации приказов в Санкт-Петербурге и Москве можно в канцелярском магазине или заказать в интернет-магазине по цене от 300 рублей за штуку.
Обязательно ли в организации должна быть книга учета приказов, решает персонально генеральный директор. Четких указаний в законодательстве о необходимости наличия этих журналов в коммерческих организациях не существует. Однако рекомендуется вести как минимум четыре книги учета нормативных актов по кадрам:
Это самые ходовые нормативные акты работодателя, копии которых работники запрашивают.
В новом продолжается нумерация приказов личному составу с того номера, на котором остановились в старом регистре.
Помимо журнала регистрации приказов по личному составу, в кадровом делопроизводстве используется еще один документ учета – книга учета кадровых документов.
Эти два документа имеют схожее назначение – систематизация работы с кадровыми приказами и распоряжениями. Однако есть и отличия:
Таким образом, по составу учитываемых документов эти регистры различаются.
Благодаря этому создается чёткая история поступления информации, исключается возможность ее потери, а также упрощается процедура поиска нужной бумаги при необходимости.
Для исходящей корреспонденции журнал служит гарантом того, что все отправленные письма были зарегистрированы и отправлены адресату. Это помогает отслеживать сроки ответов и реакций на отправленные запросы, а также служит подтверждением того, что информация была передана.
Кроме того, этот инструмент делопроизводства обеспечивает сохранность информации в случае аудита или проверки. С его помощью можно быстро предоставить необходимые документы, подтверждающие ход коммуникаций и выполнение процедур.
Заведение новой книги в начале каждого года упростит поиск нужного документа и контроль выполнения указаний.
На титульном листе прописывается название учреждения, реквизиты, наименование журнала, дата начала и окончания, срок хранения, должность и Ф. И. О. ответственного.
На первом развороте указывают перечень лиц, отвечающих за делопроизводство, и номера распоряжений об их назначении. Прописываются правила ведения регистра.
Тетрадь нумеруется до последней страницы.
Листы расчерчиваются таблицей, в графы которой вносятся сведения о распорядительных актах. На последнем листе указывается количество страниц формуляра и число зарегистрированных актов, должность, Ф. И. О. ответственного.
Кроме того, есть риск сбоя в работе компьютера.
В формуляре регистрируются данные о нормативном акте:
При ведении регистрационной книги нужно следовать этим шагам:
Обеспечьте точность и полноту каждой записи для надежного учета документов.
Журнал регистрации документов хранится в надежном и безопасном месте, недоступном для несанкционированного доступа.
Фамилия, имя, отчество (при наличии) должностного лица, принявшего документ
1
2
3
4
Форма утверждается в компании в зависимости от её специфики и характера поступающих обращений, оформляется по правилам:
Вот пример, как может выглядеть журнал приема заявлений в кадрах, оформленный по правилам:
Журнал регистрации заявлений работников
Допускается внесение дополнительных граф — например, таких:
Образец журнала регистрации поступающих заявлений от работников
Обычно журнал заполняется от руки.
В ней по строкам вносят данные о каждом приказе по личному составу:
Журнал регистрации приказов по личному составу может вестись как на бумажных носителях, так и в электронном формате. Ведение электронного журнала имеет свои особенности, которые мы рассмотрим далее.
Регистрации в журнале подлежат все приказы по личному составу (кроме вышеуказанных исключений).
Он учитывает все входящие и исходящие данные, связанные с персоналом, отражая их дату, содержание и исполнителей.
Ведение таких журналов способствует формированию дисциплины рабочей атмосферы и может значительно упростить доступ к важной оперативной информации, а также обеспечить её сохранность и актуальность. Решение о ведении таких документов остается за руководством компании, которое должно оценить целесообразность такой документации в контексте специфики своего бизнеса. Четко понимая, какие документы подвергают регистрации, можно успешно вести документооборот.
Создание эффективной системы хранения регистрационных книг позволяет предотвратить потерю или повреждение ценных данных.
